Digitale Raumbuchungssysteme

Digitale Raumbuchungssysteme

Digitale Raumbuchungssysteme sind eine moderne und technisch umfangreiche Möglichkeit der Verwaltung von Räumen für Unternehmen, Behörden, Schulen etc. Entdecken Sie, wie unsere Software den Alltag Ihrer Mitarbeiter und Besucher erleichtern kann. Die Anwendung der Raumbuchungslösung ist intuitiv und dank der Kombination aus Hardware und Software erhalten Sie eine praktische Komplettlösung.

Optimieren Sie Ihren Meeting- & Konferenzbetrieb

  • Lösung zur Raumbuchung
  • Die Technische Ausstattung unserer Raumbuchungslösung
  • So profitieren Sie von unserer digitalen Raumbuchungslösung
  • So funktioniert die Raumbuchung
  • Die Vorteile der Raumbuchung Komplettlösung

 

Optimieren Sie Ihren Meeting- & Konferenzbetrieb

Die friendlyway Roombooking Lösung von Sam Digital Solutions ermöglicht eine intelligente und systematische Verwaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen in Unternehmen, Konferenzzentren und Hotels. Basis ist die Cloud basierte full service Digital Signage Software Plattform NeXT mit dem Erweiterungsmodul Digitale Raumbuchung.

Die Komplettlösung umfasst die notwendige Hardware wie digitale, vernetzte Türschilder direkt am Meetingraum und bei Bedarf attraktive Stelen und Displays zur einfachen Orientierung und Navigation, vom Eingangs- bis zum Konferenzbereich.

Die umfassende Raummanagementsoftware NeXT Roombooking koordiniert die Buchung und Verwaltung aller vorhandenen Konferenzraumressourcen genauso wie besprechungsspezifische Ausstattungsoptionen. Optionale Ausstattungsmerkmale des Besprechungsraums wie die Bereitstellung eines temporär nutzbaren Teilnehmer W-LAN, eines Smart Boards mit oder ohne ProtokollDrucker, mögliche Bestuhlungssystematik, interne oder externe Catering Services etc. können mit der Raumbuchungssoftware mit Schnittstelle zu Outlook auf einfache und intuitive Weise vom Arbeitsplatz der berechtigten Mitarbeiter aus reserviert werden.

Vom Gruppen- oder Kundenmeeting im kleineren Kreis bis hin zum vollautomatischen Konferenz Check-in mit Ausdruck von individualisierten Ausweisen (Badges) hunderter Konferenzteilnehmer ist mit dem Raumbuchungssystem alles möglich.

Das effiziente Roombooking ist hochgradig standardisiert, wird aber selbstverständlich vor der Implementierung an die spezifischen Kundenerfordernisse und IT-Schnittstellen adaptiert und im Rahmen einer ausführlichen Schulung dem Kunden zur weiteren eigenständigen Administration übergeben.

 

Funktionsumfang unserer umfangreichen Lösung zur Raumbuchung 

Lernen Sie die umfangreichen Funktionen unserer Raumbuchungssysteme kennen und entdecken Sie, welche Möglichkeiten eine digitale Raumbuchungssoftware Ihnen bieten kann.

Funktionen

  • Einfache Administration der lokalen, immobilen und mobilen Ressourcen durch den Betreiber selber
  • Einfache und intuitive Reservierungsplattform
  • Rechte-Management - auf Wunsch mit Genehmigungsfunktion
  • Übersicht aller verfügbaren Räume mit vorhandener Ausstattung und möglichen Ausstattungsoptionen
  • Anzeige der geeigneten Räume in Bezug auf Größe, Ausstattungsmöglichkeiten und Terminverfügbarkeit
  • • Verbindliche Raumbuchung gemäß Berechtigungskonzept innerhalb definierter Unternehmensrichtlinien
  • Teilnehmereinladung via z.B. MS Outlook Anbindung mit Erinnerungsmöglichkeiten für die Teilnehmer und den Organisator
  • Einbindung interner Technik Dienstleister (z.B. für Einrichtung eines temporären Kunden W-LAN, Bereitstellung von Beamer, Displays, Tablets, Smart Boards etc.)
  • Einbindung externer Dienstleister für z.B. Catering Services mit Abrechnungsoption
  • Reservierungsanzeige am digitalen Türschild direkt neben dem Konferenzraum
  • Zusätzliche optische „Frei/Belegt“ Visualisierung durch attraktive LED-Einfassung des digitalen Türschilds mit weithin sichtbarer Kennung in grünem oder rotem Leuchtsignal
  • Ad hoc Änderungsmöglichkeit direkt am Türschild durch passwortgeschützte Touchscreen Eingabe
  • Anbindung an die Unternehmens-IT und im speziellen an die Rezeption bzw. ggfs. an einen digitalen „Self Service Check-in“ (eReceptionist / eConcierge)
  • Besucher Welcome System mit terminierter Veranstaltungsübersicht
  • Anbindung an ein ggfs. vorhandenes Wegeleitsystem (Navigation System)
  • Dynamische Ausspielung von nützlichen Zusatzinformationen wie z.B. “Meeting verlegt in Raum XY”, “Meeting startet 15 Minuten später um …"
  • Umfangreiche browserbasierte Administrationsoberfläche für schnelle Konfigurationsänderungen und allgemeine Ressourcenverwaltung ohne Spezialkenntnisse
  • Zentrale Datenverwaltung für mehrere Türschilder, Stelen oder Displays dank cloudbasierter Software Lösung
  • Optional: Maskenerkennung und Temperatur Sensorik (an – und abschaltbar)
  • Optional: Zugangskontrolle zum Meetingraum mittels im Türschild integrierten QR-Code oder RFID Leser
  • Umfangreiche Auswertungswerkzeuge für die Ermittlung der häufigsten Buchungen, Ressourcenauslastung etc.

 

Die technische Ausstattung unserer Raumbuchungslösung

Die digitale Roombooking Funktion ist ein Zusatzmodul zur Cloud basierten NeXT Digital Signage Software. Die Steuerung des digitalen Türschilds läuft auf einem integrierten Small-Form-Factor-PC der mit einem Windows 10 oder Android Betriebssystem ausgestattet ist.

Die digitale Türschild Hardware gibt es, je nach Anforderung und persönlichem Geschmack, in verschiedenen Designs und mit den unterschiedlichsten Displaygrößen. PC Player, hochauflösendes Display, Touchsensor und umlaufender LED Zustands Indikator gehören zur Standardausstattung unserer Raumbuchungssysteme.

Um den Installationsaufwand zu minimieren, werden die digitalen doorsigns (Türschilder) sehr effizient über Ethernet mit Strom versorgt (PoE – Power over Ethernet). Optional können QR-Code oder RFID Scanner direkt im digitalen Türschild integriert werden. Dadurch kann der Besprechungsraum auch gleich mit einer Zutrittskontrolle ausgestattet werden.

Optionale Veranstaltungsübersichts- und Wayfinding Stelen bzw. ggfs. ein digitaler eReceptionist werden anforderungsgerecht gemäß dem gewünschten Workflow ausgestattet. Zusätzliche Ausstattungselemente von Stelen in der eReceptionist Funktion können sein: QR Code Scanner, RFID Encoder / Decoder, Badge / Ausweisdrucker (Papier oder Plastik), Freisprechanlage, Temperatursensor, Webcam (z.B. zur Maskenerkennung) etc.

 

So profitieren Sie von unserer digitalen Raumbuchungslösung

Sowohl Sie als Betreiber als auch Ihre Besucher profitieren von unserer digitalen Raumbuchung. Die Anwendung ist unkompliziert und Sie erhöhen ganz nebenbei sowohl die Besucherzufriedenheit als auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

 

Der Nutzen für den Besucher/Endkunden

  • Erhöhung der Besucherzufriedenheit durch bessere und immer aktuelle Informationen über die anstehende Besprechung (vom Eingang bis zum konkreten Meetingraum)
  • Zeitersparnis bei der Orientierung in komplexen Gebäuden und dem rechtzeitigen Finden des Besprechungsraums
  • Bereitstellung konkreter und detaillierter Rauminformationen und (wenn vorhanden) schnelles Zurechtfinden im Gebäude durch ein friendlyway Wegeleitsystem (Navigation System)
  • Verbesserung der Kundenservices durch bessere Nutzung vorhandener MeetingRessourcen

 

Die Vorteile für den Betreiber

Der große Vorteil der friendlyway Lösung ist, dass sowohl die Hardware als auch die Software und entsprechende Services aus einer Hand geliefert werden. Die Lösung wird entsprechend den Wünschen des Betreibers vorkonfiguriert geliefert, installiert und übergeben. Die Pflege der Inhalte kann vom Betreiber selber vorgenommen werden. Was die Hardware anbelangt, gibt es keinerlei Einschränkungen hinsichtlich Bildschirmgröße, Bildschirmauflösung oder Ausrichtung.

Die übersichtliche, schnelle und intuitive Bedienbarkeit des Raumbuchungssystems bietet den Mitarbeitern des Betreibers ein zeit- und konfliktschonendes Werkzeug, um Besprechungen koordiniert und professionell durchzuführen. Da alle Buchungen zentral über einen Server laufen, werden Doppelbuchungen, Missverständnisse und ständige Rückfragen vermieden. Die „Full Service“ Cloud Struktur der Roombooking Plattform ermöglicht die Buchung vom Arbeitsplatz, von unterwegs oder auch vom Home Office aus.

Das System ist so ausgerichtet, dass die komfortable Raumbuchung von Meeting- und Konferenzräumen mit einem automatisierten Check-in (eReceptionist), digitaler Kundenbegrüßung sowie einem interaktiven Wayfinding zu einem kompletten Leitsystem kombiniert werden kann. Um sich beispielsweise in großen Gebäuden besser zurechtzufinden, ist ein geordnetes Leitsystem in Kombination mit der Raumbuchung sehr zu empfehlen. Zumal alle Funktionalitäten von der einheitlichen NeXT Software Plattform mit den entsprechenden Zusatzmodulen unterstützt werden.

  • alles aus einer Hand
  • wird vorkonfiguriert geliefert, installiert und übergeben
  • die Pflege der Inhalte kann vom Betreiber selbst übernommen werden
  • flexible Bildschirmgröße, Bildschirmauflösung und Ausrichtung
  • ein zentraler Server verhindert Doppelbuchungen
  • „Fluss Service“ Cloud Struktur
  • kann mit eReceptionist und Wayfinding verbunden werden

 

So funktioniert die Raumbuchung

Die Raumbuchung und die Verwaltung des gesamten Raumbuchungssystems sind denkbar einfach. Profitieren Sie von der Flexibilität und den individuellen Möglichkeiten, die unsere Raumbuchungssoftware Ihnen bietet.

 

Schnelle Pflege und Erstellung des Events

Alle nötigen Buchungsinformationen können direkt im Browser komplett plattformunabhängig und ohne jegliche Programmierkenntnisse für jeden Meeting- oder Konferenzraum eingepflegt werden. Nach Eingabe der Anforderungen und des geplanten Termins wird eine Übersicht der verfügbaren Räume und Ressourcen mit den gewünschten Merkmalen angezeigt. Die Raumbuchung kann innerhalb kürzester Zeit erstellt werden und erscheint dann auf dem verbundenen digitalen Türschild in Echtzeit. Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt sind problemlos möglich.

Das Buchen vorhandener Ressourcen kann somit entsprechend den vordefinierten Berechtigungen von allen Mitarbeitern im Rahmen ihrer Befugnisse selber vorgenommen werden.

 

Administration leicht gemacht

Design und Layout werden kundenspezifisch entsprechend dem gewünschten CI angepasst. Administration und Pflege der verfügbaren Räume, der zubuchbaren Ressourcen und der konfigurierbaren Einstellungen wie Benutzerrechte etc. können nach einer kurzen Schulung vom Kundenadministrator jederzeit selber vorgenommen und gepflegt werden.

 

Die Vorteile der Raumbuchung Komplettlösung

Sie bekommen alles aus einer Hand: Analyse, Beratung, Projekt Management, Hardware, Software, Installation, Schulung, laufende Betreuung und „Lifetime Service“.

➢ Cloud basierte „Full Service“ Standard Software Plattform (Hosting durch Sam Digital Solutions oder auch „on premise“-Betrieb im Rechenzentrum des Kunden)

➢ Komplett integrierte „All-In-One“ doorsign Technik mit Touchscreen und zahlreichen Zusatzoptionen

➢ Fernüberwachung aller Systeme in „Echtzeit“

➢ Einfache Administration und Pflege der Raummanagement Einstellungen

➢ Transparenz über Raumauslastung und gebuchte Zusatzdienstleistungen

➢ Gleichbleibend hohe Qualität in der Lenkung von Besucherströmen

➢ Schnelles Auffinden des jeweiligen Besprechungsraumes sorgt für zufriedene Besucher

➢ Einfach skalierbar – von einem digitalen Türschild bis hin zum Rollout für alle Besprechungsräume

➢ Sukzessive erweiterbar zu einem kompletten Besucherleitsystem (inklusive Wegeleitsystem (Wayfinding) und einem digitalen Check-in System)

➢ Steigerung des Unternehmensimages als modernes und innovatives Unternehmen mit sinnvollen Digital Signage Anwendungen

 

Live Demo
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Die NEXT Software ist für Windows und Android verfügbar.
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