Automatisierte Besucherregistrierung und Verwaltung von Zeitarbeitskräften für die Millennium Print Group

MPG ist ein etablierter B2B-Hersteller für den Druck von Sammelkarten, der täglich mehr als 1.200 Zeitarbeitskräfte für die Herstellung und Abwicklung von Aufgaben in einem seiner Werke benötigt. MPG nutzt mehr als 15 Personaldienstleister für seinen 24/7/365 Bedarf an Zeitarbeitskräften. Durch die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern erhielt das Unternehmen einen Zustrom neuer und wiederkehrender Arbeitskräfte an sieben Tagen in der Woche, aber es fehlte eine moderne Lösung, um diese Arbeitskräfte auch effizient zu registrieren, einzuchecken, auszuchecken und ihre Aktivitäten täglich zu verfolgen.
Der Kunde sah sich mit den folgenden Problemen konfrontiert:

• Sicherheit. Da es sich bei den Mitarbeitern um Zeitarbeitskräfte handelte, war es schwierig, die hohen Sicherheitsstandards einzuhalten, die von den Kunden, insbesondere von The Pokémon Company International, gefordert wurden. Außerdem war Diebstahl ein häufiges Problem.
• Nachverfolgung. Es gab keine digitale Zentralisierung von Check-in, Stempeln und Check-out, so dass es schwierig war, den Zeitplan und die Schichtplanung der Zeitarbeitskräfte zu verwalten und die Aktivitäten der Mitarbeiter vor Ort zu verfolgen.
• Kostenmanagement. Es gab keine effiziente technologische Lösung, um die von den Zeitarbeitsfirmen zur Verfügung gestellten Informationen über die Abrechnung, die Einsatzplanung und die Arbeitskräfte miteinander zu vergleichen.

• Verwaltung der wachsenden Zahl von Zeitarbeitskräften bei gleichzeitiger Einführung neuer Produktionslinien
  MPG wollte seine weitgehend manuellen, papierbasierten Prozesse zur Verwaltung von Besuchern und Zeitarbeitskräften modernisieren. Das Unternehmen benötigte dazu eine automatisierte Lösung, mit der die Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten der Zeitarbeitskräfte effizient registriert, eingecheckt, verfolgt und verwaltet werden konnten. Dies würde es ermöglichen, bis zu 600 Mitarbeiter zu registrieren und während eines einstündigen Schichtwechselfensters zur Arbeit zuzulassen, wobei der Dienst rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung stehen.
• Verbesserung der Sicherheit der Produktionsstätte
  MPG suchte zudem nach einer Lösung, die verhindern würde, dass sich unberechtigte Personen zu bestimmten Zeiten in bestimmten Bereichen der Produktionsanlagen aufhalten. Gleichzeitig benötigte MPG die Möglichkeit, die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter auf der Anlage zu verwalten. Diese Funktionen mussten mit den Agenturen für die Mitarbeiterbeschaffung geteilt werden, um eine sofortige Änderung der Zugangsberechtigungen durch die gesamte Lösung zu ermöglichen und zu verhindern, dass entlassene Mitarbeiter wieder in die Anlagen von MPG eintreten.
• Kostenoptimierung
  MPG benötigte zusätzliche Transparenz und Kontrolle über die tatsächliche Tätigkeiten der Arbeitskräften. Dazu gehören die Erfassung nicht zugewiesener Aufträge, die Neuzuweisung von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Einrichtungen und Schichten je nach Arbeitsaufkommen sowie eine detailliertere Berichterstattung darüber, wer sich in der Produktionsanlage befindet.

Nach der Prüfung verschiedener auf dem Markt verfügbarer Angebote wählte der Kunde friendlyway als Single-Source-Software- und Hardware-Partner aufgrund der Erfüllung der folgenden Kriterien:

• friendlyway ist einer der wenigen Anbieter von echten End-to-End Hardware- und Softwarelösungen in der Branche.
• Nachgewiesene Erfolgsbilanz und Reputation als vertrauenswürdiger Hardwarehersteller und Digital Signage Trendsetter seit 1998.
• Die meisten der benötigten Lösungen werden von der Stange angeboten, während friendlyway zugleich die Kapazität und die Flexibilität hat, die Lösung anzupassen und neue Module für den Kunden zu entwickeln.
• Die Fähigkeit, eine End-to-End-Lösung mit seiner robusten Cloud-basierten Plattform zu implementieren und dabei Standardfunktionen wie das Besucherregistrierungsmodul und eine integrationsbereite Architektur zu nutzen.
• Fähigkeit zur schnellen Zusammenstellung und Einführung eines Proof-of-Concept unter Verwendung von Out-of-the-Box-Plattformfunktionen und allgemein verfügbarer Standardhardware.
• Verteiltes Partnernetzwerk, das erstklassige Hardware für die Zugangsverwaltung und Kundensupport bietet.

Der ursprüngliche Projektumfang der Lösung umfasste die folgenden Aufgaben:

• Implementierung einer cloudbasierten Plattform von friendlyway zur Steigerung der Effizienz, die Sicherheit der Einrichtung zu verbessern und die Prozesse der Mitarbeiterverwaltung zu optimieren.
• Implementierung eines zentralisierten und automatisierten Zeitarbeitskräfte-Managements mit Zugang für Personalvermittler.
• Einsatz von Selbstbedienungskiosken für Zeitarbeitskräfte und Besucher, um temporäre Ausweise zum Scannen an den Drehkreuzen zu drucken.
• Einsatz von Sicherheitsdrehkreuzen und Integration mit der friendlyway Cloud-Plattform, um den Zutritt zum Gebäude je nach Status und Berechtigung des Zeitarbeitnehmers zu gewähren oder zu verweigern.
• Implementierung eines zentralen Berichts- und Zeiterfassungstools, um die Anwesenheit der Zeitarbeitskräfte, die auf dem Gelände verbrachte Zeit und die Verhaltensmuster der Zeitarbeitskräfte zu analysieren.

1. Modul zur Verwaltung von Zeitarbeitskräften

Das Modul zur Verwaltung von Zeitarbeitskräften bietet dem Kunden und seinen Personaldienstleistern ein zentrales System zur Verwaltung aller Aspekte ihrer großen, oft wechselnden Liste von Zeitarbeitskräften, die von mehreren Personaldienstleistern bezogen werden.
Das Modul ermöglicht MPG die effektive Vorregistrierung, Planung und Einteilung von Schichten sowie die Verwaltung von Mitarbeiterdetails und bietet gleichzeitig den mit MPG zusammenarbeitenden Personaldienstleistern Zugriff auf das Modul.

Personaldienstleister können Bewerber direkt in das System hochladen und der Kunde kann dann die Mitarbeiter auswählen, die Einweisung/Registrierung koordinieren und bestimmte Rollen und Aufgaben zuweisen. Das Modul ermöglicht es dem Kunden, den Status der Mitarbeiter zu aktualisieren (z. B. beendet oder aktiv), Anwesenheitsprotokolle einzusehen und Berichte für die Rechnungsstellung zu verwalten.

Gelöste Herausforderung:

• Die Automatisierung der Arbeits- und Schichtplanung für die Zeitarbeitskräfte.
• Zentralisierte Speicherung der Daten von Zeitarbeitskräften, Arbeitsaufträgen und Zugriffsberechtigungen.

Merkmale und Fähigkeiten:

• Cloud-native Anwendung / kann vor Ort eingesetzt werden.
• Flexibler rollenbasierter Zugang für externe Nutzer und Kundenteams.
• Möglichkeit der Verwaltung von Arbeitsaufgaben, Zugriffsrechten, Zeitplänen, Schichten und mehr für Zeitarbeiter.
• Einfache Verwaltung der Zugriffsrechte von Mitarbeitern und Besuchern.
• Möglichkeit, Zeitpläne, persönliche Daten und Fotos in großen Mengen auf die Webplattform hochzuladen.
• Automatisierung von Rekrutierung, Dienstplanverwaltung und Onboarding von Mitarbeitern.
• Benutzer, die keine Kunden sind (z. B. eine Personalagentur), können nur auf ihre eigenen Daten zugreifen.
• Vollständige Integration mit allen friendlyway.NEXT Modulen, Kiosken und Sicherheitsdrehkreuzen.

2. Besucher Management Modul

Die überarbeiteten Prozesse für die Registrierung von Zeitarbeitskräften, das Einchecken sowie das Ein- und Ausstempeln werden vollständig von den Mitarbeitern an Selbstbedienungskioskstationen durchgeführt, die vollständig in die friendlyway.NEXT Plattform und die Sicherheitsdrehkreuze der Einrichtung integriert sind.

Die Herausforderung, die es löst:

• Automatisierung der Registrierung von Mitarbeitern und der Zugangsverwaltung.

Funktionen und Möglichkeiten:

• Die Mitarbeiter melden sich an, indem sie eindeutige Barcodes am Drehkreuz scannen, die täglich während des Check-in-Prozesses am Kiosk ausgegeben werden.
• Self-Service-Benutzererfahrung mit Registrierung, Check-in, Unterzeichnung von Dokumenten und Drucken von ID-Ausweisen.
• Drehkreuze, die mit der Cloud-Plattform verbunden sind, um die Zugangskontrolle und die Aufzeichnung der Einlass- und Auslasszeiten zu gewährleisten.
• Überblick über die Zahl der Personen, die sich im Moment vor Ort aufhalten.

3. Berichtsmodul

Mit diesem Modul kann MPG schnell und einfach Zeiterfassungsbögen, Tätigkeitsberichte und Abrechnungsdetails der Mitarbeiter anzeigen und verwalten. Die Abrechnungsfunktion ist für Personalvermittler zugänglich, was MPG eine effiziente, zentralisierte Methode zur Verwaltung ihrer Rechnungsstellung bietet.

Die Herausforderung, die es löst:

• Automatisierung der Berichterstattung und Rechnungsstellung.

Funktionen und Möglichkeiten:

• Externe Benutzer können nur die für ihre Teams relevanten Daten einsehen.
• Der Kunde kann schnell auf alle Arbeitsdaten seines Zeitarbeitspools zugreifen, einschließlich geleisteter Arbeitsstunden, Schichtdetails, Auftragsstatus und Abrechnungsinformationen.
• Einsicht in die Aktivitätsprotokolle der Mitarbeiter und Besucherinformationen direkt auf der Cloud-Plattform.
• Möglichkeit, Anomalien und betrügerische Zeiterfassungstransaktionen aufzuspüren und festzustellen, welche Mitarbeiter versuchen, das System zu betrügen.
• Die Möglichkeit, jederzeit Berichte zu erstellen und herunterzuladen.

4. Integrationsmodul

Dieses Modul unterstützt die Integration mit Hardware, externen Modulen und Drittsystemen. Als Cloud-native Lösung wurde die friendlyway Cloud Platform nach einem API-First-Konzept entwickelt, das die Rolle von APIs als eigenständige Produkte und nicht als in andere Systeme integrierte Integrationen betrachtet. Das Ziel war es, eine Reihe von modularen, interoperablen APIs zu schaffen, die in Kombination eine API-Plattform bilden, die Innovation fördert.
Durch unsere API-Schicht haben wir Sicherheitsdrehkreuze und andere Geräte integriert, um sofortige Genehmigungsanfragen vom friendlyway Contingent Labor Management Modul in Echtzeit zu ermöglichen, während ein Benutzer seinen Ausweis am Drehkreuz scannt.
Darüber hinaus ermöglicht die API-Schicht den Empfang von temporären und permanenten Mitarbeitern und Besuchern aus externen Systemen sowie den Export von Besuchsprotokollen und anderen Datentypen in Systeme von Drittanbietern.

Gelöste Herausforderung:

• Integration mit Software und Hardware von 3d-Partnern

Funktionen und Möglichkeiten:

• Vorgefertigte Funktionen zum Empfang von Besucher- und Ereignisdaten aus externen Systemen, Besuchsprotokolle, Ein- und Austrittsinformationen und andere von Kiosken und integrierter Hardware erfasste Daten können an externe Systeme gesendet werden.
• Möglichkeit der Integration von Drehkreuzen, Sicherheitsschlössern, Parklösungen und anderen physischen Zugangssystemen in die friendlyway.NEXT Cloud-Plattform
• Möglichkeit zur Erweiterung und Anpassung

5. friendlyway.NEXT Cloud Plattform

Die friendlyway.NEXT Cloud Plattform dient als Rückgrat für mehrere Lösungen, einschließlich MPG’s erfolgreicher Implementierung des Contingent Labor Management Systems. friendlyway.NEXT bietet Digital Signage Content Management, Kiosk Content Management und interaktive Self-Service Erfahrungen. Die Lösung kann über die Cloud oder On-Premises eingesetzt werden und ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamte Gruppe von Beschilderungs- oder Kioskgeräten mit nur wenigen Klicks zu verwalten.
Die Plattform unterstützt die vollständige Remote-Erstellung, Bearbeitung, Anpassung und Planung benutzerdefinierter digitaler Erlebnisse sowie die Erfassung von Benutzerinteraktionsdaten. Zu den grundlegenden Funktionen der Plattform gehören die Integration mit Selbstbedienungskiosken von friendlyway und Drittanbietern sowie peripherer Hardware, die Verwaltung von Inhalten, die Planung von Inhalten, die Benutzerverwaltung und die Protokollierung von Aktivitäten.
Unsere Module für Besuchermanagement, Personaleinsatzplanung, Berichtswesen, Wegweiser, eReceptionist und Integration sind alle auf unserer innovativen friendlyway.NEXT Plattform aufgebaut – friendlyway.NEXT verbessert die Art und Weise, wie Ihre Besucher, Gäste und Mitarbeiter mit Ihrer Marke in Kontakt treten.

Um diesen Umfang zu erreichen, entwickelte das friendlyway Team eine Lösung, die drei friendlyway.NEXT Cloud-Module mit Standard- und kundenspezifischen Funktionen, 55 friendlyway Kioske und fünf Partner-Sicherheitsdrehkreuze umfasst.

Durch die Kombination unserer proprietären friendlyway.NEXT Cloud Plattform und Modulen, Selbstbedienungskiosken, Drehkreuzen und der Möglichkeit der Integration mit Software und Geräten von Drittanbietern, wurde der Prozess des Zeitarbeitnehmer- und Besuchermanagements bei MPG vollständig modernisiert und transformiert.
Anstatt sich auf einen manuellen, komplexen und ressourcenintensiven Prozess zu verlassen, verfügt der Kunde nun über ein vollständig rationalisiertes Zeitarbeits- und Besuchermanagementsystem, das vollständig über unsere intuitive, robuste und funktionsreiche friendlyway.NEXT Cloud Plattform verwaltet wird.
Ineffiziente Mitarbeiter wurden durch benutzerfreundliche Selbstbedienungs-Kioske ersetzt, die Sicherheit wurde erheblich verbessert und MPG hat nun eine einfache und dennoch leistungsstarke Möglichkeit, alle Aspekte des Einsatzes seiner Zeitarbeitskräfte zu verwalten und zu verfolgen – von der Schichtplanung, dem Zugang zur Einrichtung und dem Onboarding bis hin zum Rechnungsmanagement, der Stundennachverfolgung und dem Ein- und Ausstempeln.