Wie die Stadtwerke Osnabrück ihr Besuchermanagement digitalisierten – 70 % schneller, 100 % digital und KRITIS-konform 

Sie wollen Prozesse optimieren und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen? Dann wird Ihnen gefallen, wie die Stadtwerke Osnabrück ihr Besuchermanagement digitalisiert haben. Ein veralteter, papierbasierter Prozess wurde durch eine smarte, automatisierte und KRITIS-konforme Lösung ersetzt. In dieser Erfolgsgeschichte erklären wir, wie das gelungen ist und welche beeindruckenden Ergebnisse erzielt wurden. 

Kennen Sie das? Lange Warteschlangen im Foyer, unübersichtliche Papierformulare und ein hoher manueller Aufwand für Ihre Mitarbeiter? Genau vor dieser Situation standen die Stadtwerke Osnabrück. Der Check-in-Prozess für die zahlreichen täglichen Besucher und externen Dienstleister war umständlich und komplett analog.

Das führte zu handfesten Problemen: 

• Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter am Empfang mussten jeden Besucher manuell erfassen, was wertvolle Zeit kostete. 
• Fehleranfällige Prozesse: Sicherheitsunterweisungen wurden ausgedruckt, von Hand unterschrieben und mühsam archiviert – ein langsamer und fehleranfälliger Vorgang. 
• Mangelnde Transparenz: Es gab kaum einen Echtzeit-Überblick darüber, welche externen Personen sich wann im Gebäude aufhielten. 
• Schlechte Nutzererfahrung: Wiederkehrende Besucher mussten bei jedem Besuch die gleichen Dokumente erneut ausfüllen, was zu Frustration und unnötigen Wartezeiten führte. 

Es war klar: Eine moderne, digitale und vor allem sichere Lösung war notwendig, um die Prozesse am Empfang zu automatisieren und die Sicherheit zu maximieren. 

friendlyway hat die Probleme des Kunden mit einer Komplettlösung aus Hardware und Software gelöst, die den gesamten Prozess rund ums Besuchermanagement digitalisiert und intelligent automatisiert.
 

Smarte Software als Herzstück

Das Gehirn der Lösung ist die friendlyway-Plattform. Sie steuert definierte Workflows, also digitale Abläufe, die perfekt auf unterschiedliche Besuchertypen zugeschnitten sind. Ob geplanter Gast, externer Mitarbeiter oder spontaner Besucher – das System passt den Check-in-Prozess automatisch an. 

• Digitale Unterweisungen & Signaturen: Sicherheitsrelevante Dokumente werden direkt am Terminal angezeigt und digital unterschrieben. Die Archivierung erfolgt automatisch – 100 % nachvollziehbar und rechtskonform. 
• Automatisierte Ausweiserstellung: Das System gibt je nach Bedarf Besucherausweise mit QR-Codes für einen schnellen Check-out oder RFID-Karten aus. RFID (Radio-Frequency Identification) ist eine Funktechnologie, die eine kontaktlose und schnelle Identifikation ermöglicht, zum Beispiel für den Zugang zu bestimmten Bereichen. 
• Nahtlose Kommunikation: Über ein digitales Telefonbuch werden die zuständigen Mitarbeiter automatisch über die Ankunft ihres Besuchs informiert. 

Passgenaue Hardware für jeden Zweck

Um diese Prozesse optimal abzubilden, wurden zwei spezialisierte Kiosk-Terminals installiert: 

• Empire 22 PRO: Ein extrem robustes Self-Service-Terminal, das als zentrale Anlaufstelle für die Registrierung von Gästen und Mitarbeitern dient. 
• Counter 12: Ein kompaktes Tischgerät, das perfekt für die separate Anmeldung von Handwerkern und externen Dienstleistern geeignet ist. 

Ein wichtiger Baustein des Erfolgs war die nahtlose Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur der Stadtwerke, inklusive Single Sign-On (SSO). Durch diese tiefe Integration konnte auch die von den Stadtwerken bereits genutzte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für den Anmeldeprozess wirksam bleiben. Mit SSO können sich Mitarbeiter mit ihren bekannten Zugangsdaten sicher am System anmelden. MFA bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem eine zweite Bestätigung (z. B. per App) erforderlich ist. Das garantiert höchsten Schutz für sensible Daten. 

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk

Ein Projekt dieser Größenordnung braucht einen klaren Fahrplan. friendlyway setzt dabei auf eine bewährte Methodik, die agile Ansätze mit klassischen Projektmanagement-Phasen kombiniert, um eine strukturierte und gleichzeitig flexible Einführung zu gewährleisten. So lief die Umsetzung in nur vier Monaten vom Kick-off bis zum Go-Live ab: 

• Analyse & Konzept (Presales): In gemeinsamen Workshops wurden die Anforderungen der Stadtwerke genau geklärt und ein maßgeschneidertes Lösungskonzept erstellt. 
• Planung & Kick-off: Im nächsten Schritt wurden der detaillierte Projektplan und die Meilensteine definiert und in einem Kick-off-Meeting die technischen Details besprochen. 
• Inhalte & Konfiguration: Die Stadtwerke lieferten alle relevanten Informationen, woraufhin friendlyway die individuellen Workflows und Integrationen konfigurierte. 
• Hardware-Lieferung & Einrichtung: Die Kiosk-Terminals wurden vor Ort aufgestellt und betriebsbereit gemacht. 
• Testphase & Optimierung: In intensiven Tests wurde das gesamte System auf Herz und Nieren geprüft – von der Software-Integration bis zur Peripherie der Hardware. 
• Schulung der Mitarbeiter: In Online-Trainings wurden sowohl die Endbenutzer als auch die Administratoren im Umgang mit dem neuen System geschult, um einen reibungslosen Start zu garantieren. 
• Go-Live & Betrieb: Das System wurde erfolgreich in den produktiven Betrieb genommen und hat den Praxistest unter Realbedingungen bestanden. 
• Monitoring & Support: Auch nach dem Go-Live steht friendlyway mit Support zur Seite und nimmt Nutzerfeedback für zukünftige Erweiterungen auf. 

Dieser strukturierte Prozess stellte sicher, dass das Projekt planmäßig und ohne Überraschungen verlief und die Lösung optimal auf die Bedürfnisse der Stadtwerke Osnabrück zugeschnitten wurde. 

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk

ie Umstellung auf die digitale Lösung von friendlyway hat die Abläufe bei den Stadtwerken Osnabrück von Grund auf verbessert. Die Ergebnisse sprechen für sich und sind klar messbar: 

• 70 % Zeitersparnis beim Check-in von Besuchern. Wartezeiten gehören der Vergangenheit an. 
• 100 % papierloser Prozess, inklusive digitaler Signaturen für Unterweisungen. Das spart Ressourcen und ist revisionssicher.
• Deutliche Entlastung des Personals, das sich nun stärker auf Service und die persönliche Betreuung konzentrieren kann. 
• Verbesserte Sicherheit & Compliance, da jeder Besucher eindeutig und lückenlos dokumentiert ist. 
• Volle Transparenz durch eine Echtzeitübersicht, wer sich aktuell im Gebäude aufhält. 

Die Stadtwerke Osnabrück zeigen eindrucksvoll: Der Schritt in die Digitalisierung des Besuchermanagements ist eine Investition, die sich auszahlt. Automatisierte Workflows schaffen nicht nur Transparenz und Sicherheit, sondern sorgen auch für ein modernes und professionelles Erlebnis bei Mitarbeitern und Besuchern.