KRITIS-Sicherheit trifft Effizienz: Wie die Stadtwerke München ihr Besuchermanagement digitalisierten

Fragen Sie sich auch manchmal, wie Unternehmen mit komplexen Anforderungen sicher und gleichzeitig effizient bleiben? Dann haben wir hier eine Erfolgsgeschichte für Sie! Entdecken Sie, wie die Stadtwerke München (SWM) gemeinsam mit friendlyway und Interflex eine Lösung geschaffen haben, die Sicherheit und Kosteneffizienz perfekt vereint.

Die SWM standen vor der großen Aufgabe, ihre internen Prozesse für die Verwaltung von Besuchern und Mitarbeitern zu digitalisieren.

Bevor friendlyway ins Spiel kam, waren die Abläufe von manuellen und papierbasierten Tätigkeiten geprägt:

• Zeitfresser Verwaltung: Besucher zu empfangen und zu registrieren, war ein manueller Vorgang. Das hat nicht nur viel Zeit gekostet, sondern auch das Personal stark belastet.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Wenn Daten von Hand eingegeben und Sicherheitsunterweisungen auf Papier erledigt werden, schleichen sich schnell Fehler ein.
• Fehlende Standards: Es gab keinen einheitlichen Prozess für die Anmeldung, was zu Lücken in der Dokumentation führte.

Diese Situation war nicht nur für alle Beteiligten unbefriedigend, sondern barg auch erhebliche Risiken, die sich KRITIS-Unternehmen wie SWM nicht leisten können.
Gesucht wurde eine Lösung, die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit nahtlos verbindet und ein digitales, automatisiertes und zukunftssicheres Zutrittsmanagement bietet.

Um dieser komplexen Aufgabe gerecht zu werden, entwickelte friendlyway gemeinsam mit dem Partner Interflex eine maßgeschneiderte und vollständig integrierte Gesamtlösung. friendlyway lieferte die Hardware und übernahm die Software-Integration.

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk

Die Hardware: Das multifunktionale Self-Service-Terminal

Das Herzstück der Lösung, das Sie direkt vor Ort sehen können, sind 20 Kiosk-Terminals vom Typ „Empire 22 PRO“. Strategisch an den Standorten der SWM platziert, dienen sie als zentrale Anlaufstelle für Besucher sowie interne und externe Mitarbeiter. Jedes Terminal ist eine hochmoderne All-in-One-Lösung, die bestens ausgestattet ist, um alle Prozesse zu automatisieren.

Was können diese Terminals?

• Intuitive Bedienung: Ein 22-Zoll-FullHD-Touchscreen sorgt für eine kinderleichte und benutzerfreundliche Bedienung.
• Sichere Identitätsprüfung: Ein spezialisierter Pass- und Ausweis-Scanner der Marke Desko prüft und validiert Ausweise und Führerscheine auf Echtheit – sekundenschnell und absolut fehlerfrei.
• Kontaktlose Anmeldung: Besucher können sich ganz einfach über einen QR-Code anmelden, den sie vorab per E-Mail erhalten. Mitarbeiter nutzen dafür den integrierten RFID-Leser.
• Cleveres Zutrittsmanagement: Die Terminals können RFID-Karten nicht nur ausgeben, sondern auch motorisiert wieder einziehen. So werden Zutrittsberechtigungen sicher und einfach verwaltet.
• Direkter Draht bei Fragen: Für Rückfragen steht ein IP-Telefonhörer bereit, der eine direkte Verbindung zu einem Ansprechpartner herstellt.

Die Software-Integration: Das Meisterstück im Hintergrund

Die wahre Stärke der Lösung liegt in der nahtlosen Software-Integration, die alle Komponenten miteinander verbindet. Dies war das eigentliche Meisterstück des Projekts. friendlyway stellte sicher, dass die Hardware perfekt mit den bereits etablierten Systemen der SWM kommuniziert.

Was macht diese Integration so besonders?

1. Perfekte Zusammenarbeit: Die friendlyway-Terminals wurden so integriert, dass sie reibungslos mit den Systemen der SWM und deren Partnern zusammenarbeiten. Dazu gehören das Zutrittskontrollsystem Interflex IF6040, über das Besucher vorab angemeldet werden, und das digitale Arbeitssicherheitsportal für sicherheitsrelevante Online-Unterweisungen. Zudem können Besucher über die integrierte PhotoCollect-Lösung bequem per Smartphone und QR-Code ein Foto von sich selbst für den Besucherausweis erstellen. Die Terminals prüfen alle Schritte vollautomatisch, um einen reibungslosen Check-in zu gewährleisten.
2. Flexible Workflows ohne Programmieren: Der gesamte Check-in-Prozess am Terminal ist digitalisiert und automatisiert. Das Beste daran: SWM-Mitarbeiter können die Abläufe am Kiosk ganz einfach per Drag & Drop in einer grafischen Oberfläche anpassen. So können Sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Hat sich der Aufwand gelohnt? Und wie! Die neue Lösung hat die Prozesse bei den Stadtwerken München revolutioniert. Das Endergebnis ist eine vollständig integrierte On-Premise-Lösung, die einen messbaren Mehrwert schafft. Sie verbindet die ursprüngliche Zielsetzung der Prozessoptimierung mit den geltenden Sicherheitsanforderungen zu einem echten Win-Win-Ergebnis.

Hier ein Überblick:

1. Mehr Effizienz und ein modernes Nutzererlebnis

Durch die Automatisierung konnten die zeitaufwändigen Prozesse am Empfang abgelöst und die Effizienz deutlich gesteigert werden.

• Check-in in Rekordzeit: Ein vorangemeldeter Besucher benötigt für den gesamten Anmeldeprozess durchschnittlich weniger als eine Minute.
• Entlastung für Mitarbeiter: Das Empfangspersonal wird von Routineaufgaben befreit und kann sich auf wichtigere Service- und Sicherheitsaufgaben konzentrieren.
• Positives Erlebnis für Besucher: Besucher und externe Mitarbeiter profitieren von einem reibungslosen, schnellen und modernen Self-Service-Prozess.
• Check-in-Workflow nach Besuchertyp: Für jeden einzelnen Besuchertyp (interne Mitarbeiter, externe Dienstleister, Besucher) lässt sich ein eigener Check-in-Workflow mit entsprechenden Regeln festlegen. Auch die Anzahl und Häufigkeit der zu unterzeichnenden Dokumente ist definierbar. Zudem lässt sich die Besucherlogistik am Tag des Besuchs steuern – der Gast kann sich ohne Begleitung bewegen, ohne Benachrichtigung einer Kontaktperson, ohne ein verpflichtendes Treffen mit einem SWM-Mitarbeiter in der Lobby.

2. Mehr Sicherheit und lückenlose Compliance

Als KRITIS-Betreiber unterliegen die SWM strengen gesetzlichen Sicherheitsanforderungen. Die neue Lösung hat die physische Sicherheit verbessert und die SWM auf zukünftige Audits bestens vorbereitet.

• Auditsichere Dokumentation: Jeder Schritt im Zutrittsprozess wird digital und lückenlos dokumentiert. Das war mit dem alten Papiersystem undenkbar.
• Automatisierte Sicherheitschecks: Ausweise werden direkt am Terminal geprüft. Das minimiert das Risiko menschlicher Fehler und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten.

Die perfekte Integration von Hardware und Software hat die physische Resilienz und Kosteneffizienz der SWM entscheidend verbessert und vereint Sicherheit, Compliance und Effizienz nachhaltig.