Digital Signage in kommunalen Unternehmen – Vorteile, Einsatzbereiche und Technologien

In Zeiten zunehmender Digitalisierung fragen sich viele Städte und Gemeinden, was Digital Signage für kommunale Unternehmen genau bedeutet und welchen Nutzen es für Verwaltung und Bürgerservice bringt. Als digital unterstützte Form der öffentlichen Bildschirmkommunikation bietet es neue Möglichkeiten, Informationen effizienter an Bürger weiterzugeben – von aktuellen Hinweisen bis zur Besucherinformation digital für Kommunen. Im folgenden Blogbeitrag betrachten wir Einsatzfelder, Funktionen und Vorteile dieser Technologie im kommunalen Umfeld.

Was bedeutet Digital Signage für kommunale Unternehmen?

Digital Signage bezeichnet vernetzte, digitale Anzeigesysteme im öffentlichen Sektor, die klassische Anschlagbretter ersetzen und Informationen flexibel verbreiten.

Definition und Anwendungsfelder im öffentlichen Bereich

Unter Digital Signage im kommunalen Kontext versteht man digitale Informationssysteme – etwa vernetzte Bildschirme oder Info-Displays – die von Städten und Gemeinden eingesetzt werden, um Bürgerinformationen effektiv zu verbreiten. Solche Informationsdisplays für öffentliche Einrichtungen finden sich in Rathäusern, Bürgerämtern oder auf öffentlichen Plätzen und zeigen eine Vielzahl von Inhalten: von amtlichen Bekanntmachungen und Veranstaltungshinweisen bis zu Notfallmeldungen.

Unterschiede zum klassischen Infoboard

Gegenüber dem klassischen schwarzen Brett oder analogen Infotafel bieten digitale Lösungen enorme Vorteile in Aktualität und Effizienz. Wo herkömmliche Anzeigesysteme für Behörden mit Papierausdrucken manuell bestückt werden müssen, können digitale Displays ihre Inhalte auf Knopfdruck ändern. Dies spart Zeit und Personalaufwand, da keine Plakate mehr ausgehängt und ständig ausgetauscht werden müssen. Zudem erhöht die Bürgerkommunikation über Displays die Reichweite: Wichtige Neuigkeiten erreichen Bürger unmittelbar dort, wo sie sich aufhalten – sei es im Rathausfoyer oder an der Bushaltestelle – statt unbemerkt am analogen Anschlagbrett zu verbleiben.

Vorteile gegenüber gedruckten Aushängen und manuellen Abläufen

Digitale Lösungen punkten vor allem durch Geschwindigkeit und Kosteneinsparungen. Änderungen oder dringende Hinweise lassen sich innerhalb von Sekunden zentral einspielen und erscheinen zeitgleich auf allen verbundenen Displays – ein klarer Vorteil gegenüber gedruckten Aushängen, deren Aktualisierung Tage dauern kann.

Dadurch können Bürger schneller informiert und betreut werden. Gleichzeitig entfallen laufende Druckkosten und der logistische Aufwand für Papieranschläge. Sobald digitale Anzeigetafeln für Stadtwerke oder Ämter herkömmliche Plakate ersetzen, sinken die Ausgaben für Papier, Druck und Verteilung deutlich. Mitarbeiter müssen nicht mehr jeden Aushang ausdrucken und verteilen, was manuelle Abläufe erheblich entlastet.

Typische Einsatzbereiche im kommunalen Kontext

Digital Signage kommt in nahezu allen Bereichen der öffentlichen Hand zum Einsatz – von Rathäusern über Schulen bis hin zu Verkehrsbetrieben und im Katastrophenschutz.

Stadtwerke, Rathäuser, Bürgerämter, Bibliotheken

In städtischen Verwaltungen wie dem Rathaus oder Bürgerbüro sorgen Bildschirme in Wartezonen für eine informative Umgebung. Im Rathausfoyer können z. B. aktuelle Nachrichten der Stadt, Veranstaltungsankündigungen oder Wetterberichte auf einem digitalen Informationssystem im Rathaus gezeigt werden, um Wartezeiten zu überbrücken. Auch interaktive Displays für Gemeindeverwaltungen kommen zum Einsatz: etwa Touch-Terminals, an denen Bürger Formulare abrufen oder Wartemarken ziehen können, was den Ablauf effizienter macht.

Schulen, Kitas und öffentliche Bildungseinrichtungen

Viele Schulen ersetzen das analoge „Schwarze Brett“ durch digitale Bildschirme, um Stundenplanänderungen, Mensa-Menüs oder Veranstaltungshinweise zentral anzuzeigen. In Aulen oder Eingangsbereichen können Videos von Schulprojekten oder Begrüßungsbotschaften laufen, was das Schulleben sichtbar macht. In Kitas informieren Displays die Eltern z.B. über bevorstehende Events, Schließtage oder pädagogische Hinweise. Solche kommunalen Digitalisierungslösungen im Bildungsbereich erleichtern die interne Kommunikation und zeigen, dass auch Schulen und Kitas den digitalen Wandel aktiv mitgestalten.

Verkehrsbetriebe und ÖPNV-Wartebereiche

Gerade im öffentlichen Nahverkehr sind digitale Anzeigesysteme längst etabliert. An Bus- und Tramhaltestellen sowie Bahnhöfen informieren elektronische Anzeigetafeln in Echtzeit über Abfahrtszeiten, Verspätungen und Linienänderungen. Diese Form der öffentlichen Bildschirmkommunikation verbessert die Servicequalität für Fahrgäste deutlich: Aktuelle Informationen zu Fahrplänen oder Störungen werden sofort sichtbar. Kommunale Verkehrsbetriebe können darüber hinaus in Bahnhofshallen oder Wartebereichen Besucherinformation digital für Kommunen bereitstellen, z. B. in Form von Stadtplänen auf Displays, Hinweise auf Park-&-Ride-Angebote oder regionale News-Ticker. All dies steigert den Komfort für Bürger und Besucher und reduziert Unklarheiten im täglichen Pendelverkehr.

Notfallkommunikation bei Stromausfall oder Katastrophenlagen

Eine besonders wichtige Rolle spielt Digital Signage in der Krisen- und Notfallkommunikation. Städte und Gemeinden können digitale Anzeigennetze in ihre Warn- und Alarmsysteme einbinden, um die Bevölkerung im Ernstfall sofort zu erreichen.

Zentrale Funktionen von Digital-Signage-Lösungen

Moderne Digital-Signage-Systeme bieten mehr als reine Anzeige.

Bürgerinformation in Echtzeit (z. B. Wartezeiten, Öffnungszeiten, Baustelleninfos)

Ein großer Vorteil digitaler Informationsbildschirme ist die Möglichkeit, Inhalte stets aktuell zu halten. Alle Displays lassen sich zentral verwalten, sodass neue Informationen oder Änderungen sofort aufgespielt werden können. So könnte etwa im Rathaus-Foyer angezeigt werden, dass heute längere Wartezeiten herrschen oder ein bestimmter Service vorübergehend nicht verfügbar ist.

Terminbuchung und Besucherführung über Touch-Displays

Ein Touchscreen-Info-Terminal für Gemeinden im Eingangsbereich erlaubt es Besuchern, sich eigenständig zu orientieren oder Dienstleistungen zu nutzen. So können Bürger etwa über ein Terminal vor Ort Termine buchen oder Wartemarken für die gewünschten Ämter ziehen – ein digitalisiertes Warteschlangenmanagement in öffentlichen Einrichtungen, das lange Schlangen und Unruhe reduziert.

Interaktive Karten und Wegweiser in großen Gebäuden

In weitläufigen Rathäusern, Bürgerzentren oder Krankenhäusern helfen digitale Wegweiser-Systeme den Besuchern, ihr Ziel schnell zu finden. Ein digitales Wegweisersystem kombiniert Gebäudepläne mit interaktiver Suche: Per Touchscreen können Nutzer z.B. nach dem Einwohnermeldeamt, der Bibliothek oder einem bestimmten Raum suchen und bekommen den Weg dorthin angezeigt.

Barrierefreie Inhalte durch Audioausgabe oder Untertitel

Digital Signage muss alle Bürger erreichen – auch Menschen mit Behinderungen. Daher legen moderne Systeme Wert auf Barrierefreiheit. Dazu gehören leicht lesbare Darstellungen sowie mehrsprachige Inhalte. Ebenso lassen sich Audioausgaben einbinden oder Piktogramme, die Informationen in leicht verständlicher Sprache vermitteln. Öffentliche Informationsbildschirme sollten außerdem an Stellen angebracht sein, die auch für Rollstuhlfahrer oder kleinwüchsige Personen gut einsehbar sind.

Integration mit bestehenden Verwaltungs- oder Ticketsystemen

Die Displays können Schnittstellen zu Datenbanken und Software nutzen, um automatisch aktuelle Inhalte zu beziehen. So ist es gängige Praxis, Veranstaltungskalender oder Bürgerservice-Portale der Stadt mit den Infobildschirmen zu verknüpfen. Termine, Öffnungszeiten oder Meldungen müssen dann nicht doppelt gepflegt werden, sondern werden direkt aus den Fachverfahren übernommen. Auch die Kopplung mit Ticket- und Wartesystemen ist möglich: Zieht ein Bürger am Terminal eine Wartemarke, kann das Digitales Informationssystem im Rathaus ihn gleichzeitig auf dem Bildschirm über den Wartefortschritt informieren.

Vorteile für kommunale Betriebe

Die Einführung von Digital Signage in kommunalen Betrieben bringt zahlreiche Vorzüge: Mitarbeiter werden entlastet, die Bürgeransprache wird professioneller, Kosten sinken und Reaktionszeiten bei Veränderungen verkürzen sich.

Entlastung des Personals durch automatisierte Kommunikation

Digitale Informationssysteme übernehmen viele Routineaufgaben in der Kommunikation, was die Mitarbeiter deutlich entlastet. Wo früher Beschäftigte regelmäßig Aushänge drucken, verteilen und Fragen am Infoschalter beantworten mussten, laufen diese Prozesse jetzt automatisiert über Bildschirme. Eine Kommune berichtete, dass die Mitarbeiter dank digitaler Info-Displays nicht mehr ständig neue Bekanntmachungen ausdrucken, laminieren und aushängen müssen – der Content wird einmal zentral erstellt und verteilt.

Professioneller Außenauftritt und modernes Bürgererlebnis

Leuchtende Displays mit ansprechend gestalteten Inhalten tragen zu einem zeitgemäßen Erscheinungsbild der Verwaltung bei. Im Vergleich zu Pinnwänden voller Zettel vermitteln große, digitale Bildschirme ein professionelles Image und signalisieren Bürgern: Hier wird modern gearbeitet. 

Reduzierung von Druck- und Verwaltungskosten

Einer der greifbarsten Vorteile ist die Kostenersparnis. Sobald digitale Anzeigetafeln für Stadtwerke oder Rathäuser die gedruckten Plakate und Aushänge ersetzen, fallen viele laufende Kosten weg. Papier, Druckertinte, Kopiergeräte, Plakatierarbeiten – all das wird in viel geringerem Umfang benötigt.

Langfristig summieren sich diese Einsparungen beträchtlich: In Pilotkommunen konnten die Druck- und Logistikkosten für Bekanntmachungen durch Digital Signage signifikant reduziert werden. Auch die indirekten Verwaltungskosten sinken, weil das Handling von Informationen effizienter wird. Zwar muss anfangs in Hardware und Software investiert werden, doch diese Investition amortisiert sich oft schnell durch die geringeren Betriebskosten.

Schnelle Reaktionsmöglichkeit bei Änderungen oder Krisen

In der dynamischen Welt von heute ist die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, Gold wert. Mit Digital Signage können kommunale Einrichtungen nahezu in Echtzeit informieren, wenn sich spontan etwas ändert oder ein Notfall eintritt.

Ein praktisches Beispiel ist die Kommunikation während der Corona-Pandemie: Per Digital Signage konnten Rathäuser aktuelle Hinweise zu Maskenpflicht, Teststationen oder Abstandsregeln täglich aktualisieren, ohne dass jemand Plakate austauschen musste.

Implementierung und Betrieb

Bei der Einführung von Digital Signage sollten Kommunen sowohl auf robuste Hardware als auch auf eine einfache inhaltliche Steuerung achten.

Auswahl der passenden Hardware (Indoor / Outdoor / vandalismussicher)

Kommunale Digital-Signage-Installationen stellen hohe Anforderungen an die Hardware. Monitore in Amtsgebäuden sind oft viele Stunden am Tag in Betrieb, und im Außenbereich sind sie Wind und Wetter ausgesetzt. Daher sollten Kommunen auf robuste, professionelle Displays setzen, die für den Dauerbetrieb ausgelegt sind.

Für den Outdoor-Einsatz benötigt man wetterfeste Gehäuse: Die Bildschirme müssen Regen, Schnee, Hitze und Kälte trotzen können, ohne zu beschlagen oder zu überhitzen. 

Ebenso wichtig ist der Schutz vor Vandalismus in öffentlich zugänglichen Bereichen: Sicherheitsglas, abschließbare Gehäuse und gegebenenfalls Überwachungssensoren oder Kameras können verhindern, dass die Geräte beschädigt werden. Helle Displays mit hohem Kontrast sind für den Außeneinsatz empfehlenswert, damit Inhalte auch bei Sonnenlicht gut lesbar sind.

Cloud-basierte Verwaltung und Inhaltssteuerung

Die inhaltliche Verwaltung der Displays erfolgt idealerweise über ein zentrales Content-Management-System. Viele Kommunen setzen heute auf cloud-basierte Lösungen, mit denen sich alle Bildschirme standortübergreifend steuern lassen. Ein Cloud-CMS bietet den Vorteil, dass Updates und Änderungen von berechtigten Mitarbeitern aus der Ferne eingespielt werden können – egal ob aus dem Büro oder dem Homeoffice. Alternativ kann das CMS auch auf städtischen Servern betrieben werden, falls interne Vorgaben dies erfordern. Wichtig ist eine intuitive Benutzeroberfläche, damit städtische Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse Inhalte erstellen, Zeitpläne festlegen und die Verteilung an die Displays organisieren können.

Schulung der Mitarbeiter und Wartung im laufenden Betrieb

Die beste Technik nützt wenig, wenn die Anwender nicht damit umgehen können. Deshalb ist es wichtig, das zuständige Personal frühzeitig in die neue Lösung einzuweisen. Mitarbeiter sollten geschult werden, wie sie Inhalte im CMS pflegen, Bildschirme ein- und ausschalten oder kleine Störungen selbst beheben können. Solche Schulungen können vom Anbieter oder intern durchgeführt werden und stellen sicher, dass die Digital-Signage-Systeme im Alltag auch wirklich genutzt und aktualisiert werden.

Datenschutzkonforme Nutzung nach DSGVO

Gerade im öffentlichen Sektor ist der Datenschutz ein zentrales Thema. Bei der Nutzung von Digital Signage müssen Kommunen daher die Vorgaben der DSGVO einhalten. Das beginnt schon bei der Beschaffung: Wenn ein externer Dienstleister die Cloud-Plattform bereitstellt, sollte unbedingt ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Wichtig ist, dass auf den Displays keine personenbezogenen Daten ungeschützt angezeigt werden – beispielsweise sollte ein Wartedisplay im Bürgerbüro eher Nummern als Klarnamen anzeigen, um die Privatsphäre zu wahren.