Deutsche Unternehmen treiben die Digitalisierung auch in komplexen Bereichen wie der Fertigung voran. Am Beispiel unseres Kunden zeigen wir, wie bereits kleine Schritte in Richtung Digitalisierung Kosten sparen und Prozesse optimieren können.
Die digitale Transformation in der Industrie
Trends und Statistiken
Von 2019 bis 2024 stieg der digitale Index der deutschen Wirtschaft um 14 % (IW). Dies ist jedoch nur ein Durchschnittswert: Der Grad der Digitalisierung hängt von der Branche und der Region ab.
Im Jahr 2024 werden 44 % der Industrieunternehmen in Deutschland Big-Data-Technologien nutzen, 38 % Robotik und 37 % das Internet der Dinge (IoT). 17 % haben künstliche Intelligenz eingeführt, weitere 40 % planen dies laut Bitkom. Bitkom weist auch darauf hin, dass eine beschleunigte Digitalisierung die jährlichen CO₂-Emissionen in Deutschland bis 2030 um 73 Millionen Tonnen senken könnte, insbesondere in Sektoren wie Energie, Industrie und Verkehr.
Trotzdem sind 83,7 % der IT-Experten der Meinung, dass die deutsche Industrie bei der Digitalisierung im Vergleich zu internationalen Wettbewerbern hinterherhinkt. Die Hauptgründe: Bürokratie, Fachkräftemangel und Datenschutzauflagen.
Digitale Empfangslösungen als erster Schritt zur globalen Digitalisierung
Sicherheitsfragen sind für alle Branchen wichtig: von Fintech bis zur Fertigung. Digitale Lösungen sorgen für mehr Kontrolle, verschiedene Zugriffsebenen und automatische Szenarien, sammeln Daten gemäß DSGVO und liefern Berichte.
Die wichtigsten Komponenten der digitalen Rezeption: Touch-Terminals, QR-Registrierung, Vorab-Fragebögen, Integration in Sicherheits- und ERP/CRM-Systeme. Der Zutritt ist über Einladungen mit QR-Code, elektronische Registrierung vor Ort sowie biometrische oder RFID-Identifizierung möglich.
Analoge Prozesse vs. digitale Lösungen
Effizienz und Zeitaufwand
Die digitale Erfassung reduziert die Zeit für die Registrierung eines Besuchers von mehreren Minuten auf Sekunden. So hat unsere Lösung für die Firma inprotec GmbH die Registrierung um das Zehnfache beschleunigt — jetzt dauert sie 20 Sekunden. Dies ist möglich, weil mit digitalen Lösungen keine Papierlisten, manuellen Überprüfungen und Benachrichtigungen der Mitarbeiter erforderlich sind.
Fehleranfälligkeit und Genauigkeit
Durch den Einsatz digitaler Lösungen werden Fehler aufgrund von unleserlicher Handschrift, falscher Eingabe oder Verlust von Papierunterlagen ausgeschlossen. Darüber hinaus überprüfen die Systeme die Daten automatisch, gleichen sie mit Datenbanken ab und minimieren den menschlichen Faktor. So erhalten Sie standardisierte Daten, die sich leicht für Berichte und Analysen exportieren lassen.
Benutzererfahrung
Eine intuitive Benutzeroberfläche, Mehrsprachigkeit, mobile Einladungen und eine klare Navigation erhöhen die Zufriedenheit der Besucher und helfen ihnen, sich schneller anzumelden. Bei Bedarf können Sie die Szenarien je nach Zweck des Besuchs anpassen: Dabei kann es sich um Partner, Auftragnehmer oder Mitarbeiter handeln.
Sicherheitsrisiken und Datenschutz
Der Zugang zum Gelände ist ein wichtiges Thema für die Produktionssicherheit. Ein digitales System kann den Zugang unter Berücksichtigung von Zugangsberechtigungen und Sicherheitsanforderungen regeln und sofort Ankunftsberichte versenden, was die Transparenz im Unternehmen erhöht. Die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß den Anforderungen der DSGVO (GDPR) und den Unternehmensrichtlinien.
Kosten- und Ressourcenverbrauch
Die Reduzierung der Kosten für Papier, Druck und Büromaterial ist die erste und einfachste Möglichkeit, Kosten zu senken. Darüber hinaus werden durch die Optimierung der Ressourcen weitere Kosten eingespart – die Mitarbeiter an der Rezeption müssen keine Zeit für die Kommunikation mit jedem einzelnen Besucher aufwenden und können sich so wichtigeren Aufgaben widmen.
Auf diese Weise amortisieren sich die Investitionen in das System durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten und die Erhöhung der Sicherheit. Ermitteln Sie den ROI einer digitalen Lösung für Ihr Unternehmen mit unserem Online-Rechner.
Skalierbarkeit
Digitale Systeme lassen sich leicht auf andere Standorte, Filialen und sogar Länder skalieren – um den Empfang an Ihrem neuen Standort einzurichten, müssen Sie lediglich die Geräte installieren und die Programme verbinden. Prozess- und Berichtsvorlagen sind vom ersten Tag an verfügbar. Das bietet Ihnen eine schnelle Anpassung an veränderte Prozesse oder neue Anforderungen (z. B. COVID-Kontrolle, temporäre Zugangsbereiche usw.).
Individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Empfang neu gedacht
Customer- & Partner-Journey
Die Interaktion mit einer Marke beginnt lange vor dem Treffen mit einem Mitarbeiter. Der digitale Empfang ist der erste Punkt der Customer- & Partner-Journey, der den Ton für die gesamte weitere Interaktion angibt. Vorabregistrierung, personalisierte Begrüßung und klare Begleitung vermitteln ein Gefühl von Fürsorge und Professionalität.
Verbindung von Besuchermanagement mit Markenführung
Der Empfangsbereich und seine digitalen Elemente werden Teil des Corporate Designs und der Kommunikation. Sie können die visuellen Elemente der Benutzeroberflächen, Begrüßungen, Videos und angezeigten Informationen individuell anpassen. Die Verbindung von Branding und Systemfunktionen stärkt die ganzheitliche Wahrnehmung der Marke.
Strategische Bedeutung in der Standortentwicklung
Der Empfang ist ein Element der Unternehmensinfrastruktur, das bei der Planung neuer Büros und Produktionsstätten berücksichtigt wird. Die Automatisierung des Empfangs wirkt sich auf die Sicherheit, Logistik und Durchlasskapazität von Objekten aus.
ROI und Kosteneinsparungen
Automatisierung und Zeitersparnis
Wir teilen echte Ergebnisse: Die Einführung des digitalen Empfangs hat die Belastung des Personals, das zuvor die Registrierung der Gäste manuell verwaltet hat, erheblich reduziert, und die Selbstregistrierung über einen Kiosk hat die Dauer des Check-in-Vorgangs bei unserem Kunden verkürzt, insbesondere bei hohem Besucheraufkommen. Darüber hinaus haben der automatische Ausdruck von Ausweisen und Ankunftsbenachrichtigungen manuelle Abstimmungen und Telefonate überflüssig gemacht. Solche Lösungen bringen Ihrem Unternehmen echte Vorteile.
Stellen Sie sich vor: Sie haben 10 Objekte mit jeweils etwa 8 Besuchern pro Tag. Wie viel können Sie Ihrer Meinung nach mit digitalen Lösungen pro Jahr einsparen? Der Envoy VMS ROI Guide 2023 liefert die Antwort: 23.000 $.
Optimierte Abläufe am Empfang
Der Registrierungsprozess wird nach der Einführung von Besuchermanagement-Programmen standardisiert, schnell und transparent. Alle Aktionen des Besuchers (Registrierung, Bestätigung, Erhalt des Ausweises) werden auf einem Gerät ausgeführt – ohne Beteiligung eines Administrators. Dies beseitigt Verzögerungen bei der Weiterleitung von Informationen an die zuständigen Mitarbeiter – Benachrichtigungen werden automatisch versendet.
Positive Rückmeldung der Mitarbeitenden
Die Mitarbeiter unseres Kunden inprotec GmbH haben einen Rückgang des Stresslevels und mehr Zeit für wertvollere Aufgaben festgestellt. Die Benutzeroberfläche des Systems ist intuitiv und erfordert keine lange Einarbeitung. Dank der Digitalisierung hat sich die allgemeine Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert – insbesondere in Bezug auf Sicherheit und Zugang.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Technische Voraussetzungen und Infrastruktur
Eine stabile Netzwerkinfrastruktur (LAN/WLAN, VPN) sowie eine PoE- oder Netzwerkstromversorgung für die Terminals sind erforderlich. Wichtig sind außerdem ausreichende Serverkapazitäten – vor Ort oder in der Cloud – für die Arbeit mit Datenbanken und die Gewährleistung der Sicherheit. Zudem muss die Kompatibilität mit bestehenden Zugangskontroll-, Sicherheits-, ERP- und Videoüberwachungssystemen sichergestellt sein.
Datenschutz und Compliance
Die Einhaltung der europäischen und deutschen Datenschutzgesetze (DSGVO/GDPR) ist essenziell. Denken Sie daran: Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Name, Foto, Besuchszweck, Ausweisnummer) erfordert Transparenz, Einwilligung sowie klare Speicherbeschränkungen.
Schulung der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden an Rezeption, im Sicherheitsdienst und im Office-Management müssen im Umgang mit digitalen Systemen geschult werden – so kann auch dem Fachkräftemangel entgegengewirkt werden. Ebenso sollte das IT-Personal in Systemadministration und Störungsmanagement geschult sein. friendlyway bietet entsprechende Schulungen auf Anfrage an.
Integration in bestehende Systeme
Die Anbindung an veraltete Zutrittskontrollsysteme oder interne ERP-/CRM-Systeme kann Herausforderungen mit sich bringen. Voraussetzung ist eine offene API des digitalen Empfangssystems sowie die Unterstützung gängiger Datenaustauschprotokolle (z. B. REST, SOAP, LDAP, Active Directory). Besonders wichtig ist die Synchronisation der Daten in Echtzeit – insbesondere bei der Nutzung an mehreren Standorten oder in verschiedenen Ländern.
Ein Praxisbeispiel
Self-Service-Kiosk und kontaktlose Anmeldung
inprotec GmbH ist ein führender Hersteller von Pulvern und Granulaten. Das Unternehmen suchte nach einer digitalen Lösung für den Eingangsbereich seines Hauptsitzes in Haithersheim, um den Besucherstrom effizienter zu gestalten. Pro Monat empfangen sie mehrere Dutzend Gäste, die bisher nur von einem Mitarbeiter betreut wurden.
Das Unternehmen stellte folgende Anforderungen:
- Selbstständige Registrierung der Besucher,
Bereitstellung von Informationen für Gäste, wie z. B. Besucherregeln oder COVID-Protokolle, - Druck von Besucherausweisen,
- Benachrichtigung der zuständigen Personen per Telefon,
- Berichterstattung.
Die Registrierung dauert jetzt 20 Sekunden. Die Besucher erhalten vorab eine elektronische Einladung mit einem QR-Code, der vor Ort für eine schnelle Registrierung gescannt wird. Dazu haben wir an der Außenrezeption einen robusten, wetterfesten friendlyway Empire 22 Pro Kiosk aufgestellt. Dieser ist mit friendlyway VISITOR FLOW verbunden – einer Software für effizientes Besuchermanagement.
Digitale Unterweisungen direkt am Terminal
Bevor Besucher Zutritt zum Objekt erhalten, müssen sie sich mit den Sicherheitshinweisen vertraut machen und deren Verständnis bestätigen. Unsere digitale Lösung macht Papierdokumente und persönliche Einweisungen am Eingang überflüssig.
Ausdruck von Besucherausweisen
Nach Abschluss der Registrierung druckt das System automatisch einen individuellen Ausweis aus. Der Ausweis enthält den Namen, das Datum und die Uhrzeit und kann außerdem ein Foto sowie die Zugangsberechtigung beinhalten. Der Besucher erhält ihn am friendlyway Empire 22 Pro Kiosk.
Integration mit Outlook und Telefonie
Das System ist in Outlook integriert, um Einladungen zu versenden und Termine automatisch zu vergeben. Bei Ankunft des Gastes wird die zuständige Person per E-Mail oder Telefon benachrichtigt – ohne dass Anrufe von der Rezeption erforderlich sind. Dies verbessert die Koordination und beschleunigt die Reaktion der empfangenden Parteien.
„Mit friendlyway ist es uns gelungen, unser Besuchermanagement modern, sicher und komfortabel für Besucher und Mitarbeitende zu gestalten. Das friendlyway Team hat unsere Anforderungen zu 100 % erfüllt und hat sich als kompetenter und zuverlässiger Partner erwiesen.“
Denis Sieland, Wartung/Instandhaltung bei inprotec GmbH
Zukunftsausblick
Künstliche Intelligenz und automatisierte Besucherprozesse
Künstliche Intelligenz kommt zunehmend bei der Gesichtserkennung, der Prognose von Besucherströmen und bei automatisierten Wegeleitsystemen zum Einsatz – und dieser Trend wird sich weiter verstärken. Chatbot-Schnittstellen an Terminals oder in Apps ermöglichen die Interaktion mit Besuchern ganz ohne Personal. Durch KI-gestützte Video- und Audioverarbeitung lassen sich zudem Verhaltensabweichungen oder Zugangsverstöße zuverlässig erkennen.
Vernetzung mit Smart Factory und IoT
Der digitale Empfang kann nahtlos in die Infrastruktur einer Smart Factory eingebunden werden:
- Steuerung von Türen und Schleusen über IoT-Controller,
- Automatisches Aktivieren von Beleuchtung, Navigationssystemen und Klimatisierung bei Ankunft eines Besuchers,
- Überprüfung der Zugangsberechtigungen zu Geräten oder Produktionsbereichen über ein zentrales Zugangsprofil,
- Die Datenübertragung zwischen Empfang, Arbeitssicherheit und Produktionssteuerung wird damit Teil eines integrierten digitalen Kreislaufs.
FAQ
Sie bieten gegenüber analogen Prozessen eine Vielzahl klarer Vorteile. Die Geschwindigkeit der Abläufe steigt erheblich: Die Registrierung und Datenverarbeitung erfolgen automatisiert und dauern nur wenige Sekunden. Gleichzeitig wird eine hohe Genauigkeit sichergestellt, da typische Fehler wie falsche Eingaben, doppelte Erfassungen oder der Verlust von Informationen ausgeschlossen werden.
Der digitale Empfang spielt eine entscheidende Rolle in der Markenwahrnehmung und der Customer & Partner Journey. Schon beim ersten Kontakt vermittelt ein professioneller, technologiegestützter Empfang ein Gefühl von Vertrauen und unterstreicht den innovativen Charakter des Unternehmens. Besucher erleben durch personalisierte Begrüßungen und vorbereitete Informationsmaterialien Wertschätzung und individuelle Ansprache.
Für die erfolgreiche Einführung eines digitalen Empfangs sind bestimmte technische Rahmenbedingungen erforderlich. Dazu zählt in erster Linie eine stabile Internetverbindung sowie ein funktionierendes internes Netzwerk (LAN/WLAN). Ebenso wichtig ist die Kompatibilität des Systems mit bestehenden Zugangskontroll-, Sicherheits- und ERP-/CRM-Lösungen. Für die Datenverarbeitung und -speicherung werden entweder leistungsfähige Server vor Ort oder cloudbasierte Dienste benötigt. Die Besucherregistrierung erfolgt über dafür vorgesehene Terminals oder Tablets.
Digitale Empfangssysteme leisten einen spürbaren Beitrag zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Durch Automatisierung sinkt der Personalaufwand. Gleichzeitig werden Ressourcen geschont – Papierformulare, Besucherausweise und händische Bearbeitungen gehören der Vergangenheit an. Die Prozesse am Empfang laufen reibungsloser ab: Wartezeiten verkürzen sich, die Besucherabwicklung erfolgt schneller und die Durchlasskapazität steigt. Zudem liefern digitale Systeme präzise Berichte und Statistiken, die eine kontinuierliche Optimierung interner Abläufe ermöglichen. Durch die Reduktion menschlicher Fehler lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern auch Sicherheitsrisiken minimieren.
