Müller - Die lila Logistik digitalisiert ihren Check-in im Verteilzentrum Wemding

Im hochdynamischen Verteilzentrum der Müller – Die lila Logistik GmbH in Wemding werden hochsensible Ersatzteile in schneller Abfolge für den internationalen Versand vorbereitet. Der führende Supply-Chain-Dienstleister hat gemeinsam mit friendlyway den papierbasierten Check-in für Fahrer und Besucher vollständig digitalisiert. Ziel dieser nachhaltigen Optimierung war es, die Effizienz am hochfrequenten Standort zu steigern und administrative Ressourcen zu entlasten.

Analoge Dokumentationshürden begrenzen häufig die Effizienz moderner Logistikprozesse. In Wemding war genau das der Fall. Der Check-in der Fahrer basierte auf klassischen Abläufen:

• Papierbasierte Prozesse: Mitarbeiter mussten jeden Fahrer persönlich empfangen und händisch in Listen eintragen.
• Sicherheitsrisiko: Es fehlte eine digitale Echtzeit-Übersicht über die Personenpräsenz auf dem Werksgelände.
• Hohe Ressourcenbindung: Die Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen und das Einholen physischer Unterschriften beanspruchten Zeitkapazitäten, die im operativen Kernprozess fehlten.
• Fehlende Nachweisbarkeit: Ohne objektive Zeitstempel kam es immer wieder zu Diskussionen mit Fahrern über tatsächliche Ankunfts- und Wartezeiten, da eine verlässliche Datenbasis fehlte.

Das Ziel war klar: Ein moderner, digitaler Workflow, der die Logistikströme beschleunigt und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance erhöht.

In Zusammenarbeit mit friendlyway wurde der gesamte Registrierungsprozess nahtlos digitalisiert. Der manuelle Empfang am Tresen wurde dabei durch einen vollständigen, digitalen Self-Service-Prozess ersetzt. Die papierlose Selbstregistrierung erfolgt direkt im Eingangsbereich und basiert auf einer perfekt abgestimmten Kombination aus Hard- und Software.

Das Setup

• friendlyway VISITOR FLOW ist die zentrale Software-Plattform, die den gesamten Prozess steuert – von der ersten Datenerfassung über die Sicherheitsunterweisung bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
• friendlyway Empire 22 Deep ist als robustes Kiosksystem mit Belegdrucker die physische Schnittstelle im Eingangsbereich. Sein ergonomisches Design und das große Touch-Display machen den Check-in besonders intuitiv und schnell. Die Benutzeroberfläche wurde in neun Sprachen konfiguriert, um eine barrierefreie Kommunikation mit internationalen Fahrern sicherzustellen.

Der optimierte Workflow

Fahrer und andere Besucher können sich nun eigenständig und ohne Wartezeit anmelden. Das System führt sie sicher durch den Prozess:

1. Digitale Datenerfassung: Besucher geben alle relevanten Informationen, wie die Lieferscheinnummer, direkt am Kiosk ein.
2. Sicherheit durch Unterweisung: Sicherheitsrelevante Informationen werden digital vermittelt und vom Besucher bestätigt.
3. Rechtssichere Unterschrift: Dank der Anbindung digitaler Signaturen erfolgt die rechtssichere und papierlose Archivierung aller Dokumente sofort.
4. Interne Steuerung & Live-Übersicht: Das System vergibt automatisch eine tägliche fortlaufende Ankunftsnummer und ordnet den Fahrer direkt den im System hinterlegten Waren zu. Das Management behält über das Dashboard jederzeit den vollen Überblick.
5. Automatisierter Belegdruck: Am Ende des Check-ins erhält jeder Fahrer automatisch einen gedruckten Beleg mit seiner individuellen Ankunftsnummer und dem exakten Zeitstempel.

Die Umstellung auf die friendlyway-Lösung hat die Prozesse im Verteilzentrum Wemding messbar optimiert. Die lila Logistik profitiert heute von einer Infrastruktur, die mit dem hohen Tempo der modernen Supply Chain Schritt hält:

• Papierlose, umweltfreundliche Abläufe: 100 % der Check-in-Vorgänge und Sicherheitsunterweisungen erfolgen nun digital. Das spart Materialkosten und schont die Umwelt.
• Signifikante Zeitersparnis: Die durchschnittliche Registrierungszeit pro Fahrer wurde spürbar gesenkt. Da der Check-in nun eigenständig erfolgt, wurde die Belastung des Personals teilweise verringert. Mitarbeiter gewinnen so wertvolle Zeit für die aktive Steuerung der Logistikprozesse.
• Lückenlose Compliance & Sicherheit: Durch die digitale Erfassung ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wer sich auf dem Gelände befindet. Die rechtssichere Archivierung der digitalen Signaturen sorgt für maximale Revisionssicherheit.
• Beweisführung: Ein entscheidender „Quick-Win“ ist der im Kiosk integrierte Belegdrucker. Er gibt dem Fahrer ein Ticket mit der exakten Ankunftszeit aus. Dies dient nicht nur der internen Steuerung, sondern klärt Diskussionen über angebliche Wartezeiten sofort auf Basis objektiver Daten.
• Echtzeit-Transparenz: Das Management verfügt nun über ein Live-Dashboard, das die Steuerung der Logistikströme auf dem Gelände massiv erleichtert.

Was lässt sich aus einem so umfassenden Projekt lernen? Die folgenden drei Erfolgsfaktoren waren entscheidend für das Projekt in Wemding und bieten wertvolle Impulse für Ihre eigenen Vorhaben:

1. Digitalisierung aktiv angehen statt aufschieben: Warten Sie nicht auf den „perfekten“ Moment. Die Automatisierung zentraler Logistik- und Besucherprozesse liefert ab dem ersten Tag messbare Ergebnisse in Sachen Transparenz und Sicherheit. Wer zögert, verliert wertvolle Zeit in der Prozessoptimierung.
2. Frühzeitige Einbindung aller Bereiche: Ein solches Projekt betrifft nicht nur die IT. Nehmen Sie die Mitarbeiter aus der Logistik und der Sicherheit von Anfang an mit. Wenn diese verstehen, wie die Lösung ihren Arbeitsalltag erleichtert, ist die Akzeptanz von Beginn an hoch.
3. Workflows bis ins Detail definieren: Besonders in der Logistik gibt es viele Sonderfälle. Nehmen Sie sich in der frühen Projektphase Zeit, jeden einzelnen Schritt und jede Eventualität des Workflows genau zu beschreiben. Je präziser die Planung, desto schneller und reibungsloser erfolgt die Einführung.