Was ist Besuchermanagement?

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Was ist Besuchermanagement

Unter Besuchermanagement versteht man den Prozess des Empfangs von Besuchern und/oder Mitarbeitern auf dem Gelände Ihres Unternehmens und die Verwaltung ihrer Anwesenheit.

Das Anmelden, Registrieren oder Einchecken von Besuchern ist dabei nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses. Weitere Komponenten sind zum Beispiel das Einladungsmanagement, Sicherheitsunterweisungen für Besucher, die Benachrichtigung von Mitarbeitenden bei der Ankunft, die Nachverfolgung und die Einhaltung von Vorschriften – die genaue Ausgestaltung hängt von der jeweiligen Einrichtung/Gebäude, der Branche und den Besuchertypen und -anforderungen eines Unternehmens ab.

Wie digitale Besucherverwaltungssysteme funktionieren

Was sind Besucherverwaltungssysteme? Besucherverwaltungssysteme ermöglichen es Organisationen, Besucher eines Gebäudes, einer Einrichtung, eines Büros, einer Geschäftsstelle oder zum Beispiel eines Produktionsstandorts effizient zu empfangen, zu erfassen, zu verfolgen und zu verwalten. Es gibt drei allgemeine Kategorien von Systemen: Vor-Ort-Systeme, cloudbasierte Besuchermanagement-Systeme und manuelle Systeme.

Besucherverwaltungssysteme

Arten der Besucherverwaltung

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die beiden gängisten Arten von Besuchermanagementsystemen.

Gäste und Besucher

Bürogebäude, Hotels, Behördenstandorte und auch große Produktionsstätten haben alle eines gemeinsam: Sie empfangen jedes Jahr eine große Anzahl von Besuchern auf ihrem Gelände. Ein strukturierter und effizienter Gästemanagementprozess und der Einsatz leistungsfähiger Technologien sind entscheidende Aspekte, um ein positives Marken- und Besuchererlebnis zu schaffen.

Ein gutes Beispiel ist ein Projekt zur Optimierung des Besuchermanagements, das friendlyway für einen multinationalen Kunden aus der Fertigungsindustrie in Europa durchgeführt hat:

Das Unternehmen empfängt jedes Jahr tausende von Besuchern und musste dringend sein veraltetes, papierbasiertes Besuchermanagement-System rationalisieren und modernisieren. Durch die Umstellung auf unsere cloudbasierte Software und moderne Kiosk-Terminals konnte das Unternehmen die betriebliche Effizienz maximieren und die Check-in- und Check-out-Prozesse rationalisieren (und dabei gleichzeitig die Sicherheitsvorschriften der Branche einhalten und eine enorme Menge an Papier und Ressourcen einsparen).

Statt, wie bisher – manuell einzuchecken, sich in den Anmeldeordner am Empfang einzutragen, Haftungserklärungen zu unterschreiben und mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, können die Besucher nun fast den gesamten Check-in-Prozess an einem Selbstbedienungs-Kiosk durchführen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter dank Besuchermanagement Software die Ein- und Ausgänge der Besucher nicht mehr persönlich verwalten. So konnten sowohl der Arbeitsaufwand deutlich gesenkt als auch die Produktivität der Mitarbeiter erhöht werden. Und genau das ist das Ziel einer modernen Besucherverwaltung – den Prozess für den Besucher einfach und für das Unternehmen effizient und ökonomisch zu gestalten.

Mitarbeiter, Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte

Ebenso ist es möglich, ein Besuchermanagementsystem zur Verwaltung von Angestellten, Auftragnehmern und Zeitarbeitern einzusetzen, um die Prozesse der Personalregistrierung, des Check-in/Check-out, des Ein- und Ausstempelns und der Zugangskontrolle zu konsolidieren. Darüber hinaus können die meisten modernen cloudbasierten Systeme mit kompatiblen physischen Zugangskontrollsystemen (z. B. gebäudeinterne Drehkreuze) integriert werden, so dass Unternehmen über eine umfassende Software-/Hardware-Integration verfügen.

In vielen Fällen können erste Onboarding-Schritte von Mitarbeitern (z. B. Erstellung von Ausweisen, Ausfüllen von Einstellungsformularen usw.) mit demselben Besuchermanagementsystem über einen Selbstbedienungskiosk durchgeführt werden. Die Mitarbeiter können ihren Besucherausweis direkt am Kiosk-Terminal ausdrucken, wobei das Terminal ihre Daten automatisch mit der Datenbank des Zugangskontrollsystems synchronisiert (für die automatische Zugangsgewährung für Mitarbeiter an den Drehkreuzen).

Die Möglichkeit, das Onboarding von Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften und die Check-in-/Check-out-Prozesse über integrierte Selbstbedienungskioske zu automatisieren, kann die Betriebseffizienz einer Organisation erheblich steigern. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass auch datenschutzrechtliche Anforderungen automatisch erfüllt werden.

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Typischer Schritt-für-Schritt-Prozess

Die innovative friendlyway Cloud-Plattform bietet einen intuitiven, schnellen und benutzerfreundlichen Prozess zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Veranstaltungen, zum Hinzufügen von Besuchern, zum Bearbeiten von Besucherlisten und zum Überwachen des gesamten Besuchermanagements. Und so funktioniert’s:

1. Planung von Besuchen und Hinzufügen von Teilnehmern

Interne Nutzer können Veranstaltungen über die friendlyway Cloud-Plattform erstellen, planen und verwalten. Die Erstellung von Besucherlisten für bestimmte Veranstaltungen ist intuitiv, schnell und einfach – Besucher können direkt auf der Plattform oder bei einer großen Anzahl durch Hochladen einer Excel-Datei hinzugefügt werden. Nachdem die Besucherdaten auf die Plattform hochgeladen oder hinzugefügt wurden, generiert das System automatisch eindeutige Besucher-IDs für jede Person und aktualisiert die Hauptbesucherliste der Veranstaltung. Die Plattform kann auch verwendet werden, um Besucherfotos automatisch mit den entsprechenden Namen auf der Liste zu verknüpfen (etwa zur Erstellung von Ausweisen mit Fotos).

2. Besucher-, Veranstaltungs- und Einladungsmanagement

Nach der Erstellung einer Veranstaltung und dem Hinzufügen von Besuchern zur Veranstaltungsliste haben die internen Nutzer im Online-Einladungsmanagement Zugriff auf vielfältige Funktionen zur Verwaltung von Besuchern und Veranstaltungen, darunter die Möglichkeit, bestimmte Besucher von einer Liste zu entfernen, Veranstaltungen abzusagen oder zu verschieben, Listen mit zusätzlichen Besuchern zu aktualisieren und Besucherfotos hochzuladen.

Wenn eine Veranstaltung abgesagt oder verschoben werden muss oder bestimmte Besucher zu einer Veranstaltung hinzugefügt/entfernt werden sollen, ist dies mit der Plattform unglaublich einfach und schnell möglich. Veranstaltungen können direkt auf der Plattform gelöscht werden. Besucher können entweder auf der Plattform oder über eine Excelliste zur Veranstaltung gelöscht werden. Veranstaltungseinladungen können individuell gestaltet, für mehrere Sprachen eingerichtet und in großen Mengen per E-Mail oder Textnachricht versendet werden.

Im Falle einer Veranstaltungsabsage oder -verschiebung sendet das System automatisch eine E-Mail oder SMS mit der Veranstaltungsabsage an die Besucherliste der Veranstaltung. E-Mail-Einladungen können über ein Plugin direkt mit Microsoft Outlook versendet werden.

3. Persönlicher und online Besucher-Check-in

Besucher leiten den Check-in-Prozess mit einer digitalen Besucherregistrierung ein, indem sie am Check-in-Kiosk einen gültigen Ausweis oder einen QR-/PIN-Code vorlegen. Besucher, die auf der Einladungsliste stehen, erhalten ihre Besucherausweise. Wenn ein Besucher nicht auf der Liste steht, wird ihm der Zutritt durch die physische Zugangskontrolle verweigert.

4. Einhaltung von Vorschriften und Unterzeichnung von Dokumenten

Vertragsformulare, Compliance-Dokumente, COVID-Fragebögen und andere Dokumente können in den Check-in-Prozess integriert werden, damit die Besucher sie unterschreiben, bevor sie den Prozess abschließen und ihre Zugangskarten/Ausweise erhalten. Hinweis: Der gesamte Check-in-Prozess ist auf der friendlyway Plattform vollständig anpassbar. Schritte können hinzugefügt, entfernt oder entsprechend den veranstaltungsspezifischen Anforderungen angepasst werden. Benutzerdefinierte Formulare, Dokumente und Fragebögen können leicht erstellt oder hochgeladen und dem Check-in-Prozess auf der Cloud-Plattform hinzugefügt werden.

5. Druck von Badges oder Ausgabe von Zugangskarten/-anhängern
oder Gewährung von Zugang über eine mobile App

Besucher, die auf der Veranstaltungsliste stehen, können direkt am Kiosk ihren Besucherausweis ausdrucken. Wenn ein Besucher zu früh zu seiner Veranstaltung kommt, kann er sich „vorregistrieren“ (wenn die Option aktiviert ist) und erhält trotzdem einen Ausweis. Besucher, die zu spät zu einer Veranstaltung kommen, können trotzdem einchecken und ihren Ausweis erhalten.

6. Physischer Zugang zum Gebäude/zu den ausgewiesenen Bereichen mit Zugangsausweis/Karte/Anhänger

Nach dem Einchecken am Selbstbedienungskiosk/Terminal und dem Erhalt des Besucherausweises oder der Zugangskarte können die Besucher das Gebäude/die Veranstaltung betreten, indem sie ihren ausgedruckten Ausweis an den Drehkreuzen am Eingang/Ausgang des Gebäudes scannen. Wenn ein Besucher für eine der Veranstaltungen des Tages eingecheckt ist, wird ihm am Drehkreuz der Zugang gewährt. Ist er nicht eingecheckt, wird ihm der Zugang zum Gebäude/Veranstaltungsort verweigert.

7. Verwaltung, Überwachung und Verfolgung von Besucheraktivitäten

Interne Nutzer können die Besucheraktivitäten (z. B. Einchecken, Auschecken usw.) direkt auf der Cloud-Plattform im „Besuchsprotokoll“ verfolgen. Detaillierte Check-in-Informationen, Antworten auf Fragebögen, unterzeichnete Dokumente usw. können online in Echtzeit eingesehen werden. Dabei werden automatisch alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten.

8. Auschecken des Besuchers

Wenn eine Veranstaltung beendet ist oder ein Besucher abreist, kann sein Ausweis/Badge beim Verlassen des Gebäudes an den Drehkreuzen entwertet werden. Wenn der Besucher für die Veranstaltung registriert/eingecheckt war, checkt das System ihn automatisch aus. Wenn ein Besucher nicht eingecheckt war, wird ihm der Zugang zum Ausgang verweigert. Verantwortliche Mitarbeiter können seine Anwesenheit überprüfen.

9. Post-Event-E-Mails und -Benachrichtigungen

Nachdem eine Veranstaltung beendet ist oder ein Besucher ausgecheckt hat, haben die internen Nutzer die Möglichkeit, Follow-up E-Mails zu senden. Sie können den Besucher z. B. bitten, Feedback zu geben, zusätzliche Formulare oder Dokumente zu unterzeichnen oder Links zu weiteren Inhalten zu teilen.

10. Berichterstattung

Die intelligente Besuchermanagement Software der friendlyway Plattform bietet zahlreiche Berichtsfunktionen, wie z. B. detaillierte Besucherinformationen (z. B. Ein- und Auscheckzeiten der Besucher), welche Bereiche der Einrichtung/des Gebäudes besucht wurden oder wann bestimmte Bereiche betreten wurden. Außerdem können benutzerdefinierte Berichte auf der Grundlage der Inhalte erstellt werden, die den Besuchern angezeigt wurden (z. B. Fragebögen und interaktive Formulare). So werden alle Aspekte des Besuchermanagement in Gebäuden abgebildet.

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Komponenten der Lösung

Software: Angetrieben von der Cloud

Cloudbasierte Software ist das Rückgrat eines modernen Besuchermanagementsystems. Die friendlyway Cloud-Plattform bietet Organisationen die Möglichkeit, eine Vielzahl von Inhalten und Erlebnisarten zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten und anzuzeigen – auch aus der Ferne über das Internet.

Die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten, Diensten und Prozessen im Zusammenhang mit dem Besuchermanagement erfolgt über die friendlyway Plattform und wird dann an den Kiosk-Bildschirm gesendet und dort angezeigt, damit die Besucher damit interagieren können.

Hardware: Touchscreen-Kioske, Displays und Terminals

friendlyway Devices sind vollständig in unsere cloudbasierten Softwarelösungen integriert und bieten darüber hinaus die Möglichkeit der Integration zahlreicher anderer Hardware-Typen wie Barcode-Scanner, Drucker, ID-Karten-/Badge-Drucker, Kameras, Mikrofone und Sensoren. Die friendlyway Plattform synchronisiert sich automatisch mit einem lokal installierten Agenten, der auf jedem Kiosk läuft.

Der Agent lädt den Inhalt aus der Cloud herunter, woraufhin er auf dem Kiosk angezeigt wird (verfügbar für die Interaktion mit dem Endnutzer).

So könnten alle Kioske oder Displays in einem Gebäude oder auch an mehreren Standorten gleichzeitig mit benutzerdefinierten Inhalten von einer einzigen Plattform aus über das Internet aktualisiert werden. Das ist die Stärke von cloudbasiertem Besuchermanagement und die Stärke von friendlyway.

Vorteile der kontaktlosen Besucherverwaltung

Automatisiertes, rationalisiertes und schnelleres Einchecken von Besuchern

Einer der größten Vorteile der Implementierung eines Selbstbedienungs-Besuchermanagementsystems besteht darin, dass die Abläufe am Empfang, beim Ein- und Auschecken sowie bei der Besucherregistrierung automatisch viel rationeller und effizienter werden. Selbstbedienungskioske und digitales Besuchermanagement mit einer Softwarelösung wie friendlyway minimieren den Bedarf an Personal an der Rezeption, im Sicherheitsdienst und im Support, was sich in niedrigeren Betriebskosten niederschlägt.

Indem Besucher über kontaktlose Selbstbedienungskioske einchecken, müssen sich die Mitarbeiter an der Rezeption und in der Verwaltung nicht mehr mit der Verwaltung der Besucher beschäftigen. Das automatisierte System erfasst nahtlos alle Besucherdaten, erteilt die entsprechenden Berechtigungen, druckt Ausweise und heißt den Gast im Gebäude willkommen.

Vollständig anpassbar an die gebäudespezifischen Bedürfnisse

Modernste Besuchermanagementsysteme, wie das cloudbasierte Angebot von friendlyway, sind vollständig an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation anpassbar. Mit einem der umfangreichsten Funktionssets der Branche ermöglicht unsere Cloudbasierte Plattform Unternehmen eine reibungslose, schnelle und interaktive Besuchererfahrung für Gäste, Mitarbeiter und Nicht-Mitarbeiter gleichermaßen.

Mehrsprachige Unterstützung

Die Verwendung einer Besucheranmeldung Software mit Mehrsprachenunterstützung für
Begrüßungsbildschirme eliminiert das Potenzial für sprachbasierte Missverständnisse vollständig. Die friendlyway Cloud-Plattform unterstützt zahlreiche gängige Sprachen. Das bedeutet, dass jeder Besucher Ihres Gebäudes (egal welche Sprache er spricht) denselben Topstandard an Besuchererfahrung erhält wie alle anderen.

Mehr Sicherheit und Compliance

Mit einer professionellen Besuchermanagement-Lösung optimieren Sie die Rechts- und Betriebssicherheit in Ihrem Unternehmen.

GDPR und Besuchermanagement

Unternehmen, die weltweit anerkannte Datenstandards (wie die GDPR) nicht einhalten, können mit Geldstrafen von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % ihres Jahresumsatzes belegt werden. Und das für Verstöße, die als „geringfügig“ eingestuft werden. Einer der größten Vorteile des Einsatzes eines modernen Besuchermanagementsystems ist, dass es die compliance-konforme Verwaltung von Daten und die Einhaltung von Datenschutzvorgaben durch Automatisierung sicherstellt.

Die DSGVO hat eine direkte Auswirkung auf Besucherverwaltungsszenarien, weshalb es wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihre Organisation die Best Practices der DSGVO einhält. Die Verwendung eines cloudbasierten Besucherverwaltungssystems kann den Aufwand einer Organisation im Vergleich zu herkömmlichen/manuellen Besucherverwaltungsprozessen (die anfällig für menschliche Fehler und allgemeine Ineffizienz sind) erheblich minimieren.

Warum die berührungslose Besucherregistrierung und Selbstbedienung in der Post-COVID-Wirtschaft zunimmt

Die Entwicklung hin zu Selbstbedienungstechnologien und kontaktlosen Diensten fand schon lange vor der Pandemie statt, aber COVID-19 beschleunigte den digitalen Wandel in fast allen Branchen, was wiederum zu einem dramatischen Anstieg bei der Einführung von kontaktlosen und Selbstbedienungstechnologien führte.

Die Pandemie führte dazu, dass die Kunden digitaler wurden, dass sich die Erwartungen an die Kundenbetreuung in rasantem Tempo veränderten und dass die Unternehmen eine Möglichkeit brauchten, diese neue Nachfrage nach schnellen, nahtlosen und kontaktlosen Erfahrungen zu erfüllen. Laut Deloitte ist die kontaktlose Wirtschaft auf dem besten Weg, sich zu einem Multi-Billionen-Dollar-Markt zu entwickeln, wobei Selbstbedienungslösungen eine entscheidende Rolle für das weltweite Wachstum des Marktes spielen.

Wer kann ein Besucherverwaltungssystem nutzen?

Besucherverwaltungssysteme können für eine breite Palette von Szenarien in zahlreichen Branchen eingesetzt werden. Von Hotels, Regierungs- und Verwaltungsgebäuden bis hin zu Büros und Industrieanlagen – wenn Ihr Unternehmen ein Gebäude oder einen Standort betreibt, der Besucher empfängt, ist die Implementierung eines modernen Besucherverwaltungssystems sehr empfehlenswert.

Neben dem Einchecken von Besuchern oder der Registrierung von Gästen setzen viele Unternehmen Besuchermanagement-Software und Kioske auch für die Mitarbeiterverwaltung ein. So können Unternehmen beispielsweise einen Selbstbedienungskiosk für das Onboarding von Mitarbeitern oder Auftragnehmern, die Registrierung des Gebäudezugangs und das Ein- und Auschecken von Mitarbeitern verwenden.

Wie digitale Besucherverwaltung helfen kann

Ein digitales Besuchermanagement System kann Unternehmen dabei helfen, die Art und Weise, wie sie mit Besuchern und Gästen interagieren, sie über ein digitales Besucherbuch registrieren, sie verwalten und mit ihnen in Kontakt treten, zu rationalisieren und zu automatisieren. Angesichts des explosionsartigen Anstiegs der Ausgaben für die digitale Transformation nach der Pandemie ist es wichtig, Besuchern, Gästen, Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen ein ansprechendes, digitales Erlebnis zu bieten – digitale Besuchermanagementsysteme können das Besuchererlebnis eines Unternehmens effektiv verändern.

Es wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Technologien, die die digitale Transformation ermöglichen, bis 2023 mehr als 2 Billionen US-Dollar betragen werden. Die Modernisierung von Systemen und Plattformen, einschließlich der Besucherverwaltung, wird bei den globalen DX-Investitionen in allen Branchen weiterhin eine Rolle spielen.

Merkmale eines integrierten Besucherverwaltungssystems

Der Begriff „“integriertes Besuchermanagementsystem““ bezieht sich im Allgemeinen auf Systeme, die in das Zutrittskontrollsystem einer Organisation integriert sind. Durch den Einsatz eines integrierten Systems können Organisationen den Zugang von Besuchern und Gästen besser kontrollieren. So können sie zum Beispiel die Betriebssicherheit erhöhen, indem sie Besuchern limitierte Zugangsberechtigungen zu sicheren Bereichen gewähren, das Sicherheitspersonal über ihre Ankunft benachrichtigen, die Besucheraktivitäten verfolgen.

Weitere typische Merkmale dieses Systemtyps sind: Integration mit mobiler Technologie (z. B. Gewährung vorübergehender Zugangsrechte für Besucher über deren Smartphone) Entriegelung von Türen aus der Ferne, Kommunikation mit Gästen und Senden von Benachrichtigungen Sicherheitsdatenprotokolle, Berichte und Analysen zur Besucheraktivität, die Möglichkeit der Gewährung vorübergehender Sicherheitsberechtigungen für Gäste Integration mit Gebäudesicherheits- und Zugangskontrollsystemen.

Geschäftliche Vorteile der Besucherverwaltung

Die Implementierung eines modernen Besuchermanagementsystems kann sich direkt in einer verbesserten Mitarbeiterproduktivität, niedrigeren Betriebskosten, aufschlussreichen Besucherdaten und rationalisierten Check-in-/Check-out-Prozessen niederschlagen. Zu den weiteren wichtigen Vorteilen der Besucherverwaltung für Unternehmen gehören u. a.

Erhöhte Compliance

Datenvorschriften wie GDPR haben die Erwartungen an die Art und Weise, wie Unternehmen Daten erfassen, verarbeiten und speichern, verändert. Digitalisierte Besuchermanagementsysteme erleichtern es Unternehmen, alle Vorgaben sicher einzuhalten.

Bessere Sicherheit

Mit einem Besucherverwaltungssystem haben Unternehmen jederzeit einen Überblick, wer einen Besuch plant, wer bereits eingecheckt hat und wo genau sich die Besucher im Gebäude aufhalten. Die Informationen über die Besucheraktivitäten bedeuten mehr Sicherheit für das Gebäude oder Gelände, insbesondere wenn das System in die physische Zugangskontrolllösung des Gebäudes integriert ist.

Potenzial für niedrigere Kosten

Selbstbedienungskioske mit Registrierung, Check-in, Ausweisdruck und anderen Funktionen können den Prozess der Besucherverwaltung erheblich rationalisieren. Optimierte Arbeitsabläufe und ein geringerer Bedarf an menschlicher Aufsicht können die Betriebskosten senken und zu höherer Produktivität der Mitarbeiter führen.

friendlyway Lösungen: Software und Hardware

Software: friendlyway als Plug & Play Komplettlösung

friendlyway Software kann flexibel auf unterschiedlichen Terminals und Displays eingesetzt werden. Noch einfacher geht es als individuell vorkonfigurierte Komplettlösung mit den Original friendlyway Display- und Kiosklösungen.

friendlyway Cloud-Plattform

Die friendlyway Cloud-Plattform ist der Ort, an dem Inhalte, Module und Bildschirmabläufe erstellt, bearbeitet, verwaltet, geplant und über die Hardware bereitgestellt werden. Darüber hinaus kann die Cloud-Plattform genutzt werden, um angeschlossene Hardware und Geräte zu verwalten, Berichte und Analysen einzusehen sowie Benutzer- und Rollenmanagement durchzuführen.

Weitere bemerkenswerte Funktionen sind:

  • Pay-as-you-go-Lizenzierungsmodell
  • Schnelle Einrichtung und Bereitstellung zahlreicher anpassbarer Module, einschließlich Check-in, Registrierung, Wegweiser und anderer Selbstbedienungsszenarien
  • Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung
  • Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Planen und Veröffentlichen von Inhalten über eine einzige Plattform für mehrere Geräte und Gerätetypen
  • Kompatibilität mit Druckern, Barcode-Scannern, Sensoren, Kameras und Audio-/Videogeräten
  • Berichterstattung und Analyse von Besucheraktivitäten, inklusive Compliance- und Audit-Protokollen
  • API-Integration mit Hardware und Software von Drittanbietern

Unsere cloudbasierte Lösung besteht aus zwei integrierten Teilen: der friendlyway Plattform und dem friendlyway Player. Der Player dient als Client-Software, die lokal auf der Hardware installiert wird. Die Datenübertragung zwischen der Cloud-Plattform und dem friendlyway Player ist vollständig automatisiert. Der Player empfängt alle 10 Minuten Updates und sendet alle 90 Sekunden Daten zurück.

friendlyway Software

Hardware

Unsere Cloud-Plattform ist vollständig in unser vielfältiges Angebot an Hardware-Lösungen integriert, was friendlyway zu einem der wenigen Anbieter von End-to-End-Lösungen in der Branche macht. Kioske, Tablets, Multi-Touch-Displays, Videowände und viele andere Hardwaretypen – alle in Deutschland entwickelt und hergestellt.

Zahlreiche externe Geräte können auf unserer Hardware installiert und integriert werden, darunter:

  • Drucker
  • Peripheriegeräte
  • QR-Scanner
  • Sensoren
  • NFC-Leser
  • Tastaturen
  • Multi-Touch-Schnittstellen
  • Videokameras
  • Zahlungsterminals
friendlyway Hardware

Fazit

Mit einem cloudbasierten System können Unternehmen einen großen Teil des Besuchermanagements automatisieren. Besucher können einen schnellen Check-in-Prozess durchführen, detaillierte Informationen über ihren Besuch erhalten und Zugang zu einem Gebäude erhalten – alles von einem Selbstbedienungs-Kiosk aus.

Als einer der führenden Anbieter von Digital Signage Soft- und Hardware hat friendlyway mit Dutzenden von innovativen, bekannten Marken rund um den Globus zusammengearbeitet, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Effizienz zu steigern und innovative digitale Erlebnisse zu schaffen. Sind Sie bereit, Ihre Kundenzufriedenheit zu verbessern und Ihr Besuchermanagementsystem zu transformieren? Nehmen Sie noch heute Kontakt auf.

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Unser Team freut sich darauf, Ihnen alle Vorteile von friendlyway live zu zeigen.

FAQ

Was ist eine Besucherverwaltungssoftware?

Besucherverwaltungssoftware ist eine Art von Computeranwendung, die von Organisationen verwendet wird, um Besucher, Angestellte und Zeitarbeiter zu verwalten, die ein Büro, eine Einrichtung, ein Unternehmen oder einen ähnlichen Ort betreten.

Wie kann die Besucherverwaltung verbessert werden?

Der Prozess der Besucherverwaltung kann verbessert werden, indem Unternehmen auf ein vollständig digitalisiertes, cloudbasiertes Selbstbedienungssystem umsteigen, das es ihnen ermöglicht, ihre spezifischen Besucherverwaltungsprozesse vollständig zu automatisieren und gleichzeitig den Gästen und/oder Mitarbeitern ein hochwertiges und modernes Besuchererlebnis zu bieten.

Wie verwalten Sie Ihre Besucher?

Um Besucher, Gäste und andere Personen, die das Gelände eines Unternehmens betreten, effektiv zu verwalten, muss man wissen, wie man die richtigen Tools (d. h. Software) mit den richtigen Prozessen (d. h. Best Practices für die Besucherverwaltung) kombiniert. Cloud-basierte Lösungen können einen Großteil der Aufgaben, die üblicherweise mit der Besucherverwaltung verbunden sind (z. B. reibungsloses Ein- und Auschecken, Nachverfolgung von Besuchern, Ankunftsbenachrichtigungen, Datenspeicherung, Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit usw.) erleichtern.

Was sind die Vorteile eines Besucherverwaltungssystems?

Einer der Hauptvorteile eines Besucherverwaltungssystems ist die Möglichkeit, von manuellen Abfertigungs-, Registrierungs- und Zugangsprozessen auf ein vollautomatisches All-in-One-System umzustellen. Die Umstellung von einem manuellen Prozess führt direkt zu einem optimierten Erlebnis für die Besucher und zu einer höheren Effizienz und reibungsloseren Arbeitsabläufen im Unternehmen.

Was ist der Prozess der Besucherverwaltung?

Der Prozess der Besucherverwaltung umfasst die gesamte Erfahrung eines Besuchers – von der Einladung über das Einchecken, die Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter über ihre Ankunft und die Erfassung aller Aktivitäten während des Besuchs bis hin zum Auschecken und Verlassen des Geländes. Die Komplexität des Besucherverwaltungsprozesses einer Organisation hängt ganz vom Standort, der Art des Unternehmens, dem Zweck des Besuchs, der Person des Besuchers und zahlreichen anderen Faktoren ab.

Was ist ein Gästemanagementsystem?

Der Begriff “Gästemanagementsystem” wird häufig verwendet, um die Software- und Hardwareausstattung eines Hotels für die Besucherverwaltung zu beschreiben.

Wie wählt man ein Gästemanagementsystem aus?

Die Wahl des richtigen Systems für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihres Besuchermanagementprozesses. Das System sollte skalierbar, kostengünstig, benutzerfreundlich und so robust wie möglich sein. Die Wahl eines in der Branche etablierten Technologiepartners, der eine breite Palette von Software- und Hardwarelösungen anbietet, wird allgemein empfohlen.