Was ist Besuchermanagement?

friendlyway Digital Signage Platform

Unter Besuchermanagement versteht man den Prozess des Empfangs von Besuchern und/oder Mitarbeitern auf dem Gelände Ihres Unternehmens und die Verwaltung ihrer Anwesenheit. Das Anmelden, Registrieren oder Einchecken von Besuchern ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses. Weitere Elemente sind die Sicherheit der Besucher, die Benachrichtigung bei der Ankunft, die Nachverfolgung und die Einhaltung von Vorschriften – all dies hängt von der jeweiligen Einrichtung/Gebäude, der Branche und den Besucherszenarien eines Unternehmens ab.

Wie digitale Besucherverwaltungssysteme funktionieren

Was sind Besucherverwaltungssysteme? Besucherverwaltungssysteme ermöglichen es Organisationen, die Besucher eines Gebäudes, einer Einrichtung, eines Büros, einer Geschäftsstelle oder eines anderen Standorts effizient zu empfangen, zu verfolgen und zu verwalten. Es gibt drei allgemeine Kategorien von Systemen: Vor-Ort-Systeme, Cloud-basierte Systeme und manuelle Systeme.

Arten der Besucherverwaltung

Im Folgenden finden Sie Übersichten über die beiden häufigsten Arten von Besuchermanagement-Szenarien.

Gäste und Besucher

Bürogebäude, Hotels, Verkehrszentren und sogar große Produktionsstätten haben alle eines gemeinsam: Sie empfangen jedes Jahr eine große Anzahl von Besuchern auf ihrem Gelände. Die Strukturierung eines effizienten Gästemanagementprozesses und der Einsatz der richtigen Technologie sind entscheidende Aspekte, um ein positives Marken- und Besuchererlebnis zu schaffen. friendlyway hat zum Beispiel ein Projekt zur Umgestaltung des Besuchermanagements für einen multinationalen Kunden aus der Fertigungsindustrie in Europa durchgeführt.

Das Unternehmen empfängt jedes Jahr tausende von Besuchern und musste dringend sein veraltetes, papierbasiertes Besuchermanagementsystem rationalisieren und modernisieren. Durch die Umstellung auf unsere Cloud-basierte Software und Kioske konnte das Unternehmen die betriebliche Effizienz maximieren und die Check-in- und Check-out-Prozesse rationalisieren (und dabei gleichzeitig die Sicherheitsvorschriften der Branche einhalten und eine enorme Menge an Papier und Ressourcen einsparen).

Anstatt manuell einzuchecken, Haftungserklärungen zu unterschreiben und mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, können die Besucher nun fast den gesamten Check-in-Prozess an einem Selbstbedienungs-Kiosk durchführen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter die Ein- und Ausgänge der Besucher nicht mehr direkt verwalten, was die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Genau darum geht es bei der Besucherverwaltung – den Prozess für den Besucher einfach und für das Unternehmen wertvoll zu gestalten.

Mitarbeiter, Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte

Es ist möglich, ein Besuchermanagementsystem für Vollzeitangestellte, Auftragnehmer und Zeitarbeiter zu verwenden, um die Prozesse der Personalregistrierung, des Check-in, des Check-out, des Ein- und Ausstempelns und der Zugangskontrolle zu konsolidieren. Darüber hinaus können die meisten modernen Cloud-basierten Systeme mit kompatiblen Zugangskontrollsystemen (z. B. gebäudeinterne Drehkreuze) integriert werden, so dass Unternehmen über eine umfassende Software-/Hardware-Integration verfügen.

In vielen Fällen kann das erste Onboarding von Mitarbeitern (z. B. Erstellung von Ausweisen, Ausfüllen von Einstellungsformularen usw.) auch mit demselben Besuchermanagementsystem über einen Selbstbedienungskiosk durchgeführt werden. Die Mitarbeiter können ihren Ausweis direkt am Kiosk ausdrucken, wobei der Kiosk ihre Daten automatisch mit der Datenbank des Zugangskontrollsystems synchronisiert (für den automatischen Zugang der Mitarbeiter zu den Drehkreuzen). Die Möglichkeit, das Onboarding von Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften, die Gebäuderegistrierung und die Check-in-/Check-out-Prozesse über integrierte Selbstbedienungskioske zu automatisieren, kann die Betriebseffizienz einer Organisation erheblich steigern.

Typischer Schritt-für-Schritt-Prozess

Die friendlyway .NEXT Cloud-Plattform bietet einen intuitiven, schnellen und benutzerfreundlichen Prozess zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Veranstaltungen, zum Hinzufügen von Besuchern, zum Bearbeiten von Besucherlisten und zum Überwachen des gesamten Besuchermanagements. Und so funktioniert’s:

1. Planung von Veranstaltungen und Hinzufügen von Besuchern

Benutzer können Veranstaltungen über die friendlyway.NEXT Cloud-Plattform erstellen, planen und verwalten. Die Erstellung von Besucherlisten für bestimmte Veranstaltungen ist intuitiv, schnell und einfach – Besucher können direkt auf der Plattform oder in großen Mengen durch Hochladen einer Excel-Datei hinzugefügt werden. Nachdem die Besucher auf der Plattform hochgeladen oder hinzugefügt wurden, generiert das System automatisch eindeutige Besucher-IDs für jede Person und aktualisiert die Hauptbesucherliste der Veranstaltung. Die Plattform kann auch verwendet werden, um Besucherfotos automatisch mit den entsprechenden Namen auf der Liste zu verknüpfen (für die Erstellung von Ausweisen).

2. Besucher-, Veranstaltungs- und Einladungsmanagement

Nach der Erstellung einer Veranstaltung und dem Hinzufügen von Besuchern zur Veranstaltungsliste haben die Benutzer Zugriff auf verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Besucherlisten und Veranstaltungen, darunter die Möglichkeit, bestimmte Besucher von einer Liste zu entfernen, Veranstaltungen abzusagen oder zu verschieben, Listen mit zusätzlichen Besuchern zu aktualisieren und Besucherfotos hochzuladen.

Wenn eine Veranstaltung abgesagt oder verschoben werden muss oder bestimmte Besucher zu einer Veranstaltung hinzugefügt/entfernt werden sollen, ist dies mit der Plattform unglaublich einfach und schnell möglich. Veranstaltungen können direkt auf der Plattform gelöscht werden. Besucher können entweder auf der Plattform oder über die Excelliste der Veranstaltung gelöscht werden. Veranstaltungseinladungen können individuell gestaltet, für mehrere Sprachen eingerichtet und in großen Mengen per E-Mail oder Textnachricht versendet werden.

Im Falle einer Veranstaltungsabsage oder -verschiebung sendet das System automatisch eine E-Mail oder SMS mit der Veranstaltungsabsage an die Besucherliste der Veranstaltung. E-Mail-Einladungen können mit Microsoft Outlook über ein herunterladbares Plugin versendet werden.

3. Persönlicher und online Besucher-Check-in

Besucher leiten den Check-in-Prozess ein, indem sie am Check-in-Kiosk einen gültigen Ausweis vorlegen. Wenn der Besucher nicht auf der Liste steht, wird ihm der Zutritt verweigert.

4. COVID-Fragebogen des Besuchers, Einhaltung der Vorschriften und Unterzeichnung der Dokumente

Vertragsformulare, Compliance-Dokumente, COVID-Fragebögen und andere Dokumente können dem Check-in-Prozess hinzugefügt werden, damit die Besucher sie unterschreiben, bevor sie den Check-in-Prozess abschließen und ihre Zugangskarten/ Ausweise erhalten. Hinweis: Der gesamte Check-in-Prozess ist über den Abschnitt „Einstellungen“ auf der friendlyway Plattform vollständig anpassbar. Schritte können hinzugefügt, entfernt oder entsprechend den veranstaltungsspezifischen Anforderungen angepasst werden. Benutzerdefinierte Formulare, Dokumente und Fragebögen können leicht erstellt oder hochgeladen und dem Check-in-Prozess auf der Cloud-Plattform hinzugefügt werden.

5. Druck von Badges oder Ausgabe von Zugangskarten/-anhängern oder Gewährung von Zugang über eine mobile App

Besucher, die auf der Veranstaltungsliste stehen, können sich direkt am Kiosk einen Ausweis ausdrucken. Wenn ein Besucher zu früh zu seiner Veranstaltung kommt, kann er sich „vorregistrieren“ (wenn die Option aktiviert ist) und erhält trotzdem einen Ausweis. Besucher, die zu spät zu einer Veranstaltung kommen, können trotzdem einchecken und ihren Ausweis erhalten.

6. Physischer Zugang zum Gebäude/zu den ausgewiesenen Bereichen mit Zugangsausweis/Karte/Anhänger

Nach dem Einchecken am Selbstbedienungskiosk/Terminal und dem Erhalt des Ausweises oder der Zugangskarte können die Besucher das Gebäude/die Veranstaltung betreten, indem sie ihren ausgedruckten Ausweis an den Drehkreuzen am Eingang/Ausgang des Gebäudes durchziehen oder scannen. Wenn der Besucher für eine der Veranstaltungen des Tages eingecheckt ist, wird ihm am Drehkreuz der Zugang gewährt. Wenn der Besucher nicht für die Veranstaltungen eingecheckt ist, wird ihm der Zugang zum Gebäude/Veranstaltungsort verweigert.

7. Verwaltung, Überwachung und Verfolgung von Besucheraktivitäten

Die Benutzer können die Besucheraktivitäten (z. B. Einchecken, Auschecken usw.) direkt auf der Cloud-Plattform unter dem Abschnitt „Besuchsprotokoll“ verfolgen. Detaillierte Check-in-Informationen, Antworten auf Fragebögen, unterzeichnete Dokumente usw. können online in Echtzeit eingesehen werden.

8. Auschecken des Besuchers

Wenn eine Veranstaltung beendet ist oder ein Besucher für den Tag abreist, kann sein Ausweis/Badge beim Verlassen des Gebäudes an den Drehkreuzen durchgestrichen werden. Wenn der Besucher für die Veranstaltung registriert/eingecheckt war, checkt das System ihn automatisch aus. Wenn der Besucher nicht eingecheckt wurde, wird ihm der Zugang zum Ausgang verweigert.

9. Post-Event-E-Mails und -Benachrichtigungen

Nachdem eine Veranstaltung beendet ist oder ein Besucher ausgecheckt hat, haben die Benutzer die Möglichkeit, Follow-up-E-Mails zu senden. Sie können den Kunden z. B. bitten, ein Feedback zu hinterlassen, zusätzliche Formulare oder Dokumente zu unterzeichnen oder Links zu weiteren Inhalten zu teilen.

10. Berichterstattung

Die Plattform bietet zahlreiche Berichtsfunktionen, wie z. B. detaillierte Besucherinformationen (z. B. Ein- und Auscheckzeiten der Besucher), welche Bereiche der Einrichtung/des Gebäudes besucht wurden, wann bestimmte Bereiche betreten wurden usw. Außerdem können benutzerdefinierte Berichte auf der Grundlage der Inhalte erstellt werden, die den Besuchern angezeigt wurden (z. B. Fragebögen und interaktive Formulare).

Komponenten der Lösung

Software: Angetrieben von der Cloud

Cloud-basierte Software ist das Rückgrat eines modernen Besuchermanagementsystems. Die friendlyway.next Cloud-Plattform bietet Organisationen die Möglichkeit, eine Vielzahl von Inhalten und Erlebnistypen zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten und anzuzeigen – erstellt, bearbeitet und verwaltet aus der Ferne über das Internet.

Die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten, Diensten und Prozessen im Zusammenhang mit dem Besuchermanagement erfolgt über die friendlyway.next Plattform, die dann an den Kiosk-Bildschirm gesendet und dort angezeigt wird, damit die Besucher damit interagieren können.

Hardware: Touchscreen Kioske, Displays und Terminals Die friendlyway.next Kiosk- und Touchscreen-Hardware ist vollständig in unsere cloud-basierten Softwarelösungen integriert und bietet darüber hinaus die Möglichkeit der Integration zahlreicher anderer Hardware-Typen wie Barcode-Scanner, Drucker, ID-Karten-/Badge-Drucker, Kameras, Mikrofone und Sensoren. Die friendlyway.next Plattform synchronisiert sich automatisch mit einem lokal installierten Agenten, der auf jedem Kiosk läuft.

Der Agent lädt den Inhalt aus der Cloud herunter, woraufhin er auf dem Kiosk angezeigt wird (verfügbar für die Interaktion mit dem Endbenutzer). Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Kioske oder Displays in einem Gebäude gleichzeitig mit benutzerdefinierten Inhalten von einer einzigen Plattform aus über das Internet aktualisieren. Das ist die Stärke von cloud-basiertem Besuchermanagement und die Stärke von friendlyway.

Vorteile der kontaktlosen Besucherverwaltung

Automatisiertes, rationalisiertes und schnelleres Einchecken von Besuchern

Einer der größten Vorteile der Implementierung eines Selbstbedienungs-Besuchermanagementsystems besteht darin, dass die Abläufe beim Ein- und Auschecken sowie bei der Besucherregistrierung automatisch viel rationeller und effizienter werden. Selbstbedienungskioske minimieren den Bedarf an zusätzlichem Personal an der Rezeption, im Sicherheitsdienst und im Support, was sich in niedrigeren Betriebskosten niederschlägt. Indem Besucher über kontaktlose Selbstbedienungskioske einchecken können, müssen sich die Mitarbeiter an der Rezeption und in der Verwaltung nicht mehr mit der Verwaltung der Besucher beschäftigen. Das automatisierte System erfasst nahtlos die Besucherdaten, erteilt die entsprechenden Berechtigungen, druckt Ausweise und heißt den Gast im Gebäude willkommen.

Vollständig anpassbar an die gebäudespezifischen Bedürfnisse

Modernste Besuchermanagementsysteme, wie das cloudbasierte Angebot von friendlyway, sind vollständig an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation anpassbar. Mit einem der umfangreichsten Funktionssets der Branche ermöglicht unsere Cloud-basierte Plattform Unternehmen eine reibungslose, schnelle und interaktive Besuchererfahrung für Gäste, Mitarbeiter und Nicht-Mitarbeiter gleichermaßen.

Mehrsprachige Unterstützung

Die Verwendung eines VMS mit Mehrsprachenunterstützung eliminiert das Potenzial für sprachbasierte Missverständnisse vollständig. Die friendlyway Cloud-Plattform unterstützt zahlreiche gängige Sprachen. Das bedeutet, dass jeder Besucher Ihres Gebäudes (egal welche Sprache er spricht) den gleichen Goldstandard an Besuchererfahrung erhält wie alle anderen.

GDPR und Besuchermanagement

Unternehmen, die weltweit anerkannte Datenstandards (wie die GDPR) nicht einhalten, können mit Geldstrafen von bis zu 11 Millionen US-Dollar oder 2 % ihres Jahresumsatzes belegt werden. Und das für Verstöße, die als „geringfügig“ eingestuft werden. Einer der größten Vorteile des Einsatzes eines modernen Besuchermanagementsystems ist, dass es die Verwaltung (und Automatisierung) der Einhaltung von Daten und Datenschutz in hohem Maße unterstützen kann.

Die DSGVO hat eine direkte Auswirkung auf Besucherverwaltungsszenarien, weshalb es wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihre Organisation die Best Practices der DSGVO einhält. Die Verwendung eines Cloud-basierten Besucherverwaltungssystems kann den Aufwand einer Organisation, die die Vorschriften einhalten muss, im Vergleich zu herkömmlichen/manuellen Besucherverwaltungsprozessen (die anfällig für menschliche Fehler und allgemeine Ineffizienz sind) erheblich minimieren.

Warum die berührungslose Besucherregistrierung und Selbstbedienung in der Post-COVID-Wirtschaft zunimmt

Die Entwicklung hin zu Selbstbedienungstechnologien und kontaktlosen Diensten fand schon lange vor der Pandemie statt, aber COVID-19 beschleunigte den digitalen Wandel in fast allen Branchen, was wiederum zu einem dramatischen Anstieg bei der Einführung von kontaktlosen und Selbstbedienungstechnologien führte.

Die Pandemie führte dazu, dass die Kunden digitaler wurden, dass sich die Erwartungen an die Kundenbetreuung in rasantem Tempo veränderten und dass die Unternehmen eine Möglichkeit brauchten, diese neue Nachfrage nach schnellen, nahtlosen und kontaktlosen Erfahrungen zu erfüllen. Laut Deloitte ist die kontaktlose Wirtschaft auf dem besten Weg, sich zu einem Multi-Billionen-Dollar-Markt zu entwickeln, wobei Selbstbedienungslösungen eine entscheidende Rolle für das weltweite Wachstum des Marktes spielen.

Wer kann ein Besucherverwaltungssystem nutzen?

Besucherverwaltungssysteme können für eine breite Palette von Szenarien in zahlreichen Branchen eingesetzt werden. Von Hotels, Verkehrszentren und Regierungsgebäuden bis hin zu Büros und Industrieanlagen – wenn Ihr Unternehmen ein Gebäude oder einen Standort betreibt, der Besucher empfängt, ist die Implementierung eines modernen Besucherverwaltungssystems sehr empfehlenswert.

Neben dem Einchecken von Besuchern oder der Registrierung von Gästen setzen viele Unternehmen Besuchermanagement-Software und Kioske auch für die Mitarbeiterverwaltung ein. So können Unternehmen beispielsweise einen Selbstbedienungskiosk für das Onboarding von Mitarbeitern oder Auftragnehmern, die Registrierung des Gebäudezugangs und das Ein- und Auschecken von Mitarbeitern verwenden.

Wie digitale Besucherverwaltung helfen kann

Digitales Besuchermanagement kann Unternehmen dabei helfen, die Art und Weise, wie sie mit Besuchern und Gästen interagieren, sie verwalten und mit ihnen in Kontakt treten, zu rationalisieren und zu automatisieren. Angesichts des explosionsartigen Anstiegs der Ausgaben für die digitale Transformation nach der Pandemie ist es wichtig, Besuchern, Gästen, Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen ein ansprechendes, digitales Erlebnis zu bieten – digitale Besuchermanagementsysteme können das Besuchererlebnis eines Unternehmens effektiv verändern.

Es wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Technologien, die die digitale Transformation ermöglichen, bis 2023 mehr als 2 Billionen US-Dollar betragen werden. Die Modernisierung von Systemen und Plattformen, einschließlich der Besucherverwaltung, wird bei den globalen DX-Investitionen in allen Branchen weiterhin eine Rolle spielen.

Merkmale eines integrierten Besucherverwaltungssystems

Der Begriff „“integriertes Besuchermanagementsystem““ bezieht sich im Allgemeinen auf Besuchermanagementsysteme, die in das Zutrittskontrollsystem einer Organisation integriert sind. Durch den Einsatz eines integrierten Systems können Organisationen mehr Kontrolle über Besucher und Gäste ausüben (aus der Sicherheitsperspektive), indem sie ihnen entsprechende Zugangsberechtigungen zu sicheren Bereichen gewähren, das Sicherheitspersonal über ihre Ankunft benachrichtigen, die Besucheraktivitäten verfolgen usw.

Weitere typische Merkmale dieses Systemtyps sind: Integration mit mobiler Technologie (z. B. Gewährung vorübergehender Zugangsrechte für Besucher über deren Smartphone) Entriegelung von Türen aus der Ferne, Kommunikation mit Gästen und Senden von Benachrichtigungen Sicherheitsdatenprotokolle, Berichte und Analysen zur Besucheraktivität Möglichkeit der Gewährung vorübergehender Sicherheitsberechtigungen für Gäste Integration mit Gebäudesicherheits- und Zugangskontrollsystemen.

Geschäftliche Vorteile der Besucherverwaltung

Die Implementierung eines modernen Besuchermanagementsystems kann sich direkt in einer verbesserten Mitarbeiterproduktivität, niedrigeren Betriebskosten, aufschlussreichen Besucherdaten und rationalisierten Check-in-/Check-out-Prozessen niederschlagen. Zu den weiteren wichtigen Vorteilen der Besucherverwaltung für Unternehmen gehören u. a.

Erhöhte Compliance

Datenvorschriften wie GDPR haben die Erwartungen an die Art und Weise, wie Unternehmen Daten erfassen, verarbeiten und speichern, verändert. Digitalisierte Besuchermanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen, die neuen Datenvorschriften zu erfüllen (und einzuhalten).

Bessere Sicherheit

Mit einem Besucherverwaltungssystem können Unternehmen genau wissen, wer in ihr Gebäude kommen will, wer bereits eingecheckt hat und wo genau sich die Besucher im Gebäude aufhalten (und was sie tun). Ein besserer Überblick über die Besucheraktivitäten bedeutet ein sichereres Gebäude, insbesondere wenn das System in die Zugangskontrolllösung des Gebäudes integriert ist.

Potenzial für niedrigere Kosten

Selbstbedienungskioske mit Registrierung, Check-in, Ausweisdruck und anderen Funktionen können den Prozess der Besucherverwaltung erheblich rationalisieren. Optimierte Arbeitsabläufe und ein geringerer Bedarf an menschlicher Aufsicht können zu niedrigeren Betriebskosten und höherer Produktivität der Mitarbeiter führen.

friendlyway Lösungen: Software und Hardware

Software

Die friendlyway.NEXT Cloud-Plattform ist der Ort, an dem Inhalte, Module und Bildschirmabläufe erstellt, bearbeitet, verwaltet, geplant und auf der Anzeigehardware bereitgestellt werden. Darüber hinaus kann die Cloud-Plattform genutzt werden, um angeschlossene Hardware und Geräte zu verwalten, Berichte und Analysen einzusehen sowie Benutzer- und Rollenmanagement durchzuführen. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind:

  • Kompatibel mit Windows
  • und Android-Hardware
  • Pay-as-you-go-Lizenzierungsmodell
  • Schnelle Einrichtung und Bereitstellung zahlreicher anpassbarer Module, einschließlich Check-in, Registrierung, Wegweiser und anderer Selbstbedienungsszenarien
  • Benutzer-, Rollen
  • und Rechteverwaltung
  • Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Planen und Veröffentlichen von Inhalten über eine einzige Plattform für mehrere Geräte und Gerätetypen
  • Kompatibel mit Druckern, Barcode-Scannern, Sensoren, Kameras und Audio-/Videogeräten
  • Berichterstattung und Analyse der Besucheraktivitäten, einschließlich Compliance
  • und Audit-Protokolle
  • API-Integration mit Hardware und Software von Drittanbietern Unsere cloudbasierte

Lösung besteht aus zwei integrierten Teilen: der friendlyway.NEXT Plattform und dem friendlyway.NEXT Player. Der Player dient als Client-Software, die lokal auf Ihrer Windows- oder Android-basierten Hardware installiert wird. Die Datenübertragung zwischen der Cloud-Plattform und dem friendlyway.NEXT Player ist vollständig automatisiert. Der Player empfängt alle 10 Minuten Updates und sendet alle 90 Sekunden Daten zurück.

Hardware

Unsere Cloud-Plattform ist vollständig in unser vielfältiges Angebot an Hardware-Lösungen integriert, was friendlyway zu einem der wenigen Anbieter von End-to-End-Lösungen in der Branche macht. Kioske, Tablets, Multi-Touch-Displays, Videowände und viele andere Hardwaretypen – alle in Deutschland entwickelt und hergestellt. Zahlreiche externe Geräte können auf unserer Hardware installiert und integriert werden, darunter:

  • Drucker
  • Peripheriegeräte
  • QR-Scanner
  • Sensoren
  • NFC-Leser
  • Tastaturen
  • Multi-Touch-Schnittstellen
  • Videokameras
  • Zahlungsterminals

Urteil

Mit einem cloudbasierten System können Unternehmen einen großen Teil des Besuchermanagements automatisieren. Besucher können einen schnellen Check-in-Prozess durchführen, detaillierte Informationen über ihren Besuch erhalten und Zugang zu einem Gebäude erhalten – alles von einem Selbstbedienungs-Kiosk aus.

Als einer der führenden Anbieter von Digital Signage Software und Hardware hat friendlyway mit Dutzenden von innovativen, bekannten Marken rund um den Globus zusammengearbeitet, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Effizienz zu steigern und innovative digitale Erlebnisse zu schaffen. Sind Sie bereit, Ihre Kundenzufriedenheit zu verbessern und Ihr Besuchermanagementsystem zu transformieren? Nehmen Sie noch heute Kontakt auf.

FAQ

Was ist eine Besucherverwaltungssoftware?

Besucherverwaltungssoftware ist eine Art von Computeranwendung, die von Organisationen verwendet wird, um Besucher, Angestellte und Zeitarbeiter zu verwalten, die ein Büro, eine Einrichtung, ein Unternehmen oder einen ähnlichen Ort betreten.

Wie kann die Besucherverwaltung verbessert werden?

Der Prozess der Besucherverwaltung kann verbessert werden, indem Unternehmen auf ein vollständig digitalisiertes, cloudbasiertes Selbstbedienungssystem umsteigen, das es ihnen ermöglicht, ihre spezifischen Besucherverwaltungsprozesse vollständig zu automatisieren und gleichzeitig den Gästen und/oder Mitarbeitern ein hochwertigeres (und moderneres) Besuchererlebnis zu bieten.

Wie verwalten Sie Ihre Besucher?

Um Besucher, Gäste und andere Personen, die das Gelände eines Unternehmens betreten, effektiv zu verwalten, muss man wissen, wie man die richtigen Tools (d. h. Software) mit den richtigen Prozessen (d. h. Best Practices für die Besucherverwaltung) kombiniert. Cloud-basierte Lösungen erleichtern einen Großteil der Probleme, die üblicherweise mit der Besucherverwaltung verbunden sind (z. B. reibungsloses Ein- und Auschecken, Nachverfolgung von Besuchern, Ankunftsbenachrichtigungen, Datenspeicherung, Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit usw.).

Was sind die Vorteile eines Besucherverwaltungssystems?

Einer der Hauptvorteile eines Besucherverwaltungssystems ist die Möglichkeit, von manuellen Abfertigungs-, Registrierungs- und Zugangsprozessen auf ein vollautomatisches All-in-One-System umzustellen. Die Umstellung von einem manuellen Prozess führt direkt zu einem optimierten VX auf der Vorderseite und zu einer höheren Effizienz und reibungsloseren Arbeitsabläufen auf der Geschäftsseite.

Was ist der Prozess der Besucherverwaltung?

Der Prozess der Besucherverwaltung umfasst die gesamte Erfahrung eines Besuchers – vom Ein- und Auschecken, der Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter über ihre Ankunft und ihre Aktivitäten während des Besuchs bis hin zum Auschecken und Verlassen des Geländes. Die Komplexität des Besucherverwaltungsprozesses einer Organisation hängt ganz vom Standort, der Art des Unternehmens, dem Zweck des Besuchs, der Person des Besuchers und zahlreichen anderen Faktoren ab.

Was ist ein Gästemanagementsystem?

Der Begriff “Gästemanagementsystem” wird häufig verwendet, um die Software- und Hardwareausstattung eines Hotels für die Besucherverwaltung zu beschreiben.

Wie wählt man ein Gästemanagementsystem aus?

Die Wahl des richtigen Systems für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihres Besuchermanagementprozesses. Das System sollte skalierbar, kostengünstig, benutzerfreundlich und so robust wie möglich sein. Die Wahl eines in der Branche etablierten Technologiepartners, der eine breite Palette von Software- und Hardwarelösungen anbietet, wird allgemein empfohlen.