Sichere Umsetzung der CleanRoom-Richtlinien durch digitalen Check-in am Tablet

Am Standort von CWS Cleanrooms bestand die Herausforderung, den Empfangsprozess für Besucher effizienter und digitaler zu gestalten. Es gab keine Rezeption, um Gäste abzuholen, und die Workflows waren nicht digitalisiert, wodurch Compliance-Anforderungen nicht optimal erfüllt wurden.

Weitere spezifische Herausforderungen waren:

• Zutritt: Die Eingangstür war dauerhaft verschlossen, und der begrenzte Platz in der Schleuse ließ keine Möglichkeit für eine Rezeption zu. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass Besucher nicht lange warten und dennoch schnell, komfortabel und effektiv unterwiesen werden. Zudem musste die Möglichkeit gegeben werden, das zuständige Personal zu kontaktieren, um abgeholt zu werden.
• Compliance-Anforderungen: Jeder Gast musste gemäß der CleanRoom-Richtlinie unterwiesen werden, bevor er das Reinraumgebiet betreten konnte.
• Fehlende Automatisierung: Der Besucherverwaltungsprozess war nicht standardisiert und erforderte eine manuelle Abwicklung.

CWS Cleanrooms Deutschland entschied sich für die Implementierung des friendlyway Counter 12 Tablets mit Wandmontage und der VISITOR FLOW Software, um den Empfangsprozess zu automatisieren und die Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Hardware

• Counter 12 Tablet mit intuitivem Touchscreen zur Selbstregistrierung
• Wandmontage direkt am Eingang für einfachen Zugriff

Software und Funktionen

• Digitale Unterzeichnung: Besucher lesen und bestätigen die CleanRoom-Richtlinie direkt auf dem Tablet, bevor sie den Reinraum betreten.
• Video-Telefonie mit Microsoft Teams: Besucher können sich per Videoanruf mit den zuständigen Mitarbeitern in Verbindung setzen, um abgeholt zu werden.
• Automatische Benachrichtigung: Sobald sich ein Gast registriert, wird die zuständige Kontaktperson per E-Mail und Teams-Anruf informiert.
• Protokollierung und Compliance: Alle Besuche werden automatisch dokumentiert, um die Sicherheits- und Audit-Anforderungen zu erfüllen.
• Outlook-Integration: Die Besucher werden direkt aus dem Outlook-Kalender des zuständigen Mitarbeiters eingeladen. Sie erhalten eine E-Mail mit einem QR-Code für den schnellen Check-in vor Ort. Die Erfassung der Personendaten am Tablet entfällt.
• Vorregistrierung: Zudem besteht für Besucher die Möglichkeit, sich vorzuregistrieren,  die CleanRoom-Vorgaben online abzurufen und ihre Kenntnisnahme zu bestätigen. Eine Unterweisung beim Check-in ist dann nicht mehr erforderlich. So wird der Zutrittsprozess noch einmal deutlich verkürzt.

Die Einführung des Counter 12 Tablets mit der VISITOR FLOW Software hat den Empfangsprozess bei CWS Cleanrooms grundlegend verbessert:

• Erhöhte Effizienz: Besucher können sich selbstständig registrieren, wodurch Wartezeiten reduziert und der Verwaltungsaufwand minimiert wird.
• Verbesserte Sicherheit: Der digitale Prozess stellt sicher, dass alle Besucher die erforderlichen CleanRoom-Richtlinien einhalten.
• Optimierte Visitor Experience: Die automatische Benachrichtigung und Video-Telefonie ermöglichen einen reibungslosen Empfang ohne physische Rezeption.
• Compliance-Sicherung: Die digitale Unterzeichnung und Protokollierung garantieren eine rechtskonforme und auditierbare Besucherverwaltung.

Mit dieser digitalen Lösung hat CWS Cleanrooms in Deutschland nicht nur seinen Empfangsbereich modernisiert, sondern auch einen neuen Standard für Effizienz, Sicherheit und Besucherfreundlichkeit gesetzt – eine Investition, die den Reinraumzugang einfacher, schneller und zukunftssicher macht.