Auftragnehmer Management Systeme

friendlyway Digital Signage Platform

Zeitarbeitskräfte, Auftragnehmer und andere Arten von befristeten Arbeitsverhältnissen sind in Unternehmen in fast allen Branchen zu einer festen Größe geworden. Zeitarbeitskräfte ermöglichen zwar Kosteneinsparungen, strategische Flexibilität und Skalierbarkeit, doch ihre effiziente Verwaltung kann eine Herausforderung sein. Systeme zur Verwaltung von Zeitarbeitskräften können die Art und Weise verändern, wie Unternehmen alle Aspekte ihrer Zeitarbeitskräfte, Besucher und temporären Mitarbeiter überwachen und verwalten.

Merkmale des Besucher- und Auftragnehmerverwaltungssystems

ID-Ausweise

Eine der wichtigsten Funktionen moderner Besucherverwaltungssoftware ist die Möglichkeit für Besucher und Auftragnehmer, schnell ID-Ausweise für den Zugang zur Einrichtung, zum Gebäude oder zur Baustelle zu drucken. Anstatt die herkömmliche Methode zu verwenden, bei der sich die Mitarbeiter manuell registrieren, anmelden und für jeden Besucher einen Ausweis ausdrucken müssen, bieten Besucher- und Fremdfirmenverwaltungssysteme diese Funktion als Selbstbedienungsfunktion an – was die Produktivität steigert, den Durchsatz erhöht und die Gesamteffizienz verbessert.

Einführungen

Es ist wichtig, dass Sie die branchenüblichen und behördlichen Vorschriften einhalten, indem Sie von Ihren Auftragnehmern und Zeitarbeitskräften verlangen, dass sie einen Einführungsprozess durchlaufen. Durch den Einsatz eines Systems zur Verwaltung von Auftragnehmern können Unternehmen einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, indem sie ihn als Selbstbedienungsfunktion in den Check-in-Prozess für Auftragnehmer integrieren.

Alle Daten, Formulare, Dokumente, Lizenzen und Zertifizierungen sind über die Webplattform des Systems in Echtzeit einsehbar, so dass Unternehmen rund um die Uhr Zugriff auf die einarbeitungsrelevanten Informationen ihrer Vertragsmitarbeiter haben.

Mitarbeiter-Benachrichtigungen

Moderne webbasierte Plattformen für die Verwaltung von Auftragnehmern ermöglichen es den Mitarbeitern, in Echtzeit Benachrichtigungen über die Aktivitäten ihrer Auftragnehmer und Besucher zu erhalten, unabhängig davon, wo sie sich befinden, an welchem Standort sie arbeiten oder was sie gerade tun. Durch den Einsatz eines Systems, das auf Cloud- und Web-Technologien basiert, können die Mitarbeiter über alle Aktivitäten in einer Anlage, einem Gebäude oder auf einer Baustelle informiert werden.

Gesundheit und Sicherheit

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen in bestimmten Branchen, z. B. im verarbeitenden Gewerbe, auf Tausende von Auftragnehmern oder Zeitarbeitskräften pro Tag angewiesen sind. Die Sicherstellung, dass jeder Arbeiter die entsprechenden Formulare, Vereinbarungen oder Dokumente zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ausgefüllt, unterschrieben und eingereicht hat, kann die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um Arbeiter in seine Einrichtung oder auf seine Baustelle einzulassen, exponentiell erhöhen.

Systeme zur Verwaltung von Auftragnehmern und Besuchern verfügen in der Regel über Schnellunterschriftsbildschirme als Teil des Selbstbedienungsregistrierungs-, Onboarding- und Check-in-Prozesses. Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieses Prozesses sind Unternehmen in der Lage, hochgradig optimierte Onboarding-Prozesse für Auftragnehmer und Besucher bereitzustellen.

Benutzerdefinierte Fragen

Eine der nützlichen Funktionen eines typischen Besucherverwaltungssystems oder einer Softwareanwendung ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dokumente, Formulare oder Fragebögen zu erstellen, die Besucher und Mitarbeiter während des Registrierungs- und Anmeldeprozesses ausfüllen müssen. Ganz gleich, ob Sie branchenspezifische Compliance-Dokumente, Formulare für Gesundheitsinformationen oder andere benutzerdefinierte Anforderungen ausfüllen müssen, es ist wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Besucherverwaltungsanwendung diese Möglichkeit bietet.

Willkommens-E-Mail

Mit einer webbasierten Software zur Verwaltung von Auftragnehmern können Unternehmen ihren Besuchern und Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich per E-Mail für den Zutritt zu Gebäuden oder Einrichtungen anzumelden. Die Besucher können die erforderlichen Informationen bereits vor ihrer Ankunft am Standort der Organisation ausfüllen und den Anmeldevorgang schnell abschließen, indem sie einen QR-Code oder eine Bestätigungsnummer eingeben oder ihre persönlichen Daten in den Kiosk, das Tablet oder den interaktiven Bildschirm eingeben, auf dem die Besucherverwaltungssoftware installiert ist – so wird der Besuch effizienter, schneller und automatisierter.

Softwarelösung für die Verwaltung von Besuchern und Auftragnehmern

Wenn Ihr Unternehmen Besucher, Mitarbeiter oder Auftragnehmer in seinen Einrichtungen, Gebäuden oder an anderen Standorten empfängt, bieten Softwarelösungen für die Besucher- und Auftragnehmerverwaltung eine höhere Effizienz, regelkonformere Prozesse und eine Vielzahl anderer Funktionen – in den folgenden Abschnitten gehen wir auf einige der wichtigsten Vorteile ein.

Vorteile

Abhängig von der Art des Unternehmens, der Branche, dem Standort und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens kann eine Software für die Vertragsverwaltung eine Vielzahl von Vorteilen bieten – einfachere Check-in-Prozesse, Automatisierung und erhöhte Produktivität sind nur einige Beispiele. In den folgenden Abschnitten werden die Vorteile im Detail erläutert.

Merkmale des Besucher- und Auftragnehmerverwaltungssystems ID-Ausweise Eine der wichtigsten Funktionen moderner Besucherverwaltungssoftware ist die Möglichkeit für Besucher und Auftragnehmer, schnell ID-Ausweise für den Zugang zur Einrichtung, zum Gebäude oder zur Baustelle zu drucken. Anstatt die herkömmliche Methode zu verwenden, bei der sich die Mitarbeiter manuell registrieren, anmelden und für jeden Besucher einen Ausweis ausdrucken müssen, bieten Besucher- und Fremdfirmenverwaltungssysteme diese Funktion als Selbstbedienungsfunktion an – was die Produktivität steigert, den Durchsatz erhöht und die Gesamteffizienz verbessert.

Einführungen

Es ist wichtig, dass Sie die branchenüblichen und behördlichen Vorschriften einhalten, indem Sie von Ihren Auftragnehmern und Zeitarbeitskräften verlangen, dass sie einen Einführungsprozess durchlaufen. Durch den Einsatz eines Systems zur Verwaltung von Auftragnehmern können Unternehmen einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, indem sie ihn als Selbstbedienungsfunktion in den Check-in-Prozess für Auftragnehmer integrieren. Alle Daten, Formulare, Dokumente, Lizenzen und Zertifizierungen sind über die Webplattform des Systems in Echtzeit einsehbar, so dass Unternehmen rund um die Uhr Zugriff auf die einarbeitungsrelevanten Informationen ihrer Vertragsmitarbeiter haben.

Mitarbeiter-Benachrichtigungen

Moderne webbasierte Plattformen für die Verwaltung von Auftragnehmern ermöglichen es den Mitarbeitern, in Echtzeit Benachrichtigungen über die Aktivitäten ihrer Auftragnehmer und Besucher zu erhalten, unabhängig davon, wo sie sich befinden, an welchem Standort sie arbeiten oder was sie gerade tun. Durch den Einsatz eines Systems, das auf Cloud- und Web-Technologien basiert, können die Mitarbeiter über alle Aktivitäten in einer Anlage, einem Gebäude oder auf einer Baustelle informiert werden.

Gesundheit und Sicherheit

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen in bestimmten Branchen, z. B. im verarbeitenden Gewerbe, auf Tausende von Auftragnehmern oder Zeitarbeitskräften pro Tag angewiesen sind. Die Sicherstellung, dass jeder Arbeiter die entsprechenden Formulare, Vereinbarungen oder Dokumente zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ausgefüllt, unterschrieben und eingereicht hat, kann die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um Arbeiter in seine Einrichtung oder auf seine Baustelle einzulassen, exponentiell erhöhen. Systeme zur Verwaltung von Auftragnehmern und Besuchern verfügen in der Regel über Schnellunterschriftsbildschirme als Teil des Selbstbedienungsregistrierungs-, Onboarding- und Check-in-Prozesses. Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieses Prozesses sind Unternehmen in der Lage, hochgradig optimierte Onboarding-Prozesse für Auftragnehmer und Besucher bereitzustellen.

Benutzerdefinierte Fragen

Eine der nützlichen Funktionen eines typischen Besucherverwaltungssystems oder einer Softwareanwendung ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dokumente, Formulare oder Fragebögen zu erstellen, die Besucher und Mitarbeiter während des Registrierungs- und Anmeldeprozesses ausfüllen müssen. Ganz gleich, ob Sie branchenspezifische Compliance-Dokumente, Formulare für Gesundheitsinformationen oder andere benutzerdefinierte Anforderungen ausfüllen müssen, es ist wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Besucherverwaltungsanwendung diese Möglichkeit bietet. Willkommens-E-Mail Mit einer webbasierten Software zur Verwaltung von Auftragnehmern können Unternehmen ihren Besuchern und Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich per E-Mail für den Zutritt zu Gebäuden oder Einrichtungen anzumelden. Die Besucher können die erforderlichen Informationen bereits vor ihrer Ankunft am Standort der Organisation ausfüllen und den Anmeldevorgang schnell abschließen, indem sie einen QR-Code oder eine Bestätigungsnummer eingeben oder ihre persönlichen Daten in den Kiosk, das Tablet oder den interaktiven Bildschirm eingeben, auf dem die Besucherverwaltungssoftware installiert ist – so wird der Besuch effizienter, schneller und automatisierter.

Softwarelösung für die Verwaltung von Besuchern und Auftragnehmern Wenn Ihr Unternehmen Besucher, Mitarbeiter oder Auftragnehmer in seinen Einrichtungen, Gebäuden oder an anderen Standorten empfängt, bieten Softwarelösungen für die Besucher- und Auftragnehmerverwaltung eine höhere Effizienz, regelkonformere Prozesse und eine Vielzahl anderer Funktionen – in den folgenden Abschnitten gehen wir auf einige der wichtigsten Vorteile ein. Vorteile Abhängig von der Art des Unternehmens, der Branche, dem Standort und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens kann eine Software für die Vertragsverwaltung eine Vielzahl von Vorteilen bieten – einfachere Check-in-Prozesse, Automatisierung und erhöhte Produktivität sind nur einige Beispiele. In den folgenden Abschnitten werden die Vorteile im Detail erläutert.

Ersetzen Sie Ihr manuelles Anmeldeverfahren durch einen Selbstbedienungskiosk

In Kombination mit einer Cloud-basierten Plattform zur Verwaltung von Vertragspartnern können Selbstbedienungskioske die gesamte Methode zur Verwaltung von Vertragspartnern und Besuchern in Ihrem Unternehmen verbessern.

Die Kioske bieten eine vollständige Selbstbedienung und senden automatisch alle erfassten Informationen an die webbasierte Software, um den Fernzugriff, die Anzeige und die Verwaltung zu erleichtern. Auftragnehmer und Besucher können sich einfach direkt am Kiosk registrieren und anmelden und zum nächsten Schritt des Erfassungsprozesses übergehen.

Mobile Anmeldung

Mobile Sign-In-Funktionen sind bei den meisten modernen Managementlösungen auf dem Markt üblich. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter und Besucher einen Teil oder den gesamten Anmeldeprozess über ihr Mobiltelefon abwickeln, was einen schnellen Registrierungs-, Check-in- und Onboarding-Prozess ermöglicht.

Unbesetzte Standorte überwachen

Unternehmen, die Fremdfirmen und Zeitarbeiter einsetzen, haben manchmal kein offizielles Personal auf ihren Baustellen. Mit einer Lösung für die Verwaltung von Fremdfirmen und Besuchern können Unternehmen alle Aspekte der Aktivitäten von Fremdfirmen und Besuchern über das Internet ferngesteuert überwachen. Zu den Aktivitäten gehören z. B. die Zeiten, zu denen die Mitarbeiter ein- und ausgehen, die Bereiche, auf die zugegriffen wurde, die Formulare oder Dokumente, die eingereicht/unterschrieben wurden, usw.

Zeit- und Anwesenheitsberichte

Die Möglichkeit, Zeit- und Anwesenheitsberichte einzusehen, ist eine wichtige Funktion, auf die Sie bei der Suche nach einer Lösung für die Verwaltung von Auftragnehmern achten sollten. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, einen detaillierten Einblick in die Arbeitsleistung ihrer Auftragnehmer zu erhalten – Zeiten, Tage, Stunden und andere detaillierte Anwesenheitsdetails. Unternehmen können von einem genauen, digital basierten System zur Verfolgung der Aktivitäten ihrer externen Mitarbeiter profitieren.

Live-Anmelde-Dashboard

Live-Sign-In-Dashboards, die ein gängiges Merkmal der meisten modernen Systeme sind, ermöglichen es Unternehmen, die Anmelde-, Check-In- und Check-Out-Aktivitäten in Echtzeit für alle Hardwaresysteme anzuzeigen, auf denen die Plattform installiert oder in die sie integriert ist.

In der Vergangenheit war diese Art von Daten nur nach manueller Dateneingabe oder zu bestimmten Tageszeiten verfügbar, wenn Daten von lokal angeschlossenen Geräten abgerufen wurden. Jetzt können Unternehmen die web- und cloudbasierten Plattformen nutzen, um Anmeldedaten zu sehen, während sie tatsächlich stattfinden, und so einen umfassenderen und realistischeren Überblick über die Aktivitäten von Besuchern oder Auftragnehmern erhalten.

Schnelles Einchecken

Ein schnellerer und nahtloserer Check-in-Prozess ist einer der Hauptvorteile einer Kiosklösung, die in ein Besucher-/Auftragnehmerverwaltungssystem integriert ist. Mitarbeiter und Besucher müssen nicht mehr in Schlangen warten, Unternehmen können mehr Personen effizienter durch ihre Einrichtungen befördern, und die Mitarbeiter können produktiver arbeiten, da sie sich nicht auf langwierige Dateneingabeaufgaben konzentrieren müssen.

Zugangskontrolle

Lieferanten- und Besuchermanagementlösungen, die mit Hardware/Software von Drittanbietern integriert werden können, wie z.B. die friendlyway.NEXT Cloud Platform, können die Gebäudesicherheit erhöhen, indem sie den Sicherheitszugang rationalisieren und automatisieren.

Zum Beispiel kann das System direkt mit einem Sicherheitsdrehkreuz integriert werden, wobei nur vorher genehmigte Besucher oder Mitarbeiter das Gebäude über das Drehkreuz betreten können. Bei modernen Lösungen können alle Aspekte über das Internet mit einer cloudbasierten Anwendung gesteuert und verwaltet werden – es wird empfohlen, eine Lösung zu erwerben, die Hardware- und Softwareintegrationen von Drittanbietern umfasst.

Benachrichtigungen

Bei vorkonfigurierten Interaktionen, Ereignissen oder Aktivitäten an einem Kiosk oder wenn bestimmte Informationen in das Vertragsmanagement-System eingegeben werden, können Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet werden. Die meisten modernen Lösungen bieten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu erstellen sowie ausgehende Benachrichtigungen einzurichten, die Besuchern, Auftragnehmern oder Gästen über Kioske oder andere interaktive Hardware (z. B. Tablets, interaktive Bildschirme usw.) angezeigt werden.

Kioske für die Besucherverwaltung

Die Kombination der Leistungsfähigkeit einer cloudbasierten Besucherverwaltungsplattform mit einer Selbstbedienungs-Kiosklösung öffnet die Tür zu einer Vielzahl von zusätzlichen Vorteilen. Nämlich erhöhte Effizienz, gesteigerte Mitarbeiterproduktivität, nahtlose digital-basierte Besuchererlebnisse und vereinfachtes Backend-Management von Besuchern, Gästen oder Mitarbeitern.

Nicht viele Unternehmen bieten sowohl Selbstbedienungskioske als auch Besuchermanagement-Software an – friendlyway ist anders. Wir sind ein branchenführender Kiosk-Hersteller und unsere Cloud-basierten Software-Module revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen interaktive digitale Erlebnisse bieten.

Abschließender Gedanke

Die Art und Weise, wie Unternehmen Auftragnehmer, Zeitarbeiter und Besucher verwalten, beaufsichtigen und nachverfolgen, hat sich verändert – die Software für Auftragnehmer- und Besuchermanagement ermöglicht es Unternehmen, diese Prozesse digital zu transformieren, indem sie die Leistungsfähigkeit von Cloud-, Web- und Selbstbedienungstechnologien nutzt.

Unabhängig von der Branche, dem Standort oder der Größe des Unternehmens kann diese Art von Lösung, wenn sie richtig implementiert wird, einen enormen Einfluss auf den Betrieb, die Verwaltung und die allgemeine Unternehmenseffizienz haben.

FAQ

Was ist die Einhaltung der Vorschriften für Auftragnehmer?

Unter Compliance-Management versteht man im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe den Prozess, bei dem ein Unternehmen überwacht, bewertet und sicherstellt, dass seine Auftragnehmer sowohl die internen als auch die externen gesetzlichen oder branchenbezogenen Vorschriften einhalten – bestimmte Plattformen für das Auftragnehmermanagement bieten diese Funktion als Teil ihres Serviceangebots an.