Digitale Service Points im Überblick: Integration, Datenschutz und Mehrwert

Digitale Service Points revolutionieren die Kundenkommunikation im stationären Handel. Als moderne Selbstbedienungs- und Informationslösungen verbinden sie Effizienz mit Nutzerfreundlichkeit und schaffen neue Touchpoints entlang der Customer Journey – sei es im Laden, in der Verwaltung oder unterwegs. Für Handelsunternehmen in Deutschland bieten sie eine zentrale Chance, Prozesse zu automatisieren, Servicekosten zu senken und gleichzeitig das Kundenerlebnis zu verbessern. Hier erfahren Sie, was digitale Service Points leisten, wo sie sinnvoll eingesetzt werden und worauf es bei Auswahl, Inhalten und technischer Umsetzung ankommt.

Was sind digitale Service Points?

Definition und Abgrenzung zu klassischen Terminals

Digitale Service Points sind moderne Selbstbedienungsstationen mit digitalen Bildschirmen, die Besuchern Informationen und Dienste bereitstellen. Dazu zählen beispielsweise interaktive Touchscreen-Kioske, digitale Info-Stelen oder Wegweiser-Displays. Im Gegensatz zu klassischen Terminals, die oft nur eine starre Einzelaufgabe erfüllen, vereinen digitale Service Points zahlreiche Funktionen in einem Gerät und sind vernetzt angebunden. Sie automatisieren Kundeninteraktionen und ermöglichen eine nahtlose Einbindung in digitale Prozesse, was in Zeiten fortschreitender Digitalisierung entscheidend ist. So können Unternehmen an einem einzigen „Point of Service“ vielfältige Serviceangebote bereitstellen – von Information über Beratung bis hin zu Transaktionen – ohne die Einschränkungen herkömmlicher, isolierter Terminals.

Typische Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Digitale Service Points übernehmen vielfältige Aufgaben, um Kunden und Besuchern einen Mehrwert zu bieten. Häufig dienen sie als Informationsquelle, z. B. mit aktuellen Produktinformationen, Lageplänen oder FAQs, die der Nutzer selbstständig abrufen kann. Sie können aber auch transaktionale Funktionen bieten: Ticketkauf, Check-in/Check-out, Bestellaufgabe oder Bezahlvorgänge direkt am Terminal. Moderne Modelle verfügen je nach Bedarf über zusätzliche Komponenten – von Druckern (für Beleg- oder Ticketdruck) bis zu Zahlungsterminals – und unterstützen z. B. das Auslesen von QR-Codes oder Kundenkarten.

Selbstbedienungs-Kioske können so z. B. Zahlungen entgegennehmen, Fahrkarten drucken oder Formulare bereitstellen. Insgesamt ermöglichen diese Funktionen den Kunden, Services schnell und eigenständig zu nutzen, wodurch Personal entlastet und der Servicegrad erhöht wird.

Vorteile für Unternehmen

Welche Vorteile bieten digitale schwarze Bretter für den Betreiber?

Digitale schwarze Bretter schaffen echten Mehrwert für Unternehmen, indem sie klassische Kommunikationskanäle transformieren und zentrale Prozesse modernisieren. Statt manueller Aushänge profitieren Unternehmen von einem zentral gesteuerten Informationssystem, das Inhalte in Echtzeit aktualisieren kann – standortübergreifend und zielgerichtet.

Gerade für größere Unternehmen mit verteilten Teams ist das ein entscheidender Effizienzfaktor: Die Personalabteilung kann aktuelle Hinweise zur Arbeitszeit, Sicherheit oder interne Veranstaltungen direkt auf Bildschirmen in Pausenräumen oder Eingangsbereichen anzeigen lassen. Die Möglichkeit, multimediale Inhalte zu nutzen (z. B. kurze Videos oder animierte Grafiken), verbessert die Aufmerksamkeit und steigert die Informationsaufnahme nachhaltig – im Sinne moderner Psychology of Self.

Auch sensible Informationen aus der digitalen Personalakte – etwa Änderungen in der Unternehmensstruktur oder neue Regelungen – lassen sich standortspezifisch und sicher verbreiten, ohne E-Mail-Flut oder Druckkosten. Das System sorgt für Transparenz im Unternehmen und trägt zur Eigenverantwortung der Belegschaft bei.

Effizienz durch Automatisierung

Digitale schwarze Bretter automatisieren Kommunikationsprozesse, die bislang zeitaufwändig waren. Inhalte werden direkt aus bestehenden HR-Systemen oder der HR-Software übernommen und ohne manuelle Zwischenschritte angezeigt – von Schichtplänen über Urlaubsregelungen bis hin zu wichtigen Deadlines.

Dadurch können Personaler Prozesse effizienter verwalten und administrative Aufgaben wie das Aktualisieren von Informationen oder das Einsehen von Statusmeldungen vollständig digitalisieren. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch Führungskräften, gezielter zu genehmigen, zu kommunizieren und zu steuern.

Typische Einsatzbereiche

Verwaltung und öffentliche Einrichtungen

In Ämtern, Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen kommen digitale Service Points häufig als Bürgerterminals zum Einsatz. Sie ermöglichen Bürgerinnen und Bürgern, gängige Behördengänge digital abzuwickeln – oft auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten. So lassen sich Anträge stellen oder amtliche Dokumente abholen, ohne Wartezeit am Schalter. Ein Beispiel sind eID-basierte Stationen in Rathäusern: Bürger können sich dort mit dem Personalausweis identifizieren und z. B. Meldebescheinigungen oder Dokumente sicher aus einem Ausgabefach entnehmen. Solche Terminals sind mit zusätzlichen Komponenten ausgestattet – etwa einem QR-/Barcode-Scanner, Fingerabdruckleser sowie Kartenlesegerät für EC- oder Kreditkarten, um den gesamten Prozess vom Identifizieren bis zur Bezahlung von Gebühren abzudecken.

Einzelhandel und Filialnetze

Im stationären Handel dienen digitale Service Points als wichtige Brücke zwischen Online- und Offline-Welt. Kunden können über Info- und Bestellterminals im Laden auf erweiterte Sortimente zugreifen oder Produktinformationen abrufen, ähnlich wie im Online-Shop. So werden z. B. im Mode- und Schuhhandel Touchscreen-Kioske eingesetzt, an denen Kunden Artikel scannen können, um verfügbare Größen oder Farben in anderen Filialen oder im Online-Shop einzusehen. 

Ist ein gewünschter Artikel vor Ort nicht vorrätig, lässt er sich direkt am Terminal zur Lieferung nach Hause oder in die Filiale bestellen. Außerdem werden digitale Displays in Filialen genutzt, um Werbeaktionen oder Servicehinweise anzuzeigen. Durch solche Self-Service- und Omnichannel-Lösungen kann der Einzelhandel das Einkaufserlebnis verbessern: Kunden erhalten sofort die gewünschte Information oder Ware, ohne auf Mitarbeiter warten zu müssen, und das Verkaufspersonal wird zugleich von Routineanfragen entlastet.

Tourismus und Verkehrsknotenpunkte

In Tourist-Informationen, Museen oder Hotels bieten interaktive Info-Stelen Reisenden und Gästen rund um die Uhr Auskünfte zu Sehenswürdigkeiten, Unterkünften oder Events – oft mehrsprachig und multimedial aufbereitet. An Bahnhöfen, Flughäfen oder ÖPNV-Knoten dienen digitale Terminals als moderne Auskunftssysteme: Sie zeigen aktuelle Abfahrtszeiten, Routenpläne oder ermöglichen den Kauf von Tickets ohne Anstehen am Schalter.

Anforderungen an gute Software

Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit

Die Einführung eines digitalen Informationssystems muss für alle Beteiligten – von der Personalverwaltung bis zum Werkleiter – intuitiv und ohne großen Schulungsaufwand erfolgen. Eine gute Lösung bietet ein klar strukturiertes Interface und lässt sich flexibel an individuelle Workflows anpassen.

Die Benutzeroberfläche ermöglicht es Mitarbeitenden, selbstständig Informationen abzurufen, etwa zu Personaldaten, internen Schulungen oder Schichtwechseln. So wird der Zugang zur digitalen Personalakte erleichtert – ein echter Vorteil für Unternehmen, die auf Eigenverantwortung und Selbstbedienung setzen.

Sicherheit und Datenschutz

Gerade bei sensiblen Daten wie der Mitarbeiterakte ist Datenschutz essenziell. Führende Lösungen, wie die von Friendlyway, setzen auf vollständige DSGVO-Konformität, rollenbasierte Zugriffssysteme und sichere Datenübertragungen. Das bedeutet: Nur autorisierte Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche können bestimmte Mitarbeiterdaten einsehen oder aktualisieren.

Unternehmen sichern sich so nicht nur technisch ab, sondern stärken auch das Vertrauen der Belegschaft in moderne Tools zur internen Kommunikation.

Inhalte und Kommunikation

Welche Inhalte wirken am Point of Service?

Entscheidend für den Erfolg eines digitalen Service Points ist der Inhalt, der darauf präsentiert wird. Besonders wirkungsvoll sind visuell ansprechende, dynamische Inhalte – also z. B. großformatige Bilder, Videos oder Animationen – die sofort Aufmerksamkeit erregen und Emotionen ansprechen. Solche bildstarken und emotional aufgeladenen Inhalte können das Markenimage am Point of Service positiv beeinflussen und das Interesse der Kunden wecken. 

Interaktive Elemente und Personalisierung

Kunden können aktiv mit dem System umgehen, statt nur passiv Informationen zu konsumieren. Touchscreens sind hier das zentrale Element – sie ermöglichen etwa interaktive Produktberater, digitale Wegweiser oder Produktkonfiguratoren, bei denen der Nutzer selbst Eingaben macht. Auch Sensoren und Scanner kommen zum Einsatz, z. B. um QR-Codes oder Barcodes von Produkten einzulesen und dazu passende Inhalte anzuzeigen.

Tageszeitabhängige und zielgruppenspezifische Inhalte

Digitale Service Points bieten die Möglichkeit, Inhalte zeit- und zielgruppengenau zu steuern. Im Gegensatz zu statischen Aushängen kann der gezeigte Content dynamisch an die Tageszeit, Wochentag oder sogar Echtzeit-Ereignisse angepasst werden. So lassen sich z. B. morgens in einem Bäckerei-Filialdisplay andere Inhalte anzeigen (Frühstücksangebote, Kaffee-Specials) als am späten Nachmittag (Snacks für den Feierabend). Mittags könnten Restaurants auf ihren Service Screens Menüs für die Lunch-Zeit bewerben und abends auf Dinner-Angebote umstellen. Technisch ist dies über Zeitpläne und automatisierte Kampagnensteuerung einfach realisierbar – Inhalte können per Zeitsteuerung minutengenau ein- oder ausgeblendet werden.

Employee Self Service mit Haufe

Integration und Anpassung

Die Integration der Friendlyway-Self-Service-Kioske mit etablierten Systemen wie Haufe HR-Software ermöglicht eine neue Dimension der Personalprozesse. Mitarbeitende können direkt über die Terminals Anträge stellen, z. B. für Urlaub oder Arbeitszeitänderungen, und in Echtzeit den Status einsehen – ganz ohne zusätzliche IT-Schnittstellen.

Diese Mitarbeiter-Selfservices entlasten die Personalabteilung, da Routineanfragen nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Gleichzeitig bleibt der gesamte Prozess transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.

Schulungen und Support

Damit der Rollout reibungslos verläuft, begleitet Friendlyway Unternehmen mit zielgerichteten Schulungen für HR, Führungskräfte und Admins. Durch Onboarding-Materialien und eine zentrale Supportstruktur profitieren Unternehmen dauerhaft von einem stabilen, leicht skalierbaren System.

So entsteht ein modernes HR-Ökosystem, das nicht nur die Personalverwaltung digitalisiert, sondern Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung und Transparenz bietet – beides entscheidende Faktoren für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Technische Merkmale moderner Service Points

Touchscreen, Scanner & Co.

Moderne Service Points zeichnen sich durch eine robuste, benutzerfreundliche Hardware-Ausstattung aus. Touchscreens sind in der Regel das Herzstück – häufig großformatig und in hoher Auflösung –, da sie eine intuitive, direkte Interaktion per Fingertipp ermöglichen. Ein aktueller Trend sind multitouch-fähige Displays mit robustem Schutzglas, die dem Dauergebrauch im öffentlichen Raum standhalten. Neben dem Touchscreen verfügen viele Terminals über zusätzliche Ein- und Ausgabegeräte: Zum Beispiel Kameras oder Sensoren, Scanner für Barcodes/QR-Codes sowie RFID/NFC-Leser zum Auslesen von Kundenkarten oder Smartphones. 

Zentralisiertes Content Management

Alle Inhalte, die auf den verteilten Service Points angezeigt werden, lassen sich bequem von einer Stelle aus verwalten – meist über ein cloudbasiertes Content-Management-System (CMS). Dies ermöglicht Unternehmen, auch große Netzwerke von Displays in Filialen oder an verschiedenen Standorten einheitlich zu steuern. Inhalte können zentral erstellt oder aktualisiert und dann gezielt an ausgewählte Terminals oder Display-Gruppen verteilt werden. Beispielsweise kann die Zentrale einer Handelskette per Mausklick eine neue Promotion auf alle Kiosksysteme bundesweit ausspielen, oder auch nur auf Geräte in einer bestimmten Region. 

Fernwartung und Monitoring

Damit digitale Service Points im Dauerbetrieb zuverlässig funktionieren, sind Fernwartung und Monitoring essenzielle technische Funktionen. Betreiber können über spezielle Remote-Management-Tools jederzeit den Status aller Terminals aus der Ferne überwachen. So lässt sich z. B. erkennen, ob ein Bildschirm online ist, ordnungsgemäß Inhalte abspielt oder ob es Fehlermeldungen gibt. Durch eine solche Echtzeit-Überwachung können technische Störungen oft frühzeitig erkannt und proaktiv behoben werden, bevor es zu Ausfällen kommt.

Tipps für Auswahl und Umsetzung

Worauf beim Kauf achten?

Bei der Anschaffung eines digitalen Service Points sollten Entscheider im Handel auf mehrere Aspekte besonders achten. Zunächst sind die technischen Anforderungen und Umgebungsbedingungen wichtig: Kommt das Gerät im Innenbereich oder außen zum Einsatz? Für Outdoor-Kiosks gelten z. B. höhere Ansprüche – das Terminal sollte wetterfest sein (idealweise mindestens Schutzklasse IP65) und über ein besonders helles Display verfügen, damit Inhalte auch bei direktem Sonnenlicht gut lesbar sind. Weiterhin spielt die Leistungsfähigkeit der Hardware eine Rolle, damit das System performant läuft. Entscheidend ist auch, dass der Service Point genau die benötigten Funktionen bietet: Man sollte also klar definieren, welche Aufgaben das Terminal erfüllen soll und darauf basierende Features auswählen. 

Mieten oder kaufen – was passt besser?

Wichtig ist, in beiden Fällen die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer zu betrachten – inklusive Wartung, eventueller Versicherung und Updates. Mitunter gibt es auch Leasing- oder „Digital Signage as a Service“-Modelle, die eine Mischung darstellen. Grundsätzlich sollte die Entscheidung pro Miete oder Kauf darauf basieren, wie langfristig das Deployment geplant ist und welche finanziellen und betrieblichen Vorteile die jeweilige Option bietet. Ein Vergleich der Total Cost of Ownership (TCO) für beide Varianten schafft Klarheit darüber, was besser passt.

Service, Support und langfristige Wartung

Egal ob gemietet oder gekauft – Service und Wartung sind entscheidend, damit digitale Service Points ihren Zweck dauerhaft erfüllen. Bereits bei der Auswahl sollte man auf zuverlässige Support-Angebote der Hersteller oder Dienstleister achten. Wir schnüren Full-Service-Pakete, die regelmäßige Software-Updates, Reinigung der Geräte und vorbeugende Inspektionen beinhalten.