Digitales Einlassmanagement für Unternehmen – Intelligente Steuerung von Besuchern und Zugängen

(Bevorzugen Sie Videos? Unten finden Sie eine kurze Zusammenfassung.)

Digitales Einlassmanagement ist heute ein zentraler Bestandteil der Sicherheits- und Organisationsstrategie in Unternehmen. Es sorgt dafür, dass Besucher und Mitarbeitende effizient, sicher und nachvollziehbar in Gebäuden oder geschützten Bereichen ein- und ausgecheckt werden. Moderne Lösungen verbinden Zutrittskontrolle, Besucherregistrierung und digitale Workflows, um Abläufe zu vereinfachen, Risiken zu minimieren und Transparenz über alle Besucherströme zu schaffen.

Einlassmanagement im Unternehmen – Grundlagen

Die digitale Zutrittssteuerung ist ein zentraler Baustein moderner Sicherheits- und Organisationskonzepte in Unternehmen.

Bedeutung der digitalen Zutrittssteuerung

Die digitale Zutrittskontrolle steuert, wer in ein Gebäude oder einen geschützten Bereich hinein- und hinausgehen darf. Eine zentrale Stelle speichert die Berechtigungen und prüft jeden Zutritt automatisch.

• Je nach Risiko werden Sicherheitsstufen festgelegt, damit besonders sensible Bereiche stärker geschützt sind. 
• Für die sichere Kommunikation zwischen Geräten wird oft verschlüsselte Technik (z. B. AES-128 über OSDP) genutzt.

Ein Besuchermanagement-System kann mit der Zutrittsmanagement-Software verbunden werden und temporäre Ausweise für Gäste erstellen. Zusammen bilden diese Lösungen ein Zugangsmanagement für Unternehmen, das Besucher und Mitarbeitende digital verwaltet.

Abgrenzung zu klassischen Einlassprozessen

Digitales Einlassmanagement unterscheidet sich von klassischen Prozessen durch:

• Tracking und Monitoring der Besucherflüsse statt nur ad-hoc Dokumentation,
• Voranmeldung / Pre-Registration der Besucher,
• Check-in und Check-out digital gesteuert,
• Reporting und Audit-Funktion mit systematischer Datenspeicherung,
• Kontrolle und Steuerung der Zugänge über den gesamten Besuchslebenszyklus.

Ziele eines modernen Einlassmanagements

Digitales Einlassmanagement hilft, Besucherdaten übersichtlich zu verwalten, damit sie für Audits und Reports nachvollziehbar bleiben. Es zeigt in Echtzeit, wer gerade vor Ort ist, und sorgt so für Transparenz. Außerdem können Belegungs- oder Kapazitätsgrenzen gesteuert werden, um zu viele Personen gleichzeitig zu vermeiden.

Digitale Besuchersteuerung

Die digitale Besuchersteuerung hilft Unternehmen, Besucherprozesse effizient, sicher und transparent zu organisieren.

Vorabregistrierung und Besuchereinladung

Die Besuchersteuerung für Unternehmen ermöglicht es, Besucher schon vor ihrem Termin digital anzumelden und freizugeben.

Dabei können Gäste ihre Daten vorab selbst ausfüllen, Einladungen erhalten und bei Bedarf Dokumente (z. B. NDAs) digital unterschreiben. Kalender-Integrationen können den Prozess zusätzlich automatisch auslösen und vereinfachen.

Automatisierter Check-in vor Ort

Der Besucher-Check-in für Unternehmen läuft heute meist digital und flexibel ab.

Besucher können sich z. B. am iPad-Kiosk, per QR-Code oder über einen virtuellen Empfang selbst einchecken. Die Abläufe lassen sich je nach Besuchsgrund unterschiedlich konfigurieren.

So unterstützt die digitale Einlasskontrolle einen schnellen, kontaktlosen und gut nachvollziehbaren Empfangsprozess.

Besucheridentifikation und -verifizierung

Besucher können digital identifiziert und verifiziert werden, zum Beispiel durch:

• Transponder/Karten (RFID, Magnetstreifen),
• PIN-Codes,
• Biometrie (Finger, Handvene, Iris, Gesicht),
• Smartphone-Apps,
• Barcode-Scanning.

Dabei werden Daten oft gegen Listen geprüft, und die Kommunikation zwischen Lesegeräten und Systemen kann z. B. mit AES‑128-Verschlüsselung abgesichert werden.

Echtzeit-Übersicht über anwesende Personen

Digitale Systeme bieten eine Echtzeit-Übersicht über anwesende Personen, z. B.:

• Dashboard mit aktueller Anwesenheitsliste („Who’s on site“),
• Prognostizierte Besucherzahlen für Planung und Forecast,
• Evakuierungslisten und Notfallkommunikation für Sicherheitsfälle.

Digitale Zugangssteuerung

Die digitale Zugangssteuerung sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Zutritte zentral, sicher und flexibel verwalten können.

Zutrittsfreigabe nach Rollen und Berechtigungen

Zutritte werden digital geprüft und freigegeben. Mitarbeitende oder Besucher bekommen Rechte, die in der Zutrittskontrollzentrale gespeichert sind. Besucher können temporäre Badges bekommen, die genau definierte Zugangsrechte erlauben. Ob das System immer rollenbasiert arbeitet, ist nicht fest vorgeschrieben.

Steuerung von Türen, Schranken und Drehkreuzen

Digitale Systeme können verschiedene Sperrelemente steuern: Türöffner, elektromagnetische Schlösser, Motorschlösser, Drehkreuze und Schranken. Diese Elemente öffnen oder schließen Durchgänge zuverlässig, je nach Berechtigung.

Zeit- und zonenbasierte Zugangskonzepte

Zugänge können unterschiedlich behandelt werden, je nach Bereich oder Sicherheitsstufe. Sicherheitsgrade für Türen oder Bereiche werden vorher festgelegt, um Risiken zu steuern. Unterschiedliche Zonen können also unterschiedliche Rechte haben. Ob feste Zeitprofile immer enthalten sind, ist nicht garantiert.

Temporäre und permanente Zugangsrechte

Temporäre Zugangsrechte:

• Für Besucher,
• Z. B. zeitlich begrenzte Badges,
• Verwaltung über Visitor‑Management-Systeme (HID).

Permanente Zugangsrechte:

• Für Mitarbeitende,
• Verwaltung zentral über Zutrittskontrollzentrale,
• Abhängig vom Organisationsmodell.

Sicherheit und Compliance

Sicherheit und Compliance im Einlassmanagement stellen sicher, dass Zutritte kontrolliert, Daten geschützt und Notfälle effizient gehandhabt werden.

Erfüllung von Sicherheitsrichtlinien

• Klare Sicherheitsanforderungen: Standards definieren Funktionen wie Alarm, Logging und sichere Kommunikation.
• Schutz je nach Risiko: Höhere Sicherheitsstufen verlangen zusätzliche Maßnahmen (z. B. Sabotageüberwachung von Lesern).
• Überwachung von Türen: Systeme prüfen z. B., ob Türen korrekt geschlossen sind.
• Schutz vor Missbrauch: Plausibilitätskontrollen helfen, Einschleusen oder Tailgating zu verhindern.
• Nachvollziehbare Besucherprotokolle: Sicherheitsstandards fordern Reviews und Meldung von Auffälligkeiten.
• Einbindung ins ISMS: Normen wie ISO/IEC 27001/27002 geben Rahmen für ein strukturiertes Sicherheitsmanagement.

DSGVO-konforme Datenerfassung

Die digitale Besucherregistrierung im Einlassmanagement für Unternehmen muss die DSGVO einhalten, also nur notwendige Daten erfassen, korrekt halten, rechtlich abgesichert verarbeiten, transparent informieren und den Datenschutz von Anfang an in die Systeme integrieren; ohne konkrete Umsetzung ist die Konformität jedoch nicht automatisch gegeben.

Protokollierung und Nachverfolgbarkeit

Die Protokollierung im Einlassmanagement sorgt dafür, dass alle Besucherbewegungen aufgezeichnet werden – wer kommt, wann, zu welchem Zweck und wen er trifft – damit sich alles nachverfolgen und für Audits oder Reports nutzen lässt.

Notfall- und Evakuierungsmanagement

Das Notfall- und Evakuierungsmanagement nutzt die digitalen Anwesenheitsdaten, um im Ernstfall schnell Personen zu informieren, Evakuierungslisten bereitzustellen und Türen je nach Sicherheitskonzept automatisch zu öffnen oder verschlossen zu halten.

Vorteile für Unternehmen

Digitale Einlasssysteme bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, von mehr Sicherheit über effiziente Abläufe bis hin zu besserer Übersicht über Besucherströme.

Erhöhung der Sicherheit auf dem Firmengelände

Die Sicherheit auf dem Firmengelände wird durch digitale Zutrittskontrolle erhöht, z. B. durch ID-Scan, Listenabgleich, Türüberwachung, Plausibilitätskontrollen und verschlüsselte Kommunikation, wobei der Schutz nur bei richtigem Betrieb und Umsetzung wirklich wirksam ist.

Reduktion manueller Prozesse

• Self-Service-Check-in: Besucher können sich selbst am Kiosk einchecken.
• QR-Code-Check-in: Verschiedene Kanäle beschleunigen den Besucherprozess.
• Automatisierte Workflows: Kalender-Trigger, automatische WLAN-Zugänge oder Benachrichtigungen in Teams/Slack.

Entlastung von Empfang und Sicherheitspersonal

Digitale Einlasssysteme entlasten Empfang und Sicherheitspersonal, indem Besucher selbst einchecken und automatische Benachrichtigungen an Hosts verschickt werden, wobei der tatsächliche Entlastungseffekt vom jeweiligen Organisationsmodell abhängt.

Transparenz über Besucherströme

Digitale Einlasssysteme schaffen Transparenz über Besucherströme, indem sie in Echtzeit zeigen, wer vor Ort ist, zukünftige Besuche prognostizieren und Bewegungen über mehrere Standorte hinweg verfolgen.

Technologische Komponenten

Moderne technologische Komponenten im Einlassmanagement sorgen dafür, dass Besucher effizient, sicher und digital erfasst, verwaltet und in bestehende Systeme integriert werden können.

Besuchermanagement-Software

Eine Besuchermanagement-Software organisiert alles rund um Besucher – von der Voranmeldung über den Check-in bis hin zu Ausweisen, Benachrichtigungen und Notfällen – und kann dabei auch Kalender, WLAN, Drucker oder digitale Unterschriften integrieren.

Self-Check-in-Terminals und Kioske

• Voll ausgestattete Kioske: Besucher können sich selbst einchecken.
• iPad-Kioske: Flexible Check-in-Abläufe je nach Besuchsgrund.
• Badge-Druck: Funktioniert nur mit angeschlossenem Drucker.

Mobile Lösungen und QR-Code-Zugang

Besucher können sich über QR-Codes oder Smartphone-Apps kontaktlos einchecken, was den Zugang flexibel und schnell macht, wobei Sicherheitsregeln je nach Gebäude und Nutzung beachtet werden müssen.

Integration bestehender Zutrittssysteme

Besuchermanagement-Software kann oft mit bestehenden Zutrittssystemen, Kalendern, WLAN oder Druckern verknüpft werden, sodass alles zusammenarbeitet – allerdings hängt die tatsächliche Integration von Schnittstellen und Freigaben der jeweiligen Systeme ab.

Einsatzbereiche

Digitale Einlasssysteme kommen in vielen Bereichen zum Einsatz, um Besucherströme zu steuern, sensible Bereiche zu schützen und Sicherheitsanforderungen zuverlässig umzusetzen.

Bürogebäude und Unternehmenszentralen

In Bürogebäuden und Unternehmenszentralen hilft Visitor-Management, den Besucherverkehr zu steuern und den Arbeitsplatz für alle angenehmer zu machen, oft auch über mehrere Standorte hinweg, wobei konkrete Sicherheitsmaßnahmen wie ID-Scan je nach Unternehmen unterschiedlich sein können.

Industrie- und Produktionsstandorte

• Unterstützung von Vorschriften: Visitor-Management kann helfen, komplexe Compliance- und Regulierungsanforderungen zu erfüllen.
• Sicherheitsstufen nach Risiko: Zutrittsrechte können je nach Gefährdung der Bereiche festgelegt werden, z. B. strengere Kontrolle in Produktionsbereichen als in Büros.

Forschungs- und Entwicklungszentren

In Forschungs- und Entwicklungszentren hilft digitales Einlassmanagement, sensible Bereiche wie Labore oder Prototypenräume zu schützen, indem es Besucher protokolliert und überwacht, wobei Standards wie ISO/IEC 27001 oder NIST SP 800‑53 als Orientierung dienen, ohne dass es feste R&D-spezifische Pflichtfunktionen gibt.

Öffentliche Einrichtungen und Organisationen

In öffentlichen Einrichtungen sorgen digitale Zutrittskontrollen dafür, dass nur Berechtigte Zugang bekommen, Sicherheitsstufen eingehalten werden und Vorfälle dokumentiert werden, wobei Leitlinien wie AMEV eZKA, NIS2 und ENISA helfen, die passenden Maßnahmen umzusetzen.

Implementierung und Betrieb

Die erfolgreiche Implementierung und der reibungslose Betrieb eines digitalen Einlasssystems erfordern sorgfältige Planung, Integration, Schulung der Mitarbeitenden und kontinuierliche Wartung.

Analyse der Einlassprozesse

Bei der Analyse der Einlassprozesse wird zuerst das Risiko bewertet, um passende Sicherheitsstufen festzulegen, gleichzeitig Datenschutzanforderungen berücksichtigt und ein Sicherheitskonzept erstellt, das als Grundlage für die technische Umsetzung dient.

Systemkonfiguration und Integration

Die Einrichtung eines digitalen Einlasssystems umfasst Planung, Installation, Konfiguration, Abnahme und Übergabe inklusive Dokumentation und Bedienanleitungen. Typische Integrationen sind Kalender, Kommunikations-Tools (Teams/Slack), WLAN-Zugänge, digitale Unterschriften oder Drucker. 

Außerdem kann die Besuchermanagement-Software mit bestehenden Zutrittssystemen und Identitätsmanagement verknüpft werden, wobei der genaue Umfang vom Produkt abhängt.

Schulung von Mitarbeitern

Beim Systemstart werden Mitarbeitende (z. B. Sicherheit, Empfang, Betrieb) mit Anweisungen und Prozessen ausgestattet, damit sie das System korrekt bedienen und warten können. Standardisierte Schulungsprogramme sind dabei nicht automatisch garantiert.

Betrieb, Wartung und Skalierung

Ein digitales Einlasssystem wird regelmäßig überprüft, gewartet und kann bei Bedarf aus der Ferne diagnostiziert werden. Es lässt sich von einem einzelnen Standort bis hin zu vielen Standorten skalieren und Besucherströme über mehrere Standorte verfolgen. Sicherheitszentrale sollten dabei an den Bereichen mit dem höchsten Sicherheitsgrad installiert werden, um einen robusten Betrieb zu gewährleisten.