(Bevorzugen Sie Videos? Unten finden Sie eine kurze Zusammenfassung.)
Ein Lieferavis kündigt eine konkrete Lieferung vorab an. Es liefert dem Empfänger Daten, mit denen er Ware, Bestellung und Termin eindeutig zuordnen kann. Welche Felder notwendig sind, hängt von Empfänger, Prozess und Format ab. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein Lieferavis erstellen: mit Feldtabelle, kopierbarer Vorlage, ausgefülltem Beispiel und Hinweisen zur digitalen Übermittlung.
Key Facts zum Lieferavis
- Das Lieferavis ist eine Vorinformation und wird vor der Ankunft der Ware gesendet.
- Jedes Lieferavis braucht eine eindeutige Referenz, die zur Bestellung passt.
- Der Inhalt umfasst Absender, Empfänger, Anlieferort, Termin, Artikel, Mengen und Ladeeinheiten.
- Änderungen werden als neue Version oder als geänderter Status gemeldet, nicht als zweite Lieferung.
- Das Lieferavis ersetzt weder Lieferschein noch Bestellbestätigung und garantiert keine tatsächliche Liefermenge.
Was ist ein Lieferavis und wofür wird es verwendet?
Ein Lieferavis ist die Nachricht, mit der ein Lieferant eine bevorstehende Lieferung beim Empfänger ankündigt. Es enthält die Daten, die der Empfänger für Zuordnung und Vorbereitung braucht: Bestellbezug, Artikel, Mengen, Ladeeinheiten und Termin. Der Empfänger plant damit Personal, Fläche und Wareneingang. Dieser Abschnitt betrachtet die Nachricht selbst, nicht den gesamten Avisierungsprozess.
Lieferavis, Lieferschein und Bestellbestätigung unterscheiden
Die drei Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
| Dokument | Zweck | Zeitpunkt |
| Bestellbestätigung | Bestätigt den Auftrag und die Konditionen | Nach der Bestellung |
| Lieferavis | Kündigt die konkrete Lieferung vorab an | Vor der Ankunft |
| Lieferschein | Dokumentiert die mitgelieferte Ware | Mit der Lieferung |
Wer erstellt und wer nutzt das Lieferavis?
Ersteller sind meist Lieferanten oder Versandunternehmen. Nutzer sind Empfänger, Disposition und Wareneingang. Die genaue Rollenverteilung legt die Partnervereinbarung fest. Dort steht auch, wer Änderungen meldet und wer Rückfragen beantwortet.
Welche Angaben gehören in ein Lieferavis?
Die Pflichtangaben im Lieferavis sind partner- und prozessabhängig. Es gibt keine universelle gesetzliche Feldliste. Maßgeblich sind der Liefervertrag, Lieferantenrichtlinie und das Format des Empfängers. Die Tabelle zeigt gängige Felder und ihren üblichen Status.
| Feld | Zweck | Beispiel | Status |
| Avisnummer | Identifiziert die Meldung | AVIS-MUSTER-0001 | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| Version | Kennzeichnet Änderungen | 1 | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| Bestellreferenz | Verknüpft mit der Bestellung | BEST-MUSTER-4711 | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| Empfängerstandort | Bestimmt den Anlieferort | Lager Nord, Tor 3 | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| Lieferdatum | Plant den Wareneingang | 05.11.2026 | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| Artikelkennung | Identifiziert den Artikel | DR-4711-FIKTIV | erforderlich im vereinbarten Prozess |
| SSCC | Identifiziert die Ladeeinheit | SSCC-MUSTER-1 | optional |
| Hinweise | Ergänzt Besonderheiten | Entladung mit Hubwagen | optional |
Avisnummer, Bestellung und Lieferreferenz
Die Avisnummer identifiziert die Meldung, die Bestellnummer die Bestellung. Beide dürfen nicht verwechselt werden. Eine Bestellung kann mehrere Teillieferungen und damit mehrere Avise haben. Prüfen Sie vor dem Senden, ob die Avisnummer bereits vergeben wurde.
Absender, Empfänger und Anlieferort
Erfassen Sie Kontaktstelle, genauen Standort und bei Bedarf den Annahmebereich. Die Rechnungsadresse ist nicht automatisch die Lieferadresse. Ein Konzern hat oft mehrere Lager, und der falsche Empfängerstandort verursacht Umwege und Wartezeit.
Geplantes Datum, Zeitfenster und Terminstatus
Kennzeichnen Sie, ob ein Termin gewünscht, prognostiziert oder bestätigt ist. Geben Sie das Lieferdatum immer mit Jahr an. Bei systemübergreifendem Austausch gehört bei Bedarf die Zeitzone dazu.
Artikel, Mengen und Ladeeinheiten
Pro Position gehören Artikelkennung, Menge und Mengeneinheit ins Avis. Dazu kommen Packstücke und, falls vereinbart, SSCC/NVE. Die Palettenanzahl ist keine Artikelmenge. Drei Paletten sagen nichts darüber, wie viele Stück darauf liegen.
Besonderheiten und erforderliche Unterlagen
Ergänzen Sie Entladeanforderungen, Warenart oder vereinbarte Begleitdokumente. Nehmen Sie nur relevante Daten auf. Personenbezogene Angaben wie private Telefonnummern gehören nur hinein, wenn der Prozess sie braucht.
Sorgen Sie für eindeutige Angaben zu Absender, Empfänger, Anlieferort und Ladeeinheiten.
Lieferavis-Vorlage zum Kopieren
Die folgende Lieferavis-Vorlage ist ein Textblock zum Kopieren. Eine separate Datei gibt es nicht. Eckige Klammern kennzeichnen Platzhalter, die Sie ersetzen. Streichen oder ergänzen Sie Felder nach Ihrer Partnervereinbarung.
LIEFERAVIS
— KOPFBEREICH —
Avisnummer: [eindeutige Nummer]
Version: [1, 2, 3 …]
Erstellungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Lieferant: [Firmenname]
Empfänger: [Firmenname]
Bestellreferenz: [Bestellnummer]
Empfängerstandort: [Lager, Adresse, Tor/Annahmebereich]
Kontakt Empfänger: [Name oder Funktionspostfach, Telefon]
— POSITIONEN —
Pos. | Artikelkennung | Beschreibung | Menge | Mengeneinheit | Ladeeinheit (SSCC/NVE)
1 | [Artikelnr.] | [Text] | [Zahl]| [STK/KG/M/L] | [Kennung oder Palette Nr.]
2 | [Artikelnr.] | [Text] | [Zahl]| [STK/KG/M/L] | [Kennung oder Palette Nr.]
[weitere Zeilen nach Bedarf]
— TERMIN UND HINWEISE —
Gewünschtes Lieferdatum: [TT.MM.JJJJ]
Gewünschtes Zeitfenster: [HH:MM-HH:MM]
Terminstatus: [gewünscht / prognostiziert / bestätigt]
Besonderheiten: [z. B. Entladung, Warenart]
Rückmeldung an: [Kontakt Lieferant]
Kopfbereich der Vorlage
Der Kopf enthält Avisnummer, Version, Erstellungsdatum, Lieferant, Empfänger, Bestellreferenz, Standort und Kontakt. Damit lässt sich jede Meldung eindeutig einordnen. Die Platzhalter in eckigen Klammern verhindern, dass Musterwerte unbemerkt im Versand landen.
Positionsbereich der Vorlage
Jede Zeile beschreibt eine Position mit Artikel, Beschreibung, Menge, Einheit und Bezug zur Ladeeinheit. Die Vorlage zeigt zwei Zeilen als Muster. Weitere Zeilen fügen Sie nach demselben Schema an.
Termin- und Hinweisbereich
Gewünschter Termin, Terminstatus, Besonderheiten und Rückmeldekontakt stehen getrennt. Die Vorlage setzt kein Zeitfenster als bestätigt voraus. Der Status bleibt „gewünscht“, bis der Empfänger zustimmt.
Ausgefülltes Beispiel: Zwei Artikel auf drei Paletten
Das Beispiel nutzt fiktive Firmen und eindeutig fiktive Referenzen.
LIEFERAVIS
Avisnummer: AVIS-MUSTER-0001
Version: 1
Erstellungsdatum: 20.10.2026
Lieferant: Musterwerk Metallteile GmbH
Empfänger: Beispiel Logistik GmbH
Bestellreferenz: BEST-MUSTER-4711
Empfängerstandort: Lager Nord, Tor 3
Kontakt Empfänger: Wareneingang Nord, Funktionspostfach
Pos. | Artikelkennung | Beschreibung | Menge | Einheit | Ladeeinheit
1 | DR-4711-FIKTIV | Dichtungsring | 2400 | STK | Palette 1 und 2
2 | KL-0815-FIKTIV | Steuerleitung, Rolle | 600 | M | Palette 3
Gewünschtes Lieferdatum: 05.11.2026
Gewünschtes Zeitfenster: 08:00-10:00
Terminstatus: gewünscht
Besonderheiten: Entladung per Hubwagen
Rückmeldung an: Versand Musterwerk, Funktionspostfach
So bleiben Artikelmenge und Packstücke verständlich
Position 1 umfasst 2.400 Stück in 40 Kartons zu je 60 Stück. Je 20 Kartons stehen auf Palette 1 und Palette 2, zusammen 1.200 Stück pro Palette. Position 2 umfasst 600 Meter in 6 Rollen zu je 100 Meter, alle auf Palette 3. Das ergibt 46 Packstücke auf drei Paletten. Die Artikelkennungen sind erfunden und bezeichnen keine realen Produkte. Eine echte SSCC ist 18-stellig und wird nicht frei vergeben. Im Beispiel steht deshalb der Palettenbezug statt einer Nummer.
Was muss der Empfänger vor Ankunft bestätigen?
Der Empfänger prüft den Standort, den Termin und die notwendige Vorbereitung. Im Beispiel sind das Tor 3 im Lager Nord, der Termin am 05.11.2026 und das Hubwagen-Equipment. Der Empfang des Avis ist nicht die Annahme der Ware. Das Avis ist erst eingegangen. Die Annahme erfolgt beim physischen Wareneingang nach Prüfung.
Lieferavis in fünf Schritten erstellen und versenden
Wer ein Lieferavis erstellen will, geht fünf Schritte durch. Jeder liefert ein konkretes Ergebnis.
| Schritt | Aktion | Ergebnis |
| 1 | Daten sammeln | Rohdaten aus Auftrag und Versand liegen vor |
| 2 | Prüfen | Widersprüche und Lücken sind geklärt |
| 3 | Zuordnen | Avisnummer, Bestellreferenz und Ladeeinheiten sind verknüpft |
| 4 | Senden | Das Avis liegt beim Empfänger vor |
| 5 | Rückmeldung bearbeiten | Termin und Änderungen sind dokumentiert |
Daten aus Auftrag und Versand zusammenführen
Übernehmen Sie nur Versanddaten, die tatsächlich bekannt sind. Kennzeichnen Sie Planwerte als Planwerte. Ungeklärte Mengen tragen Sie nicht als Null oder geschätzten Wert ein. Ein leeres, markiertes Feld ist ehrlicher als eine falsche Zahl.
Vor Versand auf Vollständigkeit und Widersprüche prüfen
Prüfen Sie Referenzen, Mengeneinheit, Summe der Packstücke, Zeit und Adresse. Stimmen die Packstücke nicht mit den Positionen überein, ist das ein Widerspruch. Klären Sie kritische Lücken vor dem Versand, statt das Avis kommentarlos zu senden.
Bestätigung und Änderungen dokumentieren
Verknüpfen Sie Version und Status mit dem ursprünglichen Vorgang. Informieren Sie betroffene Partner über Änderungen. Eine Änderung ist keine zusätzliche Lieferung. Sie muss als Korrektur derselben Avisnummer erkennbar sein.
E-Mail, Portal oder elektronisches Lieferavis?
Die Wahl hängt von Datenstruktur und Rückmeldung ab. Eine E-Mail mit Textvorlage genügt bei wenigen Lieferungen und festen Ansprechpartnern. Ein Portal bietet einheitliche Eingabefelder und nachvollziehbare Statusmeldungen. Ein elektronisches Lieferavis über EDI überträgt strukturierte Daten direkt zwischen den Systemen. Entscheidend sind Lieferhäufigkeit, Anzahl der Positionen und die Frage, ob der Empfänger die Daten automatisch weiterverarbeitet.
Textvorlage per E-Mail oder Portal
Eine Textvorlage ist lesbar, wenn alle Felder einheitlich benannt sind. Sie braucht außerdem einen klaren Rückfrageweg. Ein PDF-Anhang allein ist keine maschinenlesbare Integration. Der Empfänger muss die Daten abtippen oder per Texterkennung auslesen, was Fehler erzeugt.
DESADV und EDI im Überblick
DESADV ist ein standardisierter Nachrichtentyp für die elektronische Liefermeldung. GS1 Germany ordnet ihn im Rahmen von EANCOM ein. Syntax, Version und Partnerprofil müssen die Beteiligten vorab vereinbaren. Ein Beispielcode ohne Test gegen das Partnerprofil wäre irreführend und steht hier deshalb nicht.
SSCC/NVE zur Zuordnung logistischer Einheiten
SSCC/NVE kennzeichnet eine logistische Einheit, etwa eine Palette. GS1 Germany beschreibt die Identifikation von Versandeinheiten. Das Avis verknüpft die Kennung mit den zugehörigen Daten, also Artikel und Menge. Ein Barcode-Scan identifiziert die Einheit. Er prüft nicht automatisch, ob der Inhalt vollständig ist oder die Qualität stimmt.
Typische Fehler im Lieferavis vermeiden
| Fehler | Folge | Korrektur |
| Falscher Standort, z. B. Lager Süd statt Lager Nord | Der Fahrer fährt zum falschen Tor, Wareneingang verzögert sich | Empfängerstandort vor Versand mit Bestellung abgleichen |
| Fehlende Bestellreferenz | Der Empfänger kann das Avis keiner Bestellung zuordnen | Bestellreferenz als Pflichtfeld im Datensatz setzen |
| Unklare Einheit, z. B. 600 ohne M | Rolle, Meter oder Stück werden verwechselt | Mengeneinheit in jeder Position eintragen |
| Veralteter Termin | Das Zeitfenster passt nicht mehr zur Ankunft | Neue Version mit aktualisiertem Lieferdatum senden |
| Doppelte Meldung mit gleicher Avisnummer | Der Empfänger bucht die Lieferung doppelt | Avisnummer vor Versand auf Eindeutigkeit prüfen |
| Nicht aktualisierte Menge, z. B. 2.400 statt 2.280 Stück | Wareneingang weicht ab, Klärung erforderlich | Mengenänderung als neue Version mit Hinweis melden |
Lieferavis und Zeitfensterplanung zusammendenken
Avisdaten helfen bei der Vorbereitung. Ein Zeitfenster koordiniert dagegen die verfügbare Kapazität an Rampe und Personal. Beides greift ineinander: Das Avis liefert die Eckdaten, die Planung weist den Slot zu. Wer Lieferavis und Zeitfensterplanung verbinden will, übernimmt die Daten aus dem Avis in die Terminvergabe, statt sie erneut zu erfassen.
Im Beispiel sind das Lieferdatum 05.11.2026 und das gewünschte Zeitfenster 08:00-10:00. Dazu kommen der Empfängerstandort Lager Nord, Tor 3 und die drei Paletten, die den Entladeaufwand bestimmen. Der Terminstatus „gewünscht“ wird mit der Slot-Zuweisung zu „bestätigt“. Die Rückmeldung geht an den angegebenen Kontakt des Lieferanten.
Fazit: Ein gutes Lieferavis ist eindeutig und aktuell
Ein gutes Lieferavis hat drei Merkmale: eine eindeutige Referenz, konsistente Mengen mit klarer Einheit und einen aktuellen Terminstatus. Die kopierbare Vorlage im Artikel bündelt diese Felder in einer Struktur, die Sie an Ihre Partnervereinbarung anpassen. Ein vollständig ausgefülltes Formular begründet keine Rechtssicherheit. Maßgeblich bleiben Vertrag und Vorgaben des Empfängers. Wer Avisdaten zusätzlich für die Terminvergabe nutzen will, findet Ansätze unter Lieferavis und Zeitfensterplanung verbinden.
Quellen
- GS1 Germany: EANCOM und Lieferavis DESADV
- GS1 Germany: Identifikation logistischer Einheiten
FAQ
Nein, eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Lieferavis besteht nicht. Verbindlich wird es meist durch Liefervertrag, Lieferantenrichtlinie oder Vorgaben des Empfängers. Je nach Ware können zusätzliche Anforderungen hinzukommen. Prüfen Sie daher Vertrag, Partnervereinbarung und Warenart, bevor Sie Inhalt und Zeitpunkt festlegen.
Es gibt keine universelle gesetzliche Feldliste. Welche Pflichtangaben im Lieferavis gelten, bestimmt das Partnerprofil: typischerweise Avisnummer, Bestellreferenz, Empfängerstandort, Lieferdatum, Artikelkennung, Menge und Mengeneinheit. Klären Sie die erforderlichen Felder vorab mit dem Empfänger und halten Sie sie schriftlich fest.
Nein. Das Lieferavis ist eine Vorinformation und wird vor der Ankunft der Ware gesendet. Der Lieferschein begleitet die Lieferung und dokumentiert die tatsächlich mitgelieferte Ware. Beide können ähnliche Daten enthalten, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke und erscheinen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
DESADV steht für den Nachrichtentyp der elektronischen Liefermeldung im EDI. Er überträgt Lieferavisdaten strukturiert zwischen Systemen. GS1 Germany ordnet DESADV im Rahmen von EANCOM ein. Welche Syntax und Version gelten, legen die Partner in ihrem Profil fest.
Senden Sie das Lieferavis rechtzeitig vor der Ankunft, im vereinbarten Vorlauf und mit belastbaren Daten. Eine allgemeingültige Stundenzahl gibt es nicht. Der Vorlauf richtet sich nach Partnervereinbarung, Planungsbedarf des Empfängers und Lieferart. Bei Änderungen senden Sie eine neue Version.
Referenzieren Sie den ursprünglichen Vorgang über die Avisnummer und kennzeichnen Sie die Änderung, zum Beispiel mit einer neuen Version. Informieren Sie den Empfänger aktiv über die Korrektur. Senden Sie keine zweite, unverknüpfte Meldung, sonst droht eine doppelte Erfassung der Lieferung.
