Besucherverwaltung und Empfang

Komfortable Lösungen für die Besucherverwaltung & den Empfang

Die friendlyway eReceptionist Lösung von Sam Digital Solutions fungiert als virtueller Portier und digitalisiert und automatisiert das traditionelle Besuchermanagement für Unternehmen. Mitarbeiter können Gäste über eine Webkonsole einladen, die QR-Codes generiert und per E-Mail versendet. Sobald Besucher vor Ort eintreffen, werden sie von einem digitalen Begrüßungsbildschirm im Empfangs- und Eingangsbereich durch den Self Check In Prozess geführt — vom Scannen ihres Codes bis zur Darstellung und Quittierung einer mehrsprachigen Sicherheitsunterweisung für Besucher und Lieferanten. Wenn eine Identitätsauthentifizierung erforderlich ist, prüft und genehmigt ein integrierter Scanner im Check-in-System Besucherdokumente wie Ausweise und Führerscheine. In Folge werden Besucherausweise auf Papier- oder Plastiktickets gedruckt – mit oder ohne Zugangsberechtigungscodierung durch optional im Ticket integrierte, kontaktlose RFID Chips (z.B. Legic oder MiFare Standard).

Dank eines digitalen Empfangs durch einen Check-in Terminal wird der Komfort des Endbenutzers mit dem Bedarf an Informationen des Unternehmens in Übereinstimmung gebracht und bietet dem Betreiber umfassende Auskünfte für den Bedarfsfall. So kann mithilfe unserer access Lösungen z.B. im Evakuierungsfall nachvollzogen werden, wie viele Personen sich aktuell in den jeweiligen Gebäuden aufhalten. Das Terminal zur Besucherverwaltung übernimmt entsprechend auch die Aufgabe eines Self Check Out Systems.

Das Lobby System für ein effizientes & transparentes Besuchermanagement

Die Lösung basiert auf der friendlyway NEXT Cloud Plattform und bietet eine Reihe vorkonfigurierter, anpassbarer Software-Module, die zur Abdeckung der wesentlichen Anforderungen beim Besuchermanagement für Unternehmen kombiniert werden können. Die standardisierten Module des Lobby-Systems bieten eine sehr leistungsfähige, konsistente und auch flexible eReceptionist Lösung. Neben dem Self Check In der Gäste können auf Wunsch auch digitale Displays für Beschilderung (door signage), Willkommensnachrichten, Wegweisung (Wayfinding) und Besprechungsinformationen aufeinander aufbauend als komplettes Leitsystem in Unternehmen oder Behörden eingesetzt werden.

Die Software-Module des Check-in-Services laufen auf einem integrierten Small-Form-Factor-PC der mit Windows 10 oder Android Betriebssystem ausgestattet ist. Die Kiosk Check-in Hardware gibt es, je nach Anforderung und persönlichem Geschmack, in verschiedenen Designs und mit den unterschiedlichsten Displaygrößen. Die Hardwareausstattung orientiert sich an dem gewünschten Workflow und beinhaltet einen Empfangsbildschirm mit Touchscreen, QR-Code Lesegerät, Telefon mit Freisprecheinrichtung, Kamera, Drucker, Näherungssensor etc.

 

Abbildung:   friendlyway Kioske integrieren alle notwendigen und auch optionalen Technologien:
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Self Check In Systeme für den digitalen Empfang

Nach Installation des friendlyway eReceptionist Systems sind die vom Betreiber am meisten geschätzten Verbesserungen, die Steigerung der Effizienz sowie die hohe und gleichbleibende Qualität beim digitalen Besuchermanagement. Die komfortable Komplettlösung ermöglicht einen vollständig integrierten Workflow, der durch umfassende Konfigurationsmöglichkeiten und Schnittstellen in die vorhandene Unternehmens- und IT-Struktur eingebunden wird. 

Der stetig steigende Bedarf an Transparenz stammt sowohl von externen als auch internen Anforderungen. Versicherungen und andere Regulierungsbehörden erlegen Unternehmen immer mehr sicherheitsrelevante Richtlinien auf, die ohne konsequente Digitalisierung kaum zu erreichen sind.

Wer profitiert von der Self-Service Besucherverwaltung?

Administratoren erhalten Echtzeitdaten und Analysen über Besucher, die ihnen Einblicke darüber vermitteln, wer in den Anlagen ein- und ausgeht. Da die friendlyway Lösung Cloud-basiert ist, können alle Check-in Kioske und Empfangs-Displays über einen Desktop-PC oder ein mobiles Endgerät überwacht werden. Außerdem maximieren SB-Kioske die Unternehmensressourcen. Das IT-Personal muss sich keinen zeitaufwändigen Support-Aufgaben widmen, sondern kann sich auf wertschöpfende Projekte konzentrieren. Und Besucher erfreuen sich an dem schnellen und intuitiven Check-in Prozess am Empfangs- und Begrüßungsbildschirm.

Die Digitalisierung aller Informationen gewährleistet einen wiederholbaren Prozess. Es gibt keine Stapel papierbasierter Informationen mehr, die nicht mit dem Rest des Unternehmens integriert sind. Das bietet ein signifikantes Potenzial für Kosteneinsparungen, insbesondere bei der Einführung der eReceptionist Lösung an mehreren Standorten. Und auf Wunsch können friendlyway Kioske auch zusätzlich mit KI-basierten Funktionen wie Gesichtserkennung ausgestattet werden.

SB-Kioske bieten aber nicht nur Vorteile für den Betreiber, sondern im besonderen Maße auch für den Besucher, da die Prozesse standardisiert sind und jeder die gleiche qualitativ hochwertige Behandlung erfährt. In jedem Fall entwerfen unsere erfahrenen Spezialisten die zu implementierende Lösung in Abstimmung mit Ihnen, um das System und den gewünschten Workflow optimal an Ihr Vorhaben anzupassen. Ob nun für die Hotelbranche, die Fertigung oder eine andere Branche, wir finden für jedes Unternehmen das passende Besucherverwaltungs-System.

Die Vorteile unseres Besuchermanagement Systems

  • Alles aus einer Hand: Analyse, Beratung, Projekt-Management, Hardware, Software, Installation, Schulung, laufende Betreuung und „Lifetime Service“
  • Cloud basierte „full service“ Standard Software Plattform (Hosting durch Sam Digital Solutions oder auch „on premise“-Betrieb im Rechenzentrum des Kunden)
  • Komplett integrierte „All-In-One“ Technik mit Touchscreen, Scanner und Ticketdrucker für Papier- und/oder Plastikausweise (auf Wunsch auch wiederverwendbare Plastikausweise)
  • Fernüberwachung aller Check-in Systeme mit z.B. „Ticket near End“ Funktion
  • Integration in die Unternehmens-IT
  • Individualisierbarer, komplett digitalisierter Workflow
  • Transparenz über das gesamte Besucheraufkommen
  • Gleichbleibend hohe Qualität durch professionelle Besucherverwaltung
  • Geringe Wartezeiten für Besucher durch Self Check In
  • Einfach skalierbar – von einem eReceptionist bis hin zum Rollout in alle vorhandenen Filialen und Zweigstellen
  • Sukzessive erweiterbar zu einem kompletten Besucherleitsystem. Inklusive Wegefindung (Wayfinding) und Raumbuchung (Door Signage)

Große Auswahl an attraktiver Hardware für die Besucherverwaltung:
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Weitere interessante Informationen:

Digital Signage Software

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