Ein Praxisbeispiel für digitalen Empfang: Vom Check-in bis zur Compliance in einem Prozess

Moderne Besuchermanagementsysteme optimieren Prozesse am Empfang, steigern Effizienz und Sicherheit und sorgen für ein reibungsloses Gästeerlebnis. friendlyway zeigt in der Fallstudie CWS Cleanrooms, wie die digitale Lösung in der Praxis umgesetzt wird.

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Warum klassische Besucherverwaltung hier an ihre Grenzen stößt

Wo Raum, Sicherheit und Effizienz aufeinandertreffen, entsteht Bedarf für neue Formen des Empfangs.

Kein Platz für Rezeption

Zugangsbereiche sind meist als kleine Schleusen konzipiert, um Reinheit und Sicherheit zu gewährleisten, sodass dort physisch kein Platz für eine Rezeption vorhanden ist. Manchmal optimieren Unternehmen ihre Produktionsflächen zudem so, dass kein Platz für Wartezonen bleibt, was digitale Self-Service-Check-ins als Ersatz für die physische Rezeption erforderlich macht.

Pflicht zur Instruktion

In sicherheitskritischen Branchen müssen Besucher vor dem Betreten sensibler Bereiche eine Sicherheitsunterweisung erhalten. Diese Maßnahme ist gesetzlich vorgeschrieben, um Unfälle zu verhindern und die Schutzpflicht des Unternehmens auch gegenüber Fremdfirmen und Gästen zu erfüllen. Ohne eine solche Unterweisung ist der Zutritt aus Sicherheits- und Haftungsgründen nicht erlaubt.

Ineffizienz und Risiko

Die papiergebundene Besucherverwaltung gerecht den Anforderungen an Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und Effizienz in Reinraum- und Hochsicherheitsumgebungen nicht mehr. Papierbasierte Anmeldeprozesse führen oft zu Verzögerungen: Besucher müssen sich in Warteschlangen am Empfang eintragen und mehrfach Daten angeben, was zu Frust führt. Gleichzeitig können handschriftliche Einträge unleserlich oder unvollständig sein, was eine lückenlose Dokumentation erschwert.

Der digitale Empfang in der Praxis

Die Vorteile des digitalen Empfangs haben zu seiner großen Beliebtheit geführt.

Laut Global Market Insights wurde der weltweite Markt für Besuchermanagementsysteme im Jahr 2024 auf rund 1,7 Milliarden US-Dollar geschätzt und dürfte zwischen 2025 und 2034 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von etwa 13,3 % wachsen. 

Der Grund dafür liegt in der zunehmenden Bedeutung von Sicherheit und Compliance in der modernen Geschäftswelt. Schauen wir uns nun genauer an, welche Funktionen dieser digitale Empfang erfüllt.

Check-in ohne Umwege

Wenn ein Gast, ein Lieferant oder ein Mitarbeiter das Firmengelände betritt, startet der gesamte Registrierungsprozess ohne herkömmliche Papierprotokolle oder manuelle Unterschriften. Über ein Terminal, Tablet oder einen Kiosk kann sich der Benutzer mit nur wenigen Fingertipps registrieren. Das System kann dabei automatisch einen Besucherausweis ausdrücken und den zuständigen Mitarbeiter über die Ankunft informieren.

Sicherheit von Anfang an

Ab dem Moment der Ankunft erfasst das System, wer eingetroffen ist, wann, wohin er geht und wie viele Personen sich derzeit auf dem Gelände befinden. Je nach den Abläufen in Ihrem Unternehmen können zudem obligatorische digitale Sicherheitshinweise, Einverständniserklärungen oder Ausweiskontrollen integriert werden.

Direkte Verbindung zum richtigen Ansprechpartner

Nach der Registrierung des Gastes benachrichtigt das System automatisch den zuständigen Mitarbeiter oder die entsprechende Abteilung – per E-Mail, SMS, Microsoft Teams oder Audio-/Video-Nachricht. So muss der Besucher nicht selbst nach dem richtigen Ansprechpartner suchen, und die Mitarbeiter können ihre Zeit effizienter planen.

Nahtlose Integration in den Alltag

Das System lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren – etwa in Kalender, CRM-Lösungen, Zugangskontrollsysteme oder Logistikprozesse. Die Benutzeroberfläche und die Abläufe an den Terminals unterstützen mehrere Sprachen, sind modular aufgebaut und können flexibel an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Vorbereitung schon vor der Ankunft

Der Prozess beginnt bereits im Vorfeld: Der Gast erhält eine Einladung mit PIN- oder QR-Code, kann seine Daten online ausfüllen, sich vorab registrieren und erforderliche Sicherheitsunterlagen oder Vereinbarungen hochladen. Wenn er eintrifft, ist somit bereits vieles erledigt – der Empfang ist nahezu abgeschlossen, und das System übernimmt nur noch den letzten Schritt. Dadurch verkürzt sich die Wartezeit vor Ort, der erste Eindruck wird verbessert, und der gesamte Empfang wirkt moderner und professioneller.

Intelligente Funktionen im Detail

Moderne Besuchermanagement-Systeme automatisieren den gesamten Anmeldeprozess und sorgen für schnelle, sichere und nachvollziehbare Abläufe.

Automatische Benachrichtigungen

Sobald sich ein Besucher anmeldet oder den Check-in abschließt, informiert das System automatisch die zuständige Ansprechperson im Haus. Diese Benachrichtigungen können je nach Einstellung per E-Mail, SMS oder über eine App erfolgen.

Outlook-Integration und QR-Code

Mitarbeiter können Besuchstermine direkt im Outlook-Kalender eintragen und den Gast darüber vorab im System registrieren. Das System versendet daraufhin automatisch eine Einladungs-E-Mail mit allen Besucherinformationen und einem individuellen QR-Code für den Check-In.

Vorregistrierung online

Schon bevor ein Gast das Gebäude betritt, können seine Daten und Besuchsdetails im System erfasst werden. Diese Online-Vorregistrierung erfolgt typischerweise über einen zugesandten Link oder ein Web-Portal, in dem der Besucher bequem seine Angaben eingibt und erforderliche Dokumente ausfüllt. Dadurch wird der eigentliche Check-in vor Ort massiv beschleunigt – statt möglicherweise Minuten mit Formularen zu verbringen, dauert die Anmeldung im Idealfall nur noch wenige Sekunden.

Lückenlose Compliance-Dokumentation

In streng regulierten Umgebungen ist eine lückenlose Dokumentation aller Besucheraktivitäten Pflicht. Moderne Besuchermanagement-Systeme protokollieren automatisch, wer wann das Gebäude betritt und verlässt, wen er besucht und welche Bereiche betreten wurden. Sämtliche relevanten Daten – von persönlichen Angaben über Besuchszeiten bis hin zu unterschriebenen Sicherheitsunterweisungen – werden digital erfasst und sicher gespeichert. Damit entsteht ein vollständiger Audit-Trail, der bei internen Kontrollen oder externen Audits jederzeit abrufbar ist.

Mehrwert für Unternehmen und Besucher

Ein modernes Besuchermanagementsystem bietet Unternehmen, Besuchern und Compliance-Abteilungen gleichermaßen Vorteile.

Für das Unternehmen

Unternehmen profitieren erheblich von der Einführung eines modernen Besucherverwaltungssystems. Hier ist was sie bieten:

• Schnellere Check-ins und reduzierte Wartezeiten,
• Geringerer personeller Aufwand am Empfang,
• Entlastung des Empfangspersonals für andere Aufgaben,
• Höhere Sicherheit durch Zugang nur für autorisierte Besucher,
• Lückenlose Erfassung aller Besucherdaten für Nachverfolgbarkeit,
• Professioneller, moderner Eindruck für Besucher und Partner,
• Schaffung einer sicheren, effizienten und einladenden Umgebung.

Für die Besucher

Der Check-in ist schnell und nahtlos, lange Wartezeiten in der Lobby entfallen. Besucher fühlen sich willkommen, da der Gastgeber oft sofort über ihre Ankunft informiert ist und sie persönlich in Empfang nimmt. Klare Anweisungen auf dem Bildschirm – etwa Wegbeschreibungen oder Sicherheitshinweise – geben dem Gast Orientierung und ein Gefühl von Sicherheit im Gebäude. Zudem muss niemand mehr immer wieder dieselben Formulare von Hand ausfüllen; alle erforderlichen Daten wurden idealerweise schon vorab übermittelt oder können digital erfasst werden.

Für die Compliance

Im Bereich Compliance entfaltet ein intelligentes Besuchermanagement besonderen Nutzen. Alle vorgeschriebenen Schritte – von Sicherheitsunterweisungen über Zugangskontrollen bis zur Archivierung – werden konsequent eingehalten und revisionssicher dokumentiert.

Praxisstory CWS Cleanrooms

Wie digitaler Wandel in der Praxis aussieht, zeigt CWS Cleanrooms: friendlyway ersetzte analoge Abläufe durch ein voll integriertes Besuchermanagement – effizient, sicher und perfekt abgestimmt auf die Bedürfnisse des Unternehmens.

Kein Platz für Rezeption, komplexe Anforderungen an Compliance

CWS Cleanrooms (Teil der CWS Group mit rund 1.600 Mitarbeitenden) betreibt Reinraumlösungen für Pharma-, Medizintechnik- und Mikroelektronikunternehmen. Am Standort gab es keine Rezeption – die Schleuse war räumlich eng, die Tür stets verschlossen, Besucher mussten vor Zutritt unterwiesen werden. Der analoge Prozess war zeitaufwändig.

Tablet-basierter Check-in + Teams-Integration

CWS implementierte das friendlyway Counter 12 Tablet mit Wandmontage und der Software VISITOR FLOW.
Zentrale Funktionen, die solche Kombination bietet:

• Selbstregistrierung über Touchscreen mit digitaler Unterzeichnung der Cleanroom-Richtlinie.
• Automatische Benachrichtigung des Ansprechpartners per E-Mail und Microsoft Teams-Anruf.
• Outlook-Add-in: Einladungen mit QR-Code, Vorregistrierung online, Datenübernahme ohne erneute Eingabe.
• Digitale Compliance-Protokollierung aller Besuche für Audits.
• Vorab-Unterweisung über Weblink, wodurch der Zutritt vor Ort beschleunigt wird.

Nahtloser Prozess als Ergebnis

Der Empfangsprozess wurde fundamental modernisiert — Wartezeiten wurden reduziert, die Unterweisung sowie Dokumentation automatisch protokolliert, Compliance-Vorgaben zuverlässig erfüllt. Gleichzeitig entsteht für Besucher und Mitarbeiter ein nahtloser, digital gesteuerter Ablauf ohne klassische Empfangszone.

ROI-Perspektive für Unternehmen

Die Einführung digitaler Besuchermanagementsysteme bietet Unternehmen messbare wirtschaftliche Vorteile, steigert Effizienz und Flexibilität und lässt sich problemlos skalieren.

Direkte Einsparungen

Der Ersatz papierbasierter Besucherjournale und manueller Dateneingabe durch digitale Registrierung führt zu einer direkten Senkung der Kosten für Papier, Druck, Archivierung und den Arbeitsaufwand des Empfangspersonals. Durch die Automatisierung wird zusätzlich wertvolle Arbeitszeit eingespart, sodass Mitarbeitende ihre Kapazitäten auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können und Ressourcen insgesamt effizienter genutzt werden.

Indirekte Vorteile

Technologische Lösungen hinterlassen zudem einen positiven Eindruck bei Gästen, verbessern das Nutzererlebnis und stärken die Bereitschaft, die Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen fortzusetzen – was langfristig auch das Unternehmensimage fördert. Gleichzeitig ermöglichen sie flexiblere Prozesse: weniger manuelle Eingriffe, weniger Verzögerungen und eine nahtlose Integration mit anderen Systemen.

Skalierbarkeit

Digitale Lösungen sind darüber hinaus leicht skalierbar: zusätzliche Kioske, Tablets, Lizenzen oder neue Standorte lassen sich problemlos hinzufügen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. So können mehrere Niederlassungen über eine zentrale Plattform betrieben werden – mit standardisierten Prozessen, einer einheitlichen Benutzeroberfläche und einer gemeinsamen Datenbasis für alle Standorte.