Mit friendlyway Visitor Flow gestalten Sie den Anmeldeprozess für Besucher, Mitarbeiter und Dienstleister nicht nur effizienter und sicherer, sondern auch deutlich angenehmer. Doch wie richten Sie dieses flexible Besuchermanagement-System optimal ein? Erfahren Sie, wie Sie individuelle Besucher-Workflows erstellen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und wie Sie das volle Potenzial dieser modernen Lösung ausschöpfen.
Was ist ein Workflow in friendlyway?
Bevor wir uns dem Thema “Visitor Flow einrichten” widmen, ist es wichtig zu verstehen, was ein „Workflow“ im Kontext von friendlyway Visitor Management bedeutet. Ein Workflow ist mehr als nur eine Abfolge von Schritten; er ist das digitale Herzstück Ihres Empfangsprozesses.
Definition und Anwendungsbeispiele
Ein Workflow in friendlyway Visitor Flow definiert den gesamten Ablauf, den ein Besucher – sei es ein Gast, ein Mitarbeiter, ein Lieferant oder ein Dienstleister – bei der An- und Abmeldung durchläuft. Sie legen fest, welche Schritte erforderlich sind, welche Informationen abgefragt werden und welche Aktionen ausgelöst werden sollen.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- Standard-Besucher: Einfacher Check-in mit Namensangabe, automatischer Benachrichtigung des Gastgebers und Druck eines Besucherausweises.
- Externe Dienstleister: Umfassenderer Prozess inklusive digitaler Sicherheitsunterweisung, Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) und eventuell spezifischer Zugangsberechtigungen.
- Mitarbeiter-Check-in: Schneller Zugang über RFID-Karte oder PIN, eventuell zur Zeiterfassung.
- LKW-Fahrer in der Logistik: Mehrsprachiger Self-Check-in, ID-Verifizierung und Freigabe über Warteliste, Abfrage von Lieferdetails, automatische Steuerung von Schranken oder Toren.
Unterschiede zu klassischen Empfangsprozessen
Klassische Empfangsprozesse basieren oft auf manuellen Tätigkeiten: Papierlisten, Telefonanrufe zur Benachrichtigung des Gastgebers, händisches Ausfüllen von Formularen. Dies ist nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern birgt auch Risiken in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit. Ein digitaler Workflow für Besucheranmeldung über Visitor Flow hingegen automatisiert diese Schritte, sorgt für Konsistenz und schafft eine lückenlose Dokumentation.
Vorteile eines konfigurierbaren digitalen Workflows
Die Möglichkeit, den Besucherprozess digital und flexibel zu konfigurieren, bietet entscheidende Vorteile:
- Effizienz: Automatisierte Schritte reduzieren den manuellen Aufwand am Empfang erheblich und beschleunigen den Anmeldeprozess drastisch.
- Sicherheit & Compliance: Digitale Unterweisungen, DSGVO-konforme Datenerfassung und lückenlose Protokollierung gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften.
- Flexibilität: Sie können unterschiedliche Workflows für verschiedene Besuchertypen (z. B. Gäste, Lieferanten, Bewerber) oder Standorte definieren.
- Professionalität: Ein moderner, reibungsloser digitaler Empfang hinterlässt einen positiven ersten Eindruck bei Ihren Besuchern.
- Datengrundlage: Das System liefert wertvolle Daten und Berichte über Besucheraufkommen und -zeiten (Besuchsprotokoll).
Voraussetzungen zur Einrichtung
Bevor Sie mit der Konfiguration Ihres ersten Workflows beginnen können, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein.
Zugang zum friendlyway Cloud-Portal
Die gesamte Konfiguration des Visitor Flow erfolgt über die zentrale, webbasierte friendlyway Cloud Platform. Sie benötigen gültige Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort), um sich unter https://cloud.friendlyway.com/ anzumelden.
Gerätekonfiguration und Lizenzmodelle
Visitor Flow läuft auf entsprechenden Endgeräten, meist Check-in Kiosks von friendlyway oder Tablets. Diese Geräte müssen mit der friendlyway-Player-Software ausgestattet, in der Cloud Platform registriert und aktiviert sein. Die cloud-basierte Verwaltung ermöglicht die zentrale Steuerung aller angebundenen Geräte. Beachten Sie auch, dass der Funktionsumfang von Ihrem gewählten Lizenzmodell abhängt.
Rollen & Rechte – wer darf konfigurieren?
Nicht jeder Benutzer der Cloud Platform darf Workflows erstellen oder bearbeiten. Die Konfiguration des Besucherprozesses erfordert in der Regel Administratorrechte oder spezifisch zugewiesene Berechtigungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit friendlyway Visitor Flow in sechs einfachen Schritten einen Workflow für Ihre Besucher einrichten.
Schritt 1: Starten Sie in der friendlyway Cloud Platform
Loggen Sie sich einfach in die zentrale friendlyway Cloud Platform unter https://cloud.friendlyway.com/ ein. Hier haben Sie die volle Kontrolle über alle Standorte.
Schritt 2: Gestalten Sie Ihre individuellen Workflows
Ob VIP-Gast, Lieferant oder Handwerker – jeder braucht einen anderen Weg. Per Klick legen Sie fest, welche Informationen Sie abfragen möchten. Sie erstellen im Handumdrehen maßgeschneiderte Prozesse, die exakt so flexibel sind wie Ihr Arbeitsalltag.
Schritt 3: Integrieren Sie rechtssichere Dokumente & NDAs
Hinterlegen Sie Sicherheitsunterweisungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder DSGVO-Hinweise direkt im Workflow. Ihre Gäste lesen und unterschreiben alles digital am Terminal – rechtssicher archiviert und jederzeit für Sie abrufbar.
Schritt 4: Aktivieren Sie Hardware-Features wie ID-Scan, Badge-Druck und Toröffnung
Mit friendlyway steuern Sie die Hardware Ihrer Infrastruktur direkt an. Nutzen Sie den ID-Scan zur blitzschnellen, fehlerfreien Datenerfassung und lassen Sie das System automatisch hochwertige Besucherausweise (Badges) drucken oder Tore öffnen.
Schritt 5: Automatisieren Sie Ihre Benachrichtigungen
Damit niemand unnötig warten muss, übernimmt das System die Kommunikation. Sobald der Gast den Check-in abgeschlossen hat, erhalten die Gastgeber eine intelligente Benachrichtigung – ganz nach Wunsch per E-Mail oder direkt in MS Teams. So ist Ihr Team immer perfekt vorbereitet.
Optionaler Schritt: Vertrauen Sie auf unser Experten-Onboarding
Falls Sie Workflows nicht selbst einrichten möchten, begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch die erste Konfiguration. Wir stellen sicher, dass Ihre Workflows flüssig laufen und die Hardware perfekt integriert ist.
Weitere Funktionen und Integrationen
friendlyway Visitor Flow bietet über die Grundfunktionen hinaus zahlreiche Optionen für ein maßgeschneidertes Besuchserlebnis.
Einladungen direkt aus dem MS-Outlook-Kalender
Mit unserem praktischen MS Outlook-Add-in planen Sie Meetings, Events und die Besucherregistrierung ganz bequem in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung. Sie laden Ihre Gäste direkt bei der Terminerstellung ein – das System kümmert sich vollautomatisch um den Rest.
Voranmeldung per Weblink
Über einen sicheren Link in der Einladungs-E-Mail unterschreibt Ihr Gast Sicherheitsunterweisungen oder NDAs ganz entspannt vorab von zu Hause aus. Am Kiosk angekommen reicht ein kurzer Scan des QR-Codes – und der Check-in ist in Sekunden erledigt!
Integration von Zutrittskontrollen & Schranken
Visitor Flow kann nahtlos mit physischen Zugangskontrollsystemen (PACS) wie Drehkreuzen, Türen oder Schrankenanlagen integriert werden. Der Zutritt wird erst nach erfolgreichem Check-in im System freigegeben. Dies ist eine Kernkomponente der Zugangsverwaltung-Lösung, besonders in sicherheitsrelevanten Bereichen.
Kiosk mit Barcode- oder RFID-Scanner nutzen
Nutzen Sie die Peripherie Ihrer Check-in-Terminals optimal. Integrierte Barcode- oder QR-Code-Scanner ermöglichen das schnelle Einlesen von Einladungscodes. RFID-Leser können für den Check-in von Mitarbeitern mit Firmenausweis oder zur Ausgabe/Rücknahme von RFID-Besucherkarten verwendet werden.
Multilingualität
Sprechen Sie Ihre Besucher in deren Sprache an. Visitor Flow unterstützt zahlreiche Sprachen, die der Gast einfach per Fingertipp auswählen kann. Das schafft Vertrauen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei internationalen Kunden, Lieferanten oder Bewerbern.
Barrierefreiheit (BFSG)
Mit friendlyway gestalten Sie Ihre digitalen Services nach dem BFSG absolut barrierefrei und ermöglichen jedem Gast – ob im Rollstuhl oder mit Sehbeeinträchtigung – einen komfortablen Zugang per Software-Konfiguration. So verbinden Sie gesetzliche Pflichten direkt mit einem wertschätzenden Service-Erlebnis für alle.
- Flexibles UI-Design: Das Bedienmenü lässt sich softwareseitig nach unten verlegen (ideal für Rollstuhlfahrer).
- Optimierte Darstellung: Kontraststarke Layouts und extragroße Tasten verbessern die Bedienbarkeit.
- Spezielle Workflows: Ein dedizierter „Barrierefrei-Modus“ führt Nutzer durch eine vereinfachte Oberfläche.
Datenschutz und Compliance in Visitor Flow
Der Schutz persönlicher Daten ist essenziell. Friendlyway Visitor Flow wurde mit Blick auf Sicherheit und Datenschutz-Konformität entwickelt.
DSGVO-konforme Datenspeicherung
Friendlyway legt Wert auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung und Speicherung von Besucherdaten erfolgt unter Beachtung der geltenden Vorschriften.
Löschfristen & Audit-Funktionen
Sie können in den Einstellungen festlegen, wie lange Besucherdaten gespeichert werden sollen (Data Retention Policy), um den Grundsätzen der Datensparsamkeit gerecht zu werden. Der Visit Log dient als revisionssicheres Protokoll aller Check-in- und Check-out-Vorgänge.
Rollenbasierte Zugriffsrechte und Sicherheit
Das rollenbasierte Rechtemanagement der friendlyway Cloud Platform stellt sicher, dass Benutzer nur die Daten sehen und bearbeiten können, für die sie autorisiert sind.
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