Der Ablauf beim „Check-In“ zu Kongressen, Workshops, Firmen-Events, Schulungen, Produkteinführungen etc. ist der erste Eindruck, der vom Veranstalter seinen Teilnehmern präsentiert wird. Und das gleich zu Beginn – am allerersten Tag. Kongress-Veranstaltungen finden meist für einen sehr kurzen Zeitraum statt – häufig sogar nur für einen, zwei oder drei Tage. Dafür aber mit einer Vielzahl von Teilnehmern: von mehreren Hundert bis hin zu über Tausend, die zum Start des Kongresses alle auf gleichzeitig einchecken wollen. Das Ausfüllen von Anmeldeformularen stresst den Teilnehmer und den Veranstalter gleichermaßen. Damit ist jetzt Schluss! „Mit der Komplettlösung für komfortables und effizientes Teilnehmermanagement von friendlyway wird der gesamte Check-In Prozess systematisch vereinfacht und beschleunigt.“
Da die Veranstalter in der Regel das für einen automatisierten Workflow benötigte Equipment nicht kaufen und schon gar nicht in die Entwicklung einer eigenen Softwareanwendung investieren möchten, bietet friendlyway die gesamte Teilnehmermanagement-Lösung als „rundum sorglos“ Paket – inklusive Individualisierung – zur Miete an.
Die friendlyway Komplettlösung umfasst
- Erste Requirementanalyse mit dem Veranstalter und eine umfassende Beratung bei der Auswahl der richtigen Workflow-Software-Module aus dem friendlyway Portfolio
- Gemeinsame Definition des automatisierten Registrierungsprozesses
- Auswahl der am besten geeigneten Kiosk-Hardware, mit den notwendigen Peripherieelementen wie spezielle Ausweis-Drucker, Ausweis-Dispenser, Scanner, Touchsensorik etc.
- Die Software Module umfassen die Erzeugung eines individualisierten QR Codes, der dem Teilnehmer mit der Einladung/Buchung zugesandt wird. Dies ermöglicht es, den konkreten Teilnehmer möglichst schnell an der Self Service Station zu erkennen.
- Nach erfolgter Authentifizierung wird in der Self Service Station völlig automatisiert ein individualisierter Zugangsausweis mit verschiedenen Security-Stufen (z.B. mit oder ohne RF-ID Kennung) erzeugt und per Dispenser an den Teilnehmer ausgegeben. Optional können die Zugangsausweise während der Dauer des Kongresses auch zum Bezahlen in der Kantine verwendet werden.
- Der Veranstalter wählt im Vorfeld aus einer Vielzahl von möglichen Teilnehmerausweisen aus, z.B. ob es ein Ausweis aus stabilem Karton oder eine Plastikkarte sein soll, bzw. ob der Ausweis noch mit einer Plastikhülle etc. versehen wird
- Auf Wunsch kann auf DIN-A-4 Druckern ein individuelles, farbiges Kongressprogramm erstellt werden, falls Teilnehmer die Wahl zwischen mehreren Parallel-Seminaren haben. Das individualisierte Kongressprogramm kann optional mit einem farbigen Lageplan der jeweiligen Seminarräume angereichert werden. Eine digitale Wegeleitung über elegante Digital-Signage-Bildschirme ist selbstverständlich ebenfalls möglich und kann vom Veranstalter – ebenfalls auf Mietbasis – dazugebucht werden
- Ein derart automatisierter Check-In Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und transportiert dem Teilnehmer bereits zum Seminarbeginn einen professionellen Eindruck
- Parallel kann der Veranstalter über ein Managementtool – in Echtzeit – mitverfolgen, welche angemeldeten Teilnehmer bereits eingecheckt sind und welche noch nicht
- Das Managementtool erlaubt außerdem die komfortable Versendung der Einladungen sowie Fernwartung und Echtzeitüberwachung aller Check-in-Kioske
- Als Zusatznutzen kann auf Wunsch eine Zufriedenheitsbefragung der Teilnehmer sowie eine Umfrage-Analyse nach jedem abgeschlossenen Seminartag realisiert werden
- Zum friendlyway Komplettpaket gehört im Vorfeld ein gemeinsamer Testlauf mit dem Veranstalter, Anlieferung und Installation, laufende Betreuung während der Veranstaltung sowie die Bereitstellung von geeignetem Verbrauchsmaterial
Empfohlene Kiosk-Hardware
„Seit über 20 Jahren ermöglicht friendlyway ihren Kunden sich auf internationalen Messen und Veranstaltungen mit Hilfe von digitalen Systemen optimal zu präsentieren. Die attraktiven Komplettlösungen, bestehend aus Hardware, Software und Dienstleistungen können bei friendlyway Einsatz für Einsatz gemietet werden. Geht der Kunde auf mehrere Veranstaltungen, sind entsprechende Rahmenverträge möglich. Somit ist gewährleistet, dass der Aussteller sich komplett auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann und ihm immer aktuelle Lösungen punktgenau zur Verfügung stehen – ohne selber die benötigte Infrastruktur kaufen zu müssen. Der stetig wachsende Pool an friendlyway Premium Mietgeräten kann sowohl für nationale als auch internationale Veranstaltungen als Komplett-Service gebucht werden. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, stehen im Vorfeld der Events erfahrene friendlyway Berater zur exakten Ausplanung der Details dem Aussteller oder dessen Agentur kompetent zur Seite“, so Klaus Trox, CEO und Gründer von friendlyway.
Über friendlyway
friendlyway entwickelt, fertigt und vertreibt professionelle Kiosk Solutions, Display- und Kiosksysteme, interaktive Stelen, Digital Signage und Multichannel Software und ist führend im Premiumsegment des Marktes. Die Referenzliste von friendlyway umfasst gleichermaßen TOP 500 Unternehmen wie auch kleine und mittelständische Kunden. friendlyway hat Systeme in über 70 Ländern installiert und unterhält ein professionelles Netzwerk von Value Added Resellern und Lösungspartnern weltweit. Mehr Informationen unter www.friendlyway.de
